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Stapel sind auch keine Lösung

Stapel sind auch keine Loesung
Stapelbildung auf dem Schreibtisch

Stapel erschweren die Arbeit
© aerogondo – Fotolia

Wie viele Papier-Stapel befinden sich in Ihrem Büro? Also nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch auf dem Beistelltischchen, im Regal oder auf der Sitzfläche eines Stuhls? Ausgedruckte E-Mails, Briefe, Kataloge und Prospekte? Wenn Sie hier etwas suchen: Wie schnell finden Sie das Schriftstück dann?

Das Problem an solchen Stapeln ist, dass sie den Zugriff auf Unterlagen nicht erleichtern, sondern erschweren. Schon nach kurzer Zeit findet man nichts wieder. Zum Glück gibt es eine sehr, sehr einfache Lösung!

Was unten liegt, ist weg

Papierstapel haben die Angewohnheit, sich quasi von selbst zu bilden. Während Sie nicht da sind, kommt ein Kollege in Ihr Büro und legt Unterlagen auf Ihren Schreibtisch. Die Auszubildende bringt schnell ihr Berichtsheft von letzter Woche vorbei und packt es obenauf. Die Sekretärin aus dem Nachbarbüro hat Ihnen aus der Poststelle gleich die Post mitgebracht und schließlich platziert Ihr Chef seine Unterschriftenmappe sowie ein paar Notizen auch noch auf dem obersten Platz. Schon hat sich ein veritabler Stapel gebildet. Bestimmt sortieren Sie diese Unterlagen sofort um und verteilen Sie in die entsprechenden Ablagekörbchen. Aber sehen Sie mal genau hin: Im Grunde liegen auch in den Briefablagen wieder: Stapel. Kleiner zwar und auch schon vorsortiert, nichtsdestotrotz aber bieten sie keinen echten Überblick.

Papiere hinzulegen hat jede Menge Nachteile:

  • Jedes Stück Papier, das Sie auf einen Stapel legen, verdeckt sofort alles, was darunter liegt. So entsteht ein Bodensatz, der bei vielen Stapeln nie wieder das Tageslicht erblickt. Die Unterlagen weiter unten werden einfach vergessen.
  • Wenn Sie in einem solchen Stapel etwas suchen, wird es richtig übel. Denn zum Wenden, Sichten und auch Rausfischen einzelner Dokumente brauchen Sie zwischen den Blättern Platz und Luft. Beides ist in Stapeln nicht vorhanden, dafür sorgt schon die Schwerkraft. Bei sehr großen Stapeln beginnt dann das große Umschichten.
  • Legen Sie einmal ein Blatt Papier auf Ihren Schreibtisch und sehen Sie sich an, wie groß die Fläche ist, die es einnimmt. Und nun stellen Sie es einmal auf die längere Kante. Die Fläche, die es nun auf dem Tisch einnimmt, ist viel geringer, weil ein Blatt Papier ja nur eine minimale Höhe hat.

Vertikal, statt horizontal

Die Lösung lautet: Hinstellen, statt hinlegen! Auch wenn es Ihnen vielleicht erst einmal komisch vorkommt, tatsächlich nutzen Sie dieses Prinzip ganz sicher schon in Ihrem Büro: Jedes Blatt, das Sie in einem Aktenordner ablegen und diesen anschließend ins Regal stellen (und nicht legen), bringen Sie in die platzsparende Vertikale. Auch in Hängemappen stehen die Blätter, statt zu liegen. So lassen sich die Unterlagen problemlos sichten und entnehmen, wenn Sie etwas brauchen.

Katalogsammler bringen Unterlagen in die Vertikale

Katalogsammler bringen Unterlagen in die Vertikale. Abb: durable/amazon*

Und das funktioniert nicht nur für die Ablage, auch laufende Vorgänge, die Sie auf Ihren Schreibtisch holen, lassen sich vertikal ordnen, mit sogenannten Katalogsammlern* oder auch Briefständern*. Im Grunde handelt es sich dabei nur um Halterungen mit einigen vertikalen Stützen, in die Sie die Papiere einstellen können.

Für ein paar Seiten reicht ein Briefständer

Für ein paar Seiten reicht ein Briefständer. Abb.: Maul/amazon*

Anders als bei Stehsammlern sind die Seiten offen, das ist für den schnellen Zugriff günstiger. (Stehsammler eignen sich auch gut, um Zeitschriften, Kataloge etc. aufzubewahren, für die laufende Arbeit sind sie aber zu unflexibel.)

Allerdings überzeugen auch viele Katalogsammler und Briefständer in punkto Flexibilität nicht wirklich. Die Abstände zwischen den Stützen und damit die Breite der Fächer sind vorgegeben. Das kann lästig sein, wenn Sie Unterlagen haben, die breiter als das vorgegebenen Maß sind – die bekommen Sie dann gar nicht unter – oder nur ein paar wenige Seiten verstauen wollen. Die sinken dann gleich in sich zusammen.

Bei Officeflexx können Sie die Abstände zwischen den Halterungen selbst bestimmen

Die Abstände zwischen den Halterungen selbst bestimmen
Abb.: Officeflexx

Eine ebenso praktische wie formschöne Lösung bieten die Sammler von Officeflexx. Die bestehen aus einer Metallplatte mit vielen Löchern und Metallstäben oder -bügeln, die in die Löcher eingesteckt werden können. So bestimmen Sie selbst, wie viel Platz Ihnen die einzelnen Fächer bieten.

Und was ist mit Ablagekörben?

In den meisten Büros übernehmen wohl die Briefablagekörbe das Vorsortieren und kurzfristige Aufbewahren. Das geht aber nur, wenn die Körbchen tatsächlich sehr regelmäßig geleert und gesichtet werden. Meiner Meinung nach ist das nur etwas für sehr disziplinierte Menschen, bei mir funktioniert es nicht wirklich gut. In stressigen Phasen vergesse ich einfach, dass da noch etwas liegt. Ablagekörbchen sind für mich nur für wenige Aufgaben wirklich sinnvoll:

  • Als Posteingangs- und Postausgangskörbchen, wenn sie nebeneinander und nicht übereinander stehen. So sehe ich sofort, ob etwas im Korb liegt oder nicht.
  • Überall da, wo es darum geht, Unterlagen zu verteilen, also etwa in der Poststelle. Jeder Mitarbeiter oder jede Abteilung hat ein eigenes Körbchen mit seinem Namen dran und holt sich dort seine Post ab.
  • Als Materialsammler. Dafür nutze ich sie hauptsächlich. In meinem Schrank stehen einige Briefablagekörbchen, in denen ich z. B. meine Klarsichtmappen nach unterschiedlichen Farben sortiert aufbewahre. Damit unterteile ich meine Schrankfächer weiter und schaffe so mehr Stauraum und gleichzeitig mehr Übersicht.

Wo und wie arbeiten Sie mit Ablagekörben? Welche Strategie haben Sie, damit dort nichts liegen bleibt? Ich freue mich über Kommentare.

 

* = Affiliatelink/Anzeige. Affiliatelink bedeutet, dass ich eine kleine Provision erhalte, wenn aus dem Klick auf diesen Link ein Geschäft, beispielsweise der Kauf eines Produkts, entsteht. Am Preis des Produkts für den Käufer ändert sich dadurch nichts.

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