Wie viele Papier-Stapel befinden sich in Ihrem Büro? Also nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch auf dem Beistelltischchen, im Regal oder auf der Sitzfläche eines Stuhls? Ausgedruckte E-Mails, Briefe, Kataloge und Prospekte? Wenn Sie hier etwas suchen: Wie schnell finden Sie das Schriftstück dann?
Das Problem an solchen Stapeln ist, dass sie den Zugriff auf Unterlagen nicht erleichtern, sondern erschweren. Schon nach kurzer Zeit findet man nichts wieder. Zum Glück gibt es eine sehr, sehr einfache Lösung!
Was im Papierstapel unten liegt, ist weg
Papierstapel haben die Angewohnheit, sich quasi von selbst zu bilden.
Papier schnell mal zur Seite legen
Fairerweise muss man sagen, dass wir selbst in der Regel für die ineffiziente Stapelbildung verantwortlich sind. Ein Stück Papier beiseite zu schieben und das nächste dann obenauf zu legen — das ist ein üblicher Weg, um vor uns schnell ein wenig Platz auf dem Schreibtisch zu schaffen. Solange wir solche Papierhaufen zügig wieder entfernen und die Unterlagen entweder entsorgen oder ablegen, handelt es sich um ein vorübergehendes Problem. Wenn nicht, bildet sich schnell ein Bodensatz aus Papier, der eine erstaunliche Widerstandskraft gegen Aufräumaktionen entwickeln kann.
Wie Kollegen und Kolleginnen zur Stapelbildung beitragen
Während Sie nicht da sind, kommt ein Kollege in Ihr Büro und legt Unterlagen auf Ihren Schreibtisch. Die Auszubildende bringt schnell ihr Berichtsheft von letzter Woche vorbei und packt es obenauf. Die Sekretärin aus dem Nachbarbüro hat Ihnen aus der Poststelle gleich die Post mitgebracht und schließlich platziert Ihr Chef seine Unterschriftenmappe sowie ein paar Notizen auch noch auf dem obersten Platz. Schon hat sich ein veritabler Stapel gebildet. Bestimmt sortieren Sie diese Unterlagen sofort um und verteilen Sie in die entsprechenden Ablagekörbchen. Aber sehen Sie mal genau hin: Im Grunde liegen auch in den Briefablagen wieder: Stapel. Kleiner zwar und auch schon vorsortiert, nichtsdestotrotz aber bieten sie keinen echten Überblick.
Warum Sie Papier nicht hinlegen sollten
Papiere hinzulegen, hat jede Menge Nachteile:
- Jedes Stück Papier, das Sie auf einen Stapel legen, verdeckt sofort alles, was darunter liegt. So entsteht ein Bodensatz, der bei vielen Stapeln nie wieder das Tageslicht erblickt. Die Unterlagen weiter unten werden einfach vergessen.
- Wenn Sie in einem solchen Stapel etwas suchen, wird es richtig übel. Denn zum Wenden, Sichten und auch Rausfischen einzelner Dokumente brauchen Sie zwischen den Blättern Platz und Luft. Beides ist in Stapeln nicht vorhanden, dafür sorgt schon die Schwerkraft. Bei sehr großen Stapeln beginnt dann das große Umschichten.
- Legen Sie einmal ein Blatt Papier auf Ihren Schreibtisch und sehen Sie sich an, wie groß die Fläche ist, die es einnimmt. Und nun stellen Sie es einmal auf die längere Kante. Die Fläche, die es nun auf dem Tisch einnimmt, ist viel geringer, weil ein Blatt Papier ja nur eine minimale Höhe hat.
Vertikal, statt horizontal
Die Lösung lautet: Papierstapel hinstellen, statt hinlegen!
Für die Ablage: Aktenordner und Hängemappen
Das mag Ihnen vielleicht erst einmal komisch vorkommen. Aber tatsächlich nutzen Sie dieses Prinzip ganz sicher schon in Ihrem Büro: Jedes Blatt, das Sie in einem Aktenordner ablegen und es anschließend in diesem Ordner ins Regal stellen (und nicht legen), bringen Sie in die platzsparende Vertikale. Auch in Hängemappen stehen die Blätter, statt zu liegen. So lassen sich die Unterlagen problemlos sichten und entnehmen, wenn Sie etwas brauchen.
Für laufende Vorgänge: Katalogsammler, Briefständer und Co.
Und das funktioniert nicht nur für die Ablage, auch laufende Vorgänge, die Sie auf Ihren Schreibtisch holen, lassen sich vertikal ordnen, mit sogenannten Katalogsammlern oder auch Briefständern. Im Grunde handelt es sich dabei nur um Halterungen mit einigen vertikalen Stützen, in die Sie die Papiere einstellen können. Hier sind also die Seiten offen, sie sind für einen schnellen Zugriff konzipiert.
Allerdings überzeugen auch viele Katalogsammler und Briefständer in puncto Flexibilität nicht wirklich. Die Abstände zwischen den Stützen und damit die Breite der Fächer sind oft vorgegeben. Das kann lästig sein, wenn Sie Unterlagen haben, die breiter als das vorgegebenen Maß sind – die bekommen Sie dann gar nicht unter – oder nur ein paar wenige Seiten verstauen wollen. Die sinken dann gleich in sich zusammen. Es gibt auch Katalogsammler, bei denen Sie die Breite flexibel einstellen können.
Eine ebenso praktische wie formschöne Lösung bieten die Sammler von Officeflexx. Die bestehen aus einer Metallplatte mit vielen Löchern und Metallstäben oder -bügeln, die in die Löcher eingesteckt werden können. So bestimmen Sie selbst, wie viel Platz Ihnen die einzelnen Fächer bieten. Alternativ kann es sinnvoll sein, verschiedene Ausführungen mit verschiedenen Fachbreiten zu beschaffen.
Für das Archiv: Stehsammler
Stehsammler eignen sich auch gut, um Zeitschriften, Kataloge etc. aufzubewahren, für die laufende Arbeit sind sie aber zu unflexibel. Sie sind weitgehend geschlossen und erlauben nur von oben oder schräg von vorn den Zugriff, das kann die Suche erschweren. Stehsammler sollten Sie daher eher im Archiv einsetzen, wenn die darin aufbewahrten Prospekte gelegentlich benötigt werden. Allerdings sammelt sich in ihnen gern der Staub. Je seltener Sie auf die darin verstauten Unterlagen zugreifen müssen, desto eher sollten Sie zu staubdichten Archivboxen greifen.
Und was ist mit Ablagekörben?
In den meisten Büros übernehmen wohl die Briefablagekörbe das Vorsortieren und kurzfristige Aufbewahren. Das geht aber nur, wenn die Körbchen tatsächlich sehr regelmäßig geleert und gesichtet werden. Meiner Meinung nach ist das nur etwas für sehr disziplinierte Menschen, bei mir funktioniert es nicht wirklich gut. In stressigen Phasen vergesse ich einfach, dass da noch etwas liegt. Ablagekörbchen sind für mich nur für wenige Aufgaben wirklich sinnvoll:
- Als Posteingangs- und Postausgangskörbchen, wenn sie nebeneinander und nicht übereinander stehen. So sehe ich sofort, ob etwas im Korb liegt oder nicht.
- Überall da, wo es darum geht, Unterlagen zu verteilen, also etwa in der Poststelle. Jeder Mitarbeiter oder jede Abteilung hat ein eigenes Körbchen mit seinem Namen dran und holt sich dort seine Post ab.
- Als Materialsammler. Dafür nutze ich sie hauptsächlich. In meinem Schrank stehen einige Briefablagekörbchen, in denen ich zum Beispiel meine Klarsichtmappen nach unterschiedlichen Farben sortiert aufbewahre. Damit unterteile ich meine Schrankfächer weiter und schaffe so mehr Stauraum und gleichzeitig mehr Übersicht.
Wo und wie arbeiten Sie mit Ablagekörben? Welche Strategie haben Sie, damit dort nichts liegen bleibt? Ich freue mich über Kommentare.
Abb.: Esther Hildebrandt-AdobeStock
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