Wolkenmarmor, grau! Nein, das ist nicht die Beschreibung für das heutige Wetter in sonstwo, sondern die Farbe der meisten Aktenordner in Büros.
Reihen um Reihen, Regale um Regale stehen graue, gleich aussehende Ordner herum. Selbst mit einer gut lesbaren Beschriftung ist es schwierig, hier auf einen Blick zu erkennen, wo sich wohl welche Informationen befinden. Mit verschiedenen Farben lässt sich das schnell ändern.

Schön plakativ: farbige Aktenordner

Aktenordner gibt es mittlerweile in allen Regenbogenfarben, von Türkis über Lila bis zu Pink. Überlegen Sie sich, nach welchen Kriterien Sie die Farben vergeben möchten: nach Projekten? Oder Produkten? Bei mir hat jeder Kunde eine andere Farbe, alles was zu meinem eigenen Unternehmen gehört, liegt zudem in roten Ordnern. Seitdem ich irgendwann einmal alle Unterlagen umsortiert hatte, habe ich deutlich mehr Übersicht. Auch das Aufräumen lässt sich nun schneller erledigen, weil alle die Ordner nach Farbe geordnet im Schrank stehen. Hier stört es mich auch nicht, dass durch die Farben alles etwas unruhig wirkt: Ich mache die Schranktüren zu und schon herrscht Ruhe. Die klassischen grauen Ordner habe ich mittlerweile fast vollständig ins Archiv verbannt.

Farben haben den Vorteil, dass sie sehr plakativ sind, sie zu übersehen ist zumindest bei einem komplett roten oder blauen Ordner nicht mehr möglich. Zwar kosten sie etwas ein paar Cent mehr als „Wolkenmarmor, grau“, aber die lohnen sich. Wer sparen will, kann auch zu Ordnern greifen, bei denen nur der Rücken farbig ist. Ebenso gibt es farbige Etiketten für den Rücken. Die beste Unterstützung für mehr Übersicht aber bieten Ordner, die komplett farbig sind.

Ziehen Sie Ihr Farbkonzept durch

Haben Sie erst einmal Kriterien für Ihre Farbvergabe gefunden, können Sie Ihr Konzept in vielen Bereichen durchsetzen. Nutzen Sie bunte Klarsichtfolien, um lose Unterlagen gleich den richtigen Projekten zuzuordnen. Auch Hängeordner können Sie in zumindest in den Standardfarben beschaffen, ansonsten lassen sie sich mit farbigen Reitern kennzeichnen. Farbige Punkte auf Karteikarten etc. ordnen auch sie zu. Letztlich gibt es kaum ein Arbeitsmittel im Büro, das Sie nicht auch in Farbe bekommen und so Ihrem Farbkonzept unterwerfen können.

Markieren Sie Outlookdaten mit Farben

Auch in Ihrem Computer können Sie mit Farbe für mehr Durchblick sorgen. So ist es sehr einfach, in Outlook Kontakten oder Terminen über die Kategorien eine bestimmte Farbe zuzuweisen. Haben Sie Ihre Unterlagen beispielsweise nach Projekten sortiert, weisen Sie allen zugehörigen Terminen, E-Mails, Kollegen und Kunden sowie den Aufgaben einfach die entsprechende Farbe als Kategorie zu und schaffen Sie so ein eindeutiges Merkmal. Über die Ansicht „Liste“ lassen sich alle zusammengehörenden Elemente (also alle Termine zu Projekt X) anzeigen.

Welche Ideen haben Sie noch rund um mehr Farbe und Ordnung im Büro? Ich freue mich über Ideen in den Kommentaren.