Multitasking? Schluss damit!

Am Telefon einen Kunden beruhigen, nebenbei die E-Mails checken und gleichzeitig dem Chef per Handzeichen signalisieren, dass er nun aber wirklich zum Meeting aufbrechen muss … solche Situationen sind in vielen Büros Alltag. Multitasking wird das dann schnell genannt, dabei ist es vor allem eines: ineffizientes Arbeiten.

Unter Multitasking versteht man das gleichzeitige Bearbeiten verschiedener Aufgaben oder vielmehr den Versuch, verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Ziel ist, die Effizienz zu steigern. Dabei ist wissenschaftlich schon längst bewiesen, dass dieser Versuch bei den meisten Menschen zum Scheitern verurteilt ist.

Folgen des Multitaskings

Auch wenn von außen vielleicht der Eindruck entsteht, dass jemand mehrere Aufgaben zeitgleich bearbeitet, ist das neurologisch gar nicht möglich. Forscher haben herausgefunden, dass unser Gehirn maximal zwei (einfache) Aufgaben im selben Moment bewältigen kann, Autofahren und gleichzeitig ein einfaches Gespräch führen ist also möglich. Werden es mehr oder handelt es sich um komplexe Vorgänge,  findet ein hektisches Hin- und Herspringen der Aufmerksamkeit statt. Diese bleibt dann nicht bei einer Tätigkeit, sondern wird auf verschiedene verteilt. Autofahren und gleichzeitig eine SMS oder WhatApp-Nachricht schreiben oder auch nur lesen geht also nicht mehr.

Folgen des Multitasking

Die mangelnde Aufmerksamkeit hat gravierenden Folgen für das Ergebnis und für den Multitasker. Eine Studie der Universität Stanford aus dem Jahr 2009 zeigt neben anderen Untersuchungen, das beim Multitasking

• die Fehlerquote steigt
• die Leistung abfällt,
• die Bearbeitungszeit verlängert
• Konzentration und Gedächtnisleistung leiden
• und Stress zunimmt.

Angeblich sinkt langfristig sogar der IQ.

Vorteile des Multitaskings laut Studie: Keine! Und übrigens sind weibliche Gehirne für das Multitasking ebenso ungeeignet wie männlich, um ein altes Vorurteil aus dem Weg zu räumen.

Diese Studienergebnisse müssten eigentlich dazu führen, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern das Multitasking untersagen und stattdessen Trainings für mehr Konzentration und Fokussierung anbieten. In der Realität werden den Arbeitnehmern stattdessen immer mehr Aufgaben auf den Schreibtisch gelegt, die Informationsflut steigt und die Ergebnisse werden immer schneller eingefordert. Der Druck, viele Dinge gleichzeitig zu tun, steigt damit an.

Wie Sie der Multitaskingfalle entkommen

Das Problem bei Multitaskern ist laut Studie, dass sie sich permanent ablenken lassen. Ihr Gehirn hat verlernt, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Irrelevente Informationen erhalten das gleiche Gewicht wie relevante. Wenn Sie merken, dass Sie zum Multitasking neigen, steuern Sie gezielt gegen:

• Prioritäten setzten: Bestimmen Sie, in welche Aufgabe Sie Ihre Zeit und Aufmerksamkeit investieren – überlassen Sie dieses Festlegung nicht der von außen auf Sie einprassselnden Informationsflut.
• Aufmerksamkeit konzentrieren: Fokussieren Sie Ihre Konzentration auf die Bereiche, die Sie für sich als wichtig deklariert haben. Alles andere muss jetzt warten.
• Ablenkungen abschalten: Deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, schalten Sie den Anrufbeantworter ein, hängen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild an Ihre Tür … Veranlassen Sie alles Notwendige, um für eine Weile ungestört an dieser Aufgabe arbeiten zu können.
• Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef und den Kollegen sogenannte Stille Stunden, also Zeiten, in denen Sie nicht gestört werden dürfen.
• Wenn Sie merken, dass es Ihnen schwerfällt, sich zu konzentrieren, nehmen Sie an einem Training für mehr Aufmerksamkeit oder einem Entspannungstraining statt. Dabei lernen Sie, Ihre Konzentration auf sich, auf Ihren Körper oder Ihre derzeitige Handlung zu fokussieren. Dies lässt sich dann auf den Alltag übertragen.

Als Sekretärin ist es besonders schwierig, solche Phasen konzentrierten Arbeitens im Arbeitsalltag unterzubringen. Aber gerade, wenn Sie größere Aufgaben und Projekte haben, für die Sie zuständig sind und mit denen Sie Ihre Karriere voranbringen können, sind ablenkungsfreie Zeiten im Büro unverzichtbar. Sprechen Sie gegebenenfalls mit Ihrem Chef darüber, wie sie sich in Ihren Alltag integrieren lassen.