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Auch bei der Ablage gilt: weniger ist mehr

Weniger ist mehr, auch bei der Ablage
Je einfacher die Ordnung, desto besser die Laune

Je einfacher die Ordnung, desto besser die Laune
© alexbrylovhk – fotoia

Die Ablage macht mir irgendwie Spaß. Dabei geht es mir weniger um den Prozess selbst, wenn ich also Regale entstaube und Schränke auswische. Aber am Ende, wenn jedes Stück einen festen Platz gefunden hat und ich immer alles im Blick und im Griff habe, dann bin ich richtig zufrieden. Allerdings kommt es durchaus vor, dass ich beim Aufräumen über das Ziel hinausschieße und „überorganisiere“. Dann wird es Zeit, mir selbst zu sagen: „Keep it simple!“

Eine einfache Ablage ist besser

Viele Menschen neigen dazu, die Dinge unnötig zu verkomplizieren. So kenne ich z. B. Kollegen, die nahezu jede E-Mail, die ihnen im Ansatz wichtig erscheint, ausdrucken und ablegen. Das wäre mir viel zu viel Aufwand – zeitlich und finanziell. Und die Kosten sollte man nicht unterschätzen: Papier, Tinte oder Toner, Aktenordner, Regal, der Lagerraum … vom Zeitaufwand, all die Ausdrucke erst einmal zu lochen und einzusortieren, mal abgesehen.

Ich selbst drucke möglichst wenig aus und lege noch weniger ab. Das schont nicht nur meinen Geldbeutel, sondern auch die Umwelt und meine Nerven, denn ich habe keine Lust, mich stundenlang mit der Ablage zu beschäftigen. Die Suchfunktionen insbesondere in Outlook sind mittlerweile so mächtig, dass ich jede E-Mail schnell finde. Und selbst wenn ich mal länger brauchen sollte, um die Suchergebnisse zu sichten, ist das immer noch kein Vergleich zum Aufwand, den eine aufgeblähte Ablage verursacht. Das hat sogar dazu geführt, dass meine Ablage in Outlook nur noch grob vorsortiert ist und ich den Rest die Suchfunktion erledigen lasse. Funktioniert prima. Die Ablage meiner sonstigen elektronischen Dateien ist da schon stärker strukturiert, weil ich auf diese Daten anders zugreife. Aber auch hier frage ich mich immer, ob ich die Datei wirklich aufbewahren muss oder ob ich sie entsorgen kann. Je schlanker die Ablage ist, desto schneller finde ich das, was ich suche.

Welche Ablagestruktur ist sinnvoll?

Jede Ablage braucht eine Struktur. Wer seine Dokumente heute nach Kunden, morgen nach Entstehungsdatum und übermorgen nach Projekt ablegt, hat keine Chance, etwas wiederzufinden. Es muss also schon klar sein, welche Prinzipien jeweils gelten. Wenn in einem Büro mehr als nur eine Person arbeitet, bedeutet das schon Teamwork.

Angenommen, in Ihrem Büro legen Sie alle Dokumente nach Kunden ab. Eines Tages erhalten Sie von einem Ihrer Kunden einen Beschwerdebrief: Produkt A sei ja wohl derart schlecht verarbeitet … Und nun? Wenn Sie den Vorgang bearbeitet haben, also mit dem Kunden Kontakt aufgenommen, ihn besänftigt und eine Lösung gefunden haben, legen Sie dann seinen Brief einfach zu den Kundenunterlagen? Das wäre schlecht, denn die wichtige Information, dass beim Produkt A ein Problem besteht, verschwindet so auf Nimmerwiedersehen in einem Ordner. Dabei muss der Produktmanager unbedingt davon in Kenntnis gesetzt werden, damit er gegebenenfalls einschreiten kann. Für solche Fälle brauchen Sie strukturierte Abläufe. Dass dabei dann Dokumente eventuell doppelt vorhanden sind und gegebenenfalls abgelegt werden müssen, lässt sich nicht immer vermeiden, zumindest solange nicht, wie Sie nicht in einem papierlosen Büro arbeiten, in dem jedes Dokument eingescannt und allen betreffenden Sacharbeitern zugänglich gemacht wird.

Tipp: Wenn Sie die Ablage mit Kollegen gemeinsam nutzen, ist es zwingend notwendig, die Struktur zusammen zu erarbeiten und anschließend auch einzuhalten. Nur so ist gewährleistet, dass alle Kollegen die Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen, auch jederzeit wiederfinden. Mit einem Ablageplan behalten Sie alle die Übersicht.

Worum geht es bei der Ablage eigentlich?

In kleineren Büros, wenn nur Sie mit den Unterlagen arbeiten und sich nicht mit Kollegen absprechen müssen, ist es einfacher. Dann entscheiden Sie sich für eine bestimmte Ablagestruktur.

Als ich meine Papierablage neu sortierte, fragte ich mich immer wieder, wo ich die verschiedenen schriftlichen, in Papierform vorliegenden Verträge und allgemeinen Absprachen, die so in meinem kleinen Redaktionsbüro anfielen, denn ablegen sollte. Wie ja schon einmal berichtet, sind meine Unterlagen grundsätzlich nach Kunden sortiert. Mein erster Gedanke war also, für jeden Kunden und Geschäftspartner einen eigenen Aktenordner in der entsprechenden Farbe für die Verträge und Absprachen anzulegen. Allerdings hätte ich damit viel Platz verschenkt, denn pro Kunde kamen dabei nur ein paar Blatt Papier zusammen. Ein Auftrag umfasst ein paar Seiten, sehr viel mehr kommt da auch meist nicht. Na gut, war mein nächster Gedanke, dann lege ich innerhalb der Kundenordner einen eigenen Reiter „Verträge und Absprachen“ an, hinter dem ich dann die Verträge einsortiere. Aber auch das ist nicht wirklich sinnvoll. Denn diese Dokumente brauche ich in der Regel nur selten, trage sie aber dennoch immer dann durch die Gegend, wenn ich am Kundenprojekt arbeite. Außerdem habe ich bei beiden Lösungen ein Problem: Wohin mit den Schriftstücken, die nicht zu einem Kunden, sondern zu einem sonstigen Geschäftspartner gehören?

Letztlich habe ich mich gefragt, worum es bei der Ablage tatsächlich geht. Ziel ist ja nicht, auf Teufel komm raus alle Unterlagen zu einem Projekt immer in einem Ordner oder in einer Ordnerreihe zu haben. Ziel ist, jederzeit zu wissen, wo die Dokumente liegen und einen schnellen Zugriff darauf zu haben. Ich habe daher einen übergreifenden Ordner „Verträge & Absprachen“ angelegt und darin alle (!!) Verträge, die so bei mir anfallen, einsortiert – von den Verlagsverträgen für meine Bücher bis zum Mietvertrag für meinen Büroraum. Abgelegt sind sie nach dem Namen der Vertragspartner.

Mit dieser einfachsten Lösung von allen weiß ich jederzeit, wo meine Verträge liegen, ich habe schnellen Zugriff darauf und spare auch noch jede Menge Platz. Manchmal sind die einfachsten Lösung gleichzeitig auch die besten.

4 Fragen für mehr Übersicht

Wenn Sie Ihre Ablage neu sortieren wollen, überlegen Sie sich folgende Punkte:

  1. Muss ich dieses Dokument ablegen? Bei laufenden Projekten wird die Antwort oft „Ja“ sein. Ist ein Projekt aber erst einmal abgeschlossen, können Sie in der Regel viele Unterlagen entsorgen. Nutzen Sie diese Chance, um Platz zu schaffen.
  2. Gilt für das Dokument eine Aufbewahrungsfrist? Vermeiden Sie es nach Möglichkeit, Dokumente mit Aufbewahrungsfrist mit solchen zu mischen, die keinen Fristen unterliegen.
  3. Müssen auch andere Personen auf diese Dokumente zugreifen? Sprechen Sie sich ab, welche Ablagestruktur allen gerecht wird.
  4. Wie stelle ich sicher, dass jeder alle Dokumente sofort findet? Je umfangreicher eine Ablage ist, desto eher brauchen Sie einen für alle verbindlichen Ablageplan.

 

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