Tipps für die tägliche Postbearbeitung

Die Postbearbeitung ist eine täglich vorkommende Aufgabe, auch wenn Schreiben mittlerweile meist per E-Mail ins Haus kommen. So manche Assistenz kämpft Tag für Tag mit Stapeln von herkömmlichen Briefen, vor allem, wenn sie die Poststelle betreut. Damit das Öffnen, Lesen und Vorsortieren nicht zu viel Zeit raubt, ist ein gut durchdachtes Vorgehen sinnvoll.

Was kann sofort weg?

Die wichtigste Regel: Überlegen Sie, was Sie gleich in der Poststelle wegwerfen können, damit das überflüssige Papier gar nicht erst den Weg in die Abteilungen findet.  So manche Sendung, die bei Ihnen im Unternehmen landet, lohnt die Mühe, den Umschlag zu öffnen, das Papier zu entnehmen und zu sichten, nicht. Viele Werbebroschüren, Kataloge, Flyer etc. können Sie sofort entsorgen. Also weg damit! So schrumpft der Stapel in der Regel schon erheblich.

Bei anderer Post ist das weniger eindeutig. Sprechen Sie sich mit Ihrem Chef und mit den Kollegen und Kolleginnen ab: Was können Sie schon während der Postbearbeitung wegwerfen? Welche Post soll doch noch weitergeleitet werden? Das kann auch für Prospekte und Werbung der Wettbewerber gelten, wenn so eine Konkurrenzbeobachtung unternommen wird. Meist verlassen sich die anderen Mitarbeiter auf Ihr Urteilsvermögen, ob etwas wichtig sein könnte oder nicht.

Brief öffnen oder nicht?

Oft werden Briefe im Zuge der Postbearbeitung einfach ungeöffnet in das Posteingangskästchen des jeweiligen Kollegen oder der jeweiligen Kollegin geworfen, das geht am schnellsten. Allerdings sind die Briefe so in der Regel nicht mit einem Posteingangsstempel versehen – das ist aber vielen Fällen ein wichtiger Hinweis, zum Beispiel wenn es um Garantiefälle geht. Wann immer es um Fristen, Garantien und Gewährleistungspflichten geht, sollte das Eingangsdatum auf dem Schreiben vermerkt sein.

Wenn Sie in der Poststelle alle Umschläge öffnen und nur den Inhalt weiterreichen, sollten Sie immer einen Blick auf das Anschriftfeld werfen. Steht dort der Zusatz „persönlich, vertraulich“, dürfen Sie den Umschlag nicht öffnen. In allen anderen Fällen hingegen ist es erlaubt, das hat das Landgericht Hamm schon 2003 festgestellt (Az. 14 Sa 1972/02).

Haben Sie den Brief entnommen, lohnt sich ein Blick auf das Datum, zu dem er verfasst wurde. Passt dies zum Datum, zu dem das Schreiben in Ihrem Unternehmen eingegangen ist? Womöglich versucht jemand, Fristen zu umgehen, indem er einen Brief einfach etwas falsch datiert. Stellen Sie hier Unstimmigkeiten fest, heben Sie den Briefumschlag mit dem Poststempel auf. Auch sonst gilt: Sobald Sie Abweichungen zwischen Brief und Umschlag feststellen, etwa beim Absendernamen oder bei der Anschrift, ist es sinnvoll, den Umschlag mit aufzuheben. Womöglich wird diese Information zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal wichtig werden.

Hinschauen bei der Postbearbeitung lohnt sich

Keine Frage: Manche Post ist wichtiger als andere. Alles, was beispielsweise mit Rechtsstreitigkeiten zu tun hat, sollten Sie schnellstmöglich an die betreffende Abteilung oder an Ihren Chef weiterleiten. Auch große Bestellungen oder wichtige Verträge sollten nicht unnötig lange herumliegen. Besprechen Sie regelmäßig mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen, welche Post eine besonders hohe Priorität besitzt, und legen Sie sich eine entsprechende Liste an. In manchen Unternehmen ist es sogar üblich, bestimmte Sendungen telefonisch anzukündigen, sodass ein Kollege gleich in die Poststelle kommt und sie abholt.

Schauen Sie genau hin. Nicht jedes Schreiben ist so wichtig, wie es tut. Mehr dazu lesen Sie hier.

Post vorsortieren

Wenn Sie für Ihren Chef die Post vorsortieren, legen Sie wichtige Briefe nach oben, sodass er sie als Erstes sieht und durchliest. Briefe mit einem allgemeinen Inhalte kommen in die Mitte und Schreiben, deren Bedeutung Sie als gering einschätzen, die Ihr Chef aber sehen will, legen Sie ganz nach unten. Besprechen Sie, ob Ihr Vorgesetzter überhaupt alles sehen will und muss. Wenn Sie im Vorfeld Vorgänge, die Sie selbst bearbeiten können, und Schreiben, auf die Sie selbst antworten können, herausfiltern, können Sie den Papierberg auf dem Schreibtisch Ihres Chefs deutlich abbauen.

Liefern Sie Informationen mit

Chefentlastung ist auch beim nächsten Schritt ein gutes Stichwort. Gehen Sie den Stapel der Briefe an Ihren Vorgesetzten durch. Überlegen Sie, ob Ihr Chef noch weitere Informationen benötigt, um den Sachverhalt beurteilen zu können. Wenn ja, legen Sie zum Beispiel gleich den Vorgang oder das Protokoll des betreffenden Meetings dazu. So verlieren Sie keine Zeit, wenn Ihr Chef später die Unterlagen bei Ihnen anfordert.

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