Zwei-Minuten-Regel: Einfach mehr schaffen

Die Zwei-Minuten-Regel ist eine der bekanntesten Regeln für effizientes Arbeiten im Büro und auch anderswo. Wenn Sie sich mit den Themen „Zeitmanagement“, „Effizienz“ und „Produktivität“ schon einmal näher befasst haben, ist sie Ihnen mit Sicherheit schon einmal untergekommen. Warum? Weil sie so einfach und wirkungsvoll ist. Mit ein bisschen Planung und Disziplin lässt sie sich im Alltag auch gut umsetzen.

Wie funktiontiert die Zwei-Minuten-Regel?

Die Zwei-Minuten-Regel besagt: „Mach sofort, was nicht länger als zwei Minuten dauert.“ Die E-Mail abzuschicken, dauert keine Minute? Dann schicken Sie sie sofort los. In der Präsentation ist nur ein winziger Fehler drin, den haben Sie in Nullkommanix draußen? Super, machen Sie es sofort. Diese interne Chat-Nachricht erfordert als Antwort gerade mal ein: „Ist schon veranlasst, vielen Dank!“ Prima, machen Sie es gleich. Und zwar auch dann, wenn die Aufgabe, der Vorgang an sich eigentlich nicht wichtig ist.

Die Vorteile der Zwei-Minuten-Regel liegen auf der Hand:

• Sie ersparen sich den Aufwand, solche Mini-Aufgaben auf Ihre To-do-Liste zu schreiben. Das bringt Ihnen einen echten Zeitgewinn, denn das Aufschreiben dauert fast genauso lange wie das Bearbeiten selbst.
• Sie erledigen jede Menge Kleinkram, den Sie ansonsten irgendwo lagern und verwalten müssten.
• Sie entscheiden bei jeder Aufgabe nur einmal, was damit zu geschehen hat: jetzt schnell bearbeiten oder einen Termin für später setzen? Während Sie sich entscheiden, haben Sie die Aufgabe bereits begonnen. Verschieben Sie die Bearbeitung auf einen späteren Zeitpunkt, müssen Sie zumindest diesen einen Schritt wiederholen und verlieren dadurch Zeit.
• Viele kleine, unerledigte Aufgaben verstopfen Ihre To-do-Liste unnötig. Irgendwann stehen Sie vor einem riesigen Berg an Mini-Aufgaben und sind ein paar Stunden nur damit beschäftigt, sie abzuarbeiten. Das demotiviert, weil Sie auf diese Weise nicht zu den wirklich wichtigen Aufgaben kommen.
• Was weg ist, ist weg. Haben Sie die kleinen Aufgaben erst einmal erledigt, können Sie einen Haken daran machen und sie auch innerlich loslassen. Das motiviert. Und: Gedanken wie  „Oh, daran muss ich noch denken!“ entfallen.

Voraussetzung für die Zwei-Minuten-Regel: ein Eingangskörbchen, eine Inbox

Voraussetzung für einen echten Effizienzgewinn ist, dass diese Mini-Aufgaben nicht laufend auf Sie einprasseln und damit für ständige Unterbrechungen sorgen. Das lässt sich aber im Normalfall recht einfach mit eine paar Grundregeln erreichen:

• Sichten Sie Ihre E-Mails am Stück und nicht zwischendurch immer wieder einmal. Über die E-Mails kommen vermutlich die meisten der Mini-Aufgaben auf Ihren Tisch. Reservieren Sie sich regelmäßige Zeitfenster, in denen Sie die E-Mails, die bis dahin angefallen sind, sichten.
• Entscheiden Sie dann sofort, was Sie mit den angefallenen Aufgaben machen. Alles, was Sie innerhalb von zwei Minuten bearbeiten oder speichern können, erledigen Sie sofort. Alles andere bekommt einen Termin für die Bearbeitung zugewiesen. Außerhalb dieser Zeitfenster sollten Sie Ihre E-Mails möglichst nicht sichten und bearbeiten.
• Normalerweise plädiere ich immer dafür, sämtliche Benachrichtigungen in Outlook auszuschalten. Das ist aber manchmal nicht möglich. Für E-Mails besonders wichtiger Absender, etwa Ihres Chefs oder Ihrer Chefin, können Sie die Pings auch wieder aktivieren.
• Richten Sie eine Inbox (ein einfaches Briefablagekörbchen) ein für alle weiteren Vorgänge, die auf Ihrem Schreibtisch landen: Dokumente, die abgelegt werden müssen, Briefe von Kunden, die Sie beantworten sollen, Rechnungen, die Sie noch kontrollieren und freigeben müssen. Leeren Sie diese Inbox regelmäßig und arbeiten Sie den Inhalt auch hier gezielt ab: Was weniger als zwei Minuten dauert (Rechnung kontrollieren und freigeben), machen Sie sofort. Was länger dauert, bekommt einen Termin. Mit einer Inbox verhindern Sie zum einen, dass jeder einfach irgendwas auf Ihren Schreibtisch legt, und zum anderen können Sie so auch bei diesen Aufgaben blockweise und damit effizienter arbeiten.
• Damit wichtige Aufgaben Ihres Chefs nicht im Stapel untergehen, können Sie entweder eine eigene Inbox für ihn einrichten, zum Beispiel in Rot, oder Sie vereinbaren, dass er wichtige Vorgänge in rote Klarsichtfolien legt, die im Stapel aller anderen Aufgaben sofort auffallen, sodass Sie sie gezielt herausfischen können.

Passen Sie die Zwei-Minuten-Regel an Ihre Bedürfnisse an

Die Zeitspanne von zwei Minuten können Sie natürlich an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie das Gefühl haben, noch immer zu viele Aufgaben auf Ihre To-do-Liste zu schreiben, statt sie sofort wegzuarbeiten, machen Sie aus der Zwei-Minuten-Regel eine Drei- oder Fünf-Minuten-Regel. Achten Sie dabei aber darauf, dass der Effekt – nämlich das schnelle, effektive Wegarbeiten von kleinen Aufgaben – erhalten bleibt. Ist die gewählte Zeitspanne zu groß, ist er schnell gefährdet.

Kürzer als zwei Minuten sollte die gewählte Zeitspanne meiner Meinung nach nicht sein. Zwar ist es immer wieder erstaunlich, wie viel man auch in sehr kurzen Zeiträumen schaffen kann, aber Ihr Ziel ist ja, Ihre To-do-Liste von Mini-Aufgaben zu befreien. Das ist nicht mehr gewährleistet, wenn die Zeitspanne zu kurz ist.

Warum ist die Zwei-Minuten-Regel oft so schwer umsetzbar?

Eigentlich klingt das alles ganz einfach, oder? Und der Lohn, den die konsequente Umsetzung der Zwei-Minuten-Regel bringt, ist schon verlockend: ein leeres Postfach in Outlook, ein leeres Eingangskörbchen auf dem Schreibtisch.

Dennoch ist es im Alltag manchmal ganz schön schwierig, die Regel umzusetzen. Warum? Meiner Meinung nach liegt das daran, dass wir uns in dem Moment spontan entscheiden müssen, was mit der jeweiligen Aufgabe zu tun ist. Und das fällt uns manchmal ganz schön schwer. „In der Präsentation ist nur noch ein Fehlerchen drin? Super. Aber wenn ich den jetzt rausnehme, muss ich die Präsentation komplett abgeben. Sollte ich den Text nicht noch einmal durchlesen? Und die Grafiken kontrollieren?“ Jede Mini-Aufgabe erfordert von uns eine solche Entscheidung – und Entscheidungen bedeuten jedes Mal eine mentale Anstrengung. (Dazu eine Leseempfehlung: Die Macht der Disziplin von Roy Baumeister und John Tierney  – ein ebenso amüsantes wie erhellendes Buch über die Frage, warum wir das eine wollen und das andere tun.)

Um die Entscheidung selbst kommen Sie nicht herum, aber Sie können versuchen, sie etwas zu erleichtern. Mein Tipp ist daher: Versuchen Sie die Bearbeitung dieser Mini-Aufgaben nicht zwischendurch zu machen oder zu einem Zeitpunkt, an dem Sie ohnehin schon viel geleistet und mental etwas erschöpft sind. Viele, auch kleine Entscheidungen am Stück sollten Sie dann fällen, wenn Sie fit sind.

Abb.: NewFabrika-shutterstock