Eine To-do-Liste kann verschiedenen Namen haben: Aufgabenlisten, Prioritätenliste, Liste offener Punkte … Aber ganz gleich, wie sie heißt, in irgendeiner Form ist eine solche Auflistung der Dinge, die noch zu erledigen sind, in fast jedem Büro zu finden. Richtig eingesetzt hilft Ihnen eine To-do-Liste dabei, den Überblick über Ihren Tag oder Ihre Woche zu behalten und nach Prioritäten gestaffelt zu arbeiten, egal ob Sie sie auf Papier oder digital führen.
Diese Punkte sollte eine To-do-Liste enthalten
Der große Vorteil einer To-do-Liste ist, dass Sie mit ihr alle Aufgaben schriftlich fixieren und nichts mehr vergessen. Das entlastet Ihr Gedächtnis erheblich. So können Sie konzentrierter dabei bleiben, der lästige Gedanke „Daran muss ich unbedingt denken!“ entfällt.
Beachten Sie, welche Priorität eine Aufgabe erhalten sollte
Oft besteht eine To-do-Liste nur aus der Aufzählung der anstehenden Aufgaben. Eine Sortierung findet nicht statt. Kommt eine neue Aufgabe hinzu, wird diese einfach unten dran gehängt. Damit allerdings wächst die Gefahr, dass wirklich Wichtiges übersehen wird, weil es ganz am Ende steht.
Besser ist es, wenn Sie der Aufgaben einer To-do-Liste nach Priorität anlegen. Damit brauchen Sie zwei Schritte, um zu einer validen Liste zu kommen:
- Sie notieren alle anstehenden Tätigkeiten.
- Sie sortieren sie nach Priorität.
So bauen Sie eine To-do-Liste auf
Entscheiden Sie sich, ob Sie die Liste ganz klassisch auf Papier oder digital führen wollen. Teilen Sie Ihre Aufgaben je nach Wichtigkeit in A-, B- und C-Aufgaben.
- A bedeutet: Muss am heutigen Tag unbedingt erledigt werden.
- B-Aufgaben sollten ebenfalls noch heute bearbeitet werden, allerdings sind sie weniger dringend.
- C-Aufgaben haben etwa länger Zeit. Wenn Sie diese To-dos am selben Tag nicht schaffen, ist es nicht so schlimm.
Ihre Liste ist also in drei Bereiche unterteilt: oben A, in der Mitte B und ganz unten C. Lassen Sie in den Feldern für A und B etwas Platz für den Fall, dass noch eine Aufgabe mit hoher Priorität reinkommt.
Viele richten noch eine zusätzliche Spalte für „erledigt“ ein, um Aufgaben abhaken zu können. Alternativ können Sie zu einem dicken Stift greifen und die Aufgabe dick durchstreichen. Aufgaben, die zu bearbeiten Sie nicht schaffen, übertrage ich auf den nächsten Tage.
Die Aufgaben richtig formulieren
Achten Sie bei der Formulierung der Aufgaben in Ihrer To-do-Liste zum einen darauf, dass Sie ganz konkret formulieren, was zu tun ist:
Interviewtermin mit X vereinbaren
Geben Sie außerdem To-do noch Informationen mit, die Ihnen bereits vorliegen und die Sie benötigen, um die Aufgabe zu erledigen. Dazu können gehören: Telefonnummern, Uhrzeiten, zu denen Ihr Gesprächspartner erreichbar ist, Stand der Dinge …
Interviewtermin mit X (089 123 456 789) vereinbaren für KW 5, Thema: Produktiv arbeiten mit Methode Y
Dabei ist es sehr hilfreich, wenn Sie Ihre To-dos mit anderen Informationen über interne Links verknüpfen kann.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie haben alle Informationen, die Sie für die Aufgabe benötigen, sofort parat. Im Beispiel müssen Sie also vor der Terminvereinbarung nicht erst im Adressbuch die Telefonnummer heraussuchen und im Kalender nicht erst nachschauen, zu welchem Zeitpunkt Sie das Interview benötigen.
Wo führen Sie Ihre To-do-Liste?
Die einfachste Form der To-do-Liste ist die auf Papier. Allerdings ist sie auch unflexibel und verursacht mehr Arbeit. Immerhin müssen Sie Aufgaben von Hand auf den nächsten Tag übertragen, wenn Sie sie nicht erledigt haben.
Viele Menschen sind daher schon lange dazu übergegangen, ihre To-do-Liste elektronisch zu führen. Am PC läuft das oft über die Aufgabenverwaltung in Outlook. Sie erlaubt es nicht nur, Aufgaben einzutragen, zu priorisieren und zu terminieren. Mit ihr ist es auch möglich, Pflichten gegebenenfalls auf Knopfdruck zu delegieren.
Ebenfalls sehr häufig ist mittlerweile die Verwaltung der To-do-Listen über entsprechende Apps auf dem Smartphone. Damit haben Sie Ihre Aufgabe immer griffbereit bei sich und können die Listen auch synchronisieren. Der Nachteil: Auch nach Feierabend bleiben Ihre unerledigten Dinge für Sie noch präsent. Das kann die Erholung verhindern.
Arbeiten Sie mit einer To-do-Liste? Welche Form nutzen Sie? Berichten Sie mir und den anderen Lesern in den Kommentaren.
Abb.: Pixel-Shot-AdobeStock
Ich liebe To-do-Listen: Ich mache mir jede Woche eine, und zwar ganz altmodisch auf einem A5-Block, der offen auf meinem Schreibtisch liegt. Vor jede Aufgabe mache ich einen Spiegelstrich, auf dem ich mit Bleistift notiere, bis wann sie erldigt sein muss. Wenn ich sie dann erledigt habe, mache ich einen fetten roten Haken darüber – herrlich! Am Freitag übertrage ich die ggf. noch offenen Aufgaben auf die Liste für die Folgewoche und werfe die alte weg. Damit beginnt für mich das Wochenende!