Dinge nach Verwendung aufbewahren

Wenn Sie Dinge nach ihrer Verwendung aufbewahren, können Sie sich so manchen Gang sparen. Denn dann liegt alles, was Sie für den jeweiligen Arbeitsschritt benötigen, beisammen und muss nicht erst gesucht und an den Arbeitsort transportiert werden.

Dinge nach Verwendung aufzubewahren ist auch im Büro sinnvoll

Wichtiges schnell griffbereit, selten Gebrauchtes ins Lager oder Archiv und Unnützes in den Müll: Es lohnt sich, von Zeit zu Zeit über den sinnvollen Aufbewahrungsort von Materialien, Geräten und Büroutensilien nachzudenken.  Ein Aufbewahrungsprinzip besagt, dass alles, was zu einem Arbeitsschritt gehört, gemeinsam aufbewahrt wird und zwar dort, wo der Arbeitsschritt auch ausgeführt wird — auch wenn das bedeutet, dass manches doppelt vorhanden ist.

Klingt logisch, oder? Nach diesem Prinzip sind fast alle Arbeitsplätze von Handwerkern organisiert. Nicht auszudenken, wenn der Handwerker für jede Schraube oder jede Mutter erst einmal die halbe Werkstatt durchqueren müsste. Der Zeitaufwand wäre immens.

Viele Büros sind jedoch nicht in dieser Form organisiert. Das liegt vermutlich daran, dass es meist um allgemeines Büromaterial geht, dass für verschiedene Arbeitsschritte immer wieder benötigt wird. Und so liegt die Schere immer genau dort, wo man sie gerade nicht braucht. Wenn Sie sich nun auf die Suche machen, verlieren Sie viel Zeit, die Sie für anderes viel besser gebrauchen könnten. Statten Sie daher alle verschiedenen Arbeitsstätten in Ihrem Unternehmen so aus, dass Sie dort jederzeit alles, was Sie brauchen, vorfinden.

Klassiker Postbearbeitung

Typisch ist in diesem Zusammenhang oft der Platz der Postbearbeitung. Hier werden nicht nur unterschiedlichste Materialien und Geräte benötigt, oft liegt der Ort, an dem diese Arbeiten ausgeführt werden, nicht in Ihrem Büro selbst, sondern an einer zentralen Stelle im Unternehmensgebäude. Vormittags wird dort die Post eingeliefert, die Umschläge werden geöffnet, der Inhalt entnommen und weiterverteilt. Tagsüber legen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Ausgangspost ab. Und am Abend werden die Schreiben eingetütet und frankiert. Eine solche zentrale Position verlängert sogar noch die Wege, die Sie gegebenenfalls zurücklegen müssen, um beispielsweise einen Umschlag zu holen.

Überlegen Sie genau, welches Material und welche Geräte an diesem Arbeitsplatz regelmäßig benutzt werden, aber auch, was seltener gebraucht wird. Denn oft sind es gerade die selten benötigten Gegenstände, die verschwunden sind und erst einmal aufwendig gesucht werden müssen. Was also benötigen Sie? Je nachdem, wie Sie im Unternehmen vorgehen, gehören

• Umschläge in verschiedenen Größen,
• Kartons, Papprollen und Pappumschläge,
• Polstermaterial,
• Waagen (eine Briefwaage und eine Paketwaage),
• Briefmarken oder ein Freistempler,
• Adressaufkleber,
• Büroklammern und ein Klammerentferner,
• ein Brieföffner,
• Scheren,
• Klebeband in verschiedenen Breiten und Stärken,
• Stifte,
• Aufbewahrungskörbe

etc. dazu.

Denken Sie darüber hinaus aber auch an Dinge, die Sie weniger häufig brauchen:

• Paketaufkleber,
• Vordrucke für Einschreiben etc.
• Gebührenverzeichnisse von verschiedenen Versanddienstleistern,
• die Telefonnummer des Fahrradboten,
• Aufkleberrollen für den Adressendrucker

etc.

Halten Sie auch diese Dinge vorrätig.

Solche Arbeitsplätze sinnvoll und komplett auszustatten, bedeutet oft, dass Ihr Chef Geld in die Hand nehmen muss. Nicht nur muss gegebenenfalls Büromaterial neu und doppelt gekauft werden, damit wirklich überall Scheren und Klebeband vorrätig sind, oft geht es auch darum, erst einmal Aufbewahrungsmöglichkeiten für das Material zu schaffen, also Regale oder Schränke an diesen Stellen anzubringen.

Vermeiden Sie Schwund

Ein weiteres Problem in diesem Zusammenhang ist der Schwund von Büromaterial von solchen Arbeitsstätten. Während wohl (und hoffentlich) niemand von Ihren Kollegen und Kolleginnen auf die Idee käme, Material einfach so von Ihrem Schreibtisch mitzunehmen, werden Gegenstände, die an zentralen und für alle zugänglichen Arbeitsstätten liegen, oft als „Freiwild“ angesehen. Ist die eigene Schere verschwunden, greift man halt zu der aus der Postbearbeitungsstelle. Das geht schneller, als die eigene Schere zu suchen. Und die Schere der Postbearbeitungsstelle gehört doch irgendwie allen, oder?

Schieben Sie einem solchen Verhalten unbedingt einen Riegel vor. Markieren Sie alle Gegenstände, die zum jeweiligen Arbeitsplatz gehören. Nutzen Sie dafür Label, Farben, Schlüsselanhänger – was auch immer geeignet ist, um eine Wiedererkennung des Gegenstands zu ermöglichen. Machen Sie zudem einen deutlichen Aushang, indem Sie unmissverständlich mitteilen, dass alle Gegenstände an diesem Platz für die Arbeit benötigt werden und nicht einfach so in das eigene Büro des Kollegen oder einer Kollegin mitgenommen werden dürfen.

Stellen Sie fest, dass sich jemand nicht an diese Vorgaben hält, führen Sie unbedingt ein klärendes Gespräch. Immerhin behindert er Sie dabei, Ihre Aufgaben richtig, schnell und im Sinne des Unternehmens zu erledigen. Fragen Sie nach, warum er immer das Material der fremden Arbeitsstätte und nicht sein eigenes benutzt. Womöglich ist das Problem dann durch den Kauf einer weiteren Schere schnell gelöst.

Abb.: Yuwarin-AdobeStock

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