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Bündeln Sie Aufgaben und verschaffen Sie sich mehr Überblick

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Wenn Sie Aufgaben bündeln und ihre Bearbeitung zusammenfassen, gehen Sie eines der großen Probleme in Sekretariat an. In der Regel haben Sie es mit einer Vielzahl an verschiedenen Aufgaben zu tun, die auch noch oft ungeplant auf Ihrem Schreibtisch landen. Wenn Sie nicht gegensteuern, springen Sie also den ganzen Tag von Auftrag zu Auftrag. Am Ende des Tages entsteht dann oft das Gefühl, nicht wirklich etwas geschafft zu haben. Ein Lösungsansatz ist: Bündeln Sie ähnliche Aufgaben und erledigen Sie sie am Stück.

Das gewinnen Sie, wenn Sie Aufgaben bündeln

  • Sie sparen Zeit: Bei vielen Tätigkeiten sind Vorarbeiten notwendig, bevor Sie richtig loslegen können. Bei Online-Überweisungen beispielsweise müssen Sie sich erst einmal anmelden, bevor Sie das Geld auf den Weg bringen können. Selbst wenn Sie nur zwei oder drei Mal am Tag den Anmeldevorgang wiederholen, verbrauchen Sie dabei wertvolle Zeit, die sich einsparen lässt. Solche kleinen Momente summieren sich über den Tag.
  • Sie gewinnen Überblick: Wenn Sie Aufgaben bündeln, erhält Ihr Tag automatisch mehr Struktur. Sobald Sie alle Briefe, die Sie an einem Tag schreiben müssen, in einer Mappe sammeln und sich für die Bearbeitung einen Zeitblock reservieren, verhindern Sie das ineffiziente Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Tätigkeiten. So behalten Sie  zudem den Überblick, was Sie alles schon erledigt haben und was noch ansteht.
  • Sie schaffen Routine: Manche Aufgaben müssen Sie auch nicht unbedingt am gleichen Tag erledigen, sondern können einige Tage damit warten. Solche Tätigkeiten sind ideal für regelmäßige wöchentliche Termine. Die Ablage ist immer Donnerstagsabend dran. Notieren Sie sich solche Termine fest im Kalender, dann strukturieren Sie auch gleich noch Ihre Woche.
  • Sie „arbeiten sich warm“. Bestimmt landen auch auf Ihrem Scheibtisch regelmäßig Aufgaben, die Sie weniger mögen. Da kostet es jedes Mal Überwindung, mit der Arbeit zu beginnen. Bündeln Sie gleichartige Arbeiten, müssen Sie sich nur einmal dazu überreden, jetzt endlich loszulegen. Allerdings sollten Sie dann dafür sorgen, dass das Bündel nicht zu groß wird. Sonst sinkt die Motivation, endlich anzufangen.
    Besonders vor unangenehmen Telefonaten ist es sinnvoll, sich erst einmal mit ein paar netten Geprächen „warmzureden“. Dann kostet es weniger Überwindung, sich auf das schwierigere Telefonat einzulassen.

Welche Aufgaben Sie bündeln können

Aufgaben zu bündeln ist denkbar einfach. Dazu gibt es nicht viel zu sagen. Legen Sie sich eine Klarsichtmappe oder einen Hängeordner an und werfen Sie eine Erinnerung oder das entsprechende Schriftstück hinein. Legen Sie einen Termin fest, wann Sie alles am Stück erledigen wollen. Dann setzen Sie eine Erinnerung – das war’s.

Allerdings eignen sich nicht alle Aufgaben dazu, aufgeschoben und gebündelt zu werden. Alles, was Ihnen von Ihrem Chef mit den Worten „Das brauche ich schnellstmöglich!“ übergeben wird, sollten Sie auch schnellstmöglich erledigen. Andere Aufgaben sind zu groß, um mit anderen zusammengefasst zu werden. Umfangreiche Aufgaben sollten Sie besser in Teilschritte unterteilen und sofort beginnen. Sonst riskieren Sie, dass Ihnen irgendwann die Zeit davonläuft. Auch Tätigkeiten, die Sie mit zwei Mausklicks erledigt haben, brauchen Sie nicht mit anderen zu bündeln. Hier ist es aufwendiger, eine Notiz anzulegen, als die Arbeit sofort zu erledigen.

Alle Routineaufgaben, die nicht sofort erledigt werden müssen und die regelmäßig in einer nennenswerten Menge auf Sie zukommen, für die Sie eventuell noch gemeinsame Vorarbeiten leisten müssen, eignen sich besonders gut, um am Stückk erledigt zu werden. Probieren Sie aus, welche Aufgaben Sie ab sofort bündeln können.

 

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