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To-do-Liste: Richtig angelegt ist halb gewonnen

to-do-liste anlegen

Eine To-do-Liste kann verschiedenen Namen haben: Aufgabenlisten, Prioritätenliste, Liste offener Punkte. Aber ganz gleich, wie sie heißt, in irgendeiner Form ist eine solche Auflistung der Dinge, die noch zu erledigen sind, in fast jedem Büro zu finden. Richtig eingesetzt hilft sie Ihnen dabei, den Überblick über Ihren Tag zu behalten und nach Prioritäten gestaffelt zu arbeiten, egal ob Sie sie auf Papier oder digital führen.

Diese Punkte sollte eine To-do-Liste enthalten

Der große Vorteil einer To-do-Liste ist, dass Sie mit ihr alle Aufgaben schriftlich fixieren und nichts mehr vergessen. Das entlastet Ihr Gedächtnis erheblich. So können Sie konzentrierter dabei bleiben, der lästige Gedanke „Daran muss ich unbedingt denken!“ entfällt.

Oft besteht eine To-do-Liste nur aus der Aufzählung der anstehenden Aufgaben. Eine Sortierung findet nicht statt. Kommt eine neue Aufgabe hinzu, wird diese einfach unten drangehängt. Damit allerdings wächst die Gefahr, dass wirklich Wichtiges übersehen wird, weil es ganz am Ende steht.

Besser ist es, wenn Sie der Aufgaben einer To-do-Liste nach Priorität anlegen. Damit brauchen Sie zwei Schritte, um zu einer validen Liste zu kommen:

  1. Sie notieren alle anstehenden Tätigkeiten.
  2. Sie sortieren sie nach Priorität.

So baue ich eine To-do-Liste auf

Ich selbst nutze ganz klassisch ein Blatt Papier (edit: Mittlerweile bin ich umgestiegen und führe meine Aufgabenliste digital) und unterteile darauf meine Aufgaben immer in A-, B- und C-Aufgaben. A bedeutet: Muss am gleichen Tag unbedingt erledigt werden. B-Aufgaben sollten ebenfalls noch heute bearbeitet werden, allerdings sind sie weniger dringend. C-Aufgaben haben etwa länger Zeit. Wenn ich die am selben Tag nicht schaffe, ist es nicht so schlimm.

Meine Liste ist also in drei Bereiche unterteilt: Oben A, in der Mitte B und ganz unten C. Unter den Feldern für A und B lasse ich immer etwas Platz für den Fall, dass noch eine Aufgabe mit hoher Priorität reinkommt.

Viele richten noch eine zusätzliche Spalte für „erledigt“ ein, um Aufgaben abhaken zu können. Ich greife dann lieber zu einem dicken Stift und streiche damit die Aufgabe dick durch. Aufgaben, die zu bearbeiten ich nicht schaffe, übertrage ich auf den nächsten Tage.

Die Aufgaben richtig formulieren

Bei der Formulierung der To-do achte ich zum einen darauf, dass ich ganz konkret formuliere, was zu tun ist:

Interviewtermin mit X vereinbaren

Außerdem gebe ich dem To-do noch so viele Informationen mit, wie möglich. Dazu können gehören: Telefonnummern, Uhrzeiten, zu denen mein Gesprächspartner erreichbar ist, Stand der Dinge …

Interviewtermin mit X (089 123 456 789) vereinbaren für KW 5, Thema: Produktiv arbeiten mit Methode Y

Dabei ist es sehr hilfreich, wenn ich meine To-dos mit anderen Informationen über interne Links verknüpfen kann.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Ich habe alle Informationen, die ich für die Aufgabe benötige, sofort parat. Im Beispiel muss ich also vor der Terminvereinbarung nicht erst im Adressbuch die Telefonnummer raussuchen und im Kalender nicht erst nachschauen, wann ich das Interview benötige.

Wo aufschreiben?

Die einfachste Form der To-do-Liste ist die auf Papier. Allerdings ist sie auch unflexibel und verursacht mehr Arbeit. Immerhin müssen Sie Aufgaben von Hand auf den nächsten Tag übertragen, wenn Sie sie nicht erledigt haben.

Viele Menschen sind daher schon lange dazu übergegangen, ihre To-do-Liste elektronisch zu führen. Am PC läuft das oft über die Aufgabenverwaltung in Outlook. Sie erlaubt es nicht nur, Aufgaben einzutragen,  zu priorisieren und zu terminieren. Mit ihr ist es auch möglich, Pflichten gegebenenfalls auf Knopfdruck zu delegieren.

Ebenfalls sehr häufig ist mittlerweile die Verwaltung der To-do-Listen über entsprechende Apps auf dem Smartphone. Damit haben Sie Ihre Aufgabe immer griffbereit bei sich und können die Listen auch synchronisieren. Der Nachteil: Auch nach Feierabend bleiben Ihre unerledigten Dinge für Sie noch präsent. Das kann die Erholung verhindern.

Arbeiten Sie mit einer To-do-Liste? Welche Form nutzen Sie? Berichten Sie mir und den anderen Lesern in den Kommentaren.

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  1. Ich liebe To-do-Listen: Ich mache mir jede Woche eine, und zwar ganz altmodisch auf einem A5-Block, der offen auf meinem Schreibtisch liegt. Vor jede Aufgabe mache ich einen Spiegelstrich, auf dem ich mit Bleistift notiere, bis wann sie erldigt sein muss. Wenn ich sie dann erledigt habe, mache ich einen fetten roten Haken darüber – herrlich! Am Freitag übertrage ich die ggf. noch offenen Aufgaben auf die Liste für die Folgewoche und werfe die alte weg. Damit beginnt für mich das Wochenende!

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