DIN 5008

Rechnung nach DIN 5008: Wie ist es richtig?

Rechnungen DIN-gerecht gestalten

Warum sollten Sie eine Rechnung nach DIN 5008 gestalten? Ganz einfach: Rechnungen gehören zu den wichtigsten Geschäftsbriefen in jedem Unternehmen. Deshalb sollten sie nicht nur juristisch korrekt, sondern auch richtig, ansprechend und gemäß der Briefnorm ausgestellt sein. Was sagt die DIN 5008 zu Rechnungen? Die Frage ist mir in der Vergangenheit immer wieder gestellt worden. Zeit, diesem Thema einmal einen eigenen Text zu widmen. Um es gleich zu sagen: Es gibt in der DIN-Norm 5008 kein Kapitel und keinen Abschnitt speziell zu Rechnungen. Die Vorgaben der DIN 5008 hinsichtlich Anschriftenfeld, Informationsblock und Blattrand etc. gelten für alle Schreiben, ganz gleich, welchen Inhalt diese haben (mehr dazu lesen Sie im Beitrag „DIN 5008 — die häufigsten Irrtümer“). Nichtsdestotrotz gibt es einige Regeln, die für Rechnungen besonders interessant sind.

Die DIN 5008 bei Rechnungen? Brauche ich das?

Rechnungen nach DIN 5008 zu gestalten, ist keine Petitesse. Bei den Gestaltungsregeln geht darum, dass Ihr Schreiben schnell und wie gewünscht beim Empfänger ankommt, dass dieser alles gut lesen und erfassen kann. Im Falle von Rechnungen soll er sofort erkennt, welchen Betrag er nun auf welches Konto bezahlen soll. Fristen sollen eindeutig benannt und eine DIN-5008-gerechte Angabe der Kontoverbindung (IBAN und BIC) erleichtert die Überweisung.

Mit all dem bieten Sie Ihrem Kunden einen echten Service, auch wenn er den womöglich nur unbewusst wahrnimmt. Möglicherweise erhält Ihr Kunde aber gleichzeitig von einem anderen Unternehmen eine wirre Rechnung auf einem unstrukturierten Geschäftsbogen und kann so den direkten Vergleich ziehen. Dann können Sie mit dem besonderen Service gleich noch punkten.

Auch für Ihr Unternehmen hat die Rechnung nach DIN 5008 Vorteile. Sie kommen schneller an Ihr Geld, wenn es bei der Zusendung und Überweisung keine Schwierigkeiten gibt. Und Kundenfragen bleiben aus, wenn von vornherein alles klar und eindeutig ist. Das spart Zeit.

Was steht in der Rechnung nach DIN 5008?

Auch wenn im Grunde alle Vorgaben der DIN 5008 für Rechnungen gelten, ist es sinnvoll, einige Punkte noch einmal besonders im Auge zu behalten.

  • Besonders wichtig sind die Pflichtangaben, also die Information, wer die Rechnung ausstellt und an wen sie geht. Alle juristischen Vorgaben für Geschäftsbriefe, etwa zu den Gesellschaftsrechtliche Angaben bei Kapitalgesellschaften (DIN 5008, Abschnitt 16.7), gelten selbstverständlich auch für eine Rechnung. Die Pflichtangaben stehen in der Fußzeile.
  • Explizit erwähnt werden die Rechnungen in der DIN 5008, Abschnitt 16.6 (Geschäftsangaben). Hier geht es darum, dass steuerrechtliche Angaben wie Ihre Steuernummer bzw. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Fußzeile des Briefbogens stehen sollen, sofern dieser auch als Vorlage für Rechnungen genutzt wird.
  • Den Rechnungsempfänger geben Sie in der Anschrift an, die in der DIN 5008 in den Abschnitten 17.7.2 (Inlandsanschriften) und 17.7.3 (Auslandsanschriften) geregelt ist. Diese Abschnitte sind sehr umfangreich, dazu werde ich einmal einen eigenen Artikel schreiben. Achten Sie besonders bei Kapitalgesellschaften darauf, dass Sie die Rechtsform des Empfängerunternehmens richtig übernehmen.
  • Die Rechnungsnummer steht oft in der Regel im Betreff (DIN 5008, Abschnitt 17.9). Dieser steht zwei Zeilen unter dem Informationsblock, beginnt an der Fluchtlinie und wird optisch hervorgehoben, etwa durch einen Fettdruck. Nach dem Betreff folgen wieder zwei Leerzeilen, dann kommt die Anrede. Alternativ wird die Rechnungsnummer oft auch in den Informationsblock selbst gesetzt.

Rechnungsdatum, Lieferdatum und Zahlungsfristen in der DIN 5008

Wann wurde die Rechnung ausgestellt? Das Rechnungsdatum ist eine Pflichtangabe. Die Gliederung des Datums (DIN 5008, Abschnitt 9.4) brauchen Sie noch zum Beispiels bei der Angabe des Lieferdatums (hier reicht auch die Angabe des Monats) oder der Frist, bis wann der Betrag auf Ihrem Konto sein muss.

  • Das Datum können Sie alphanumerisch angeben: 2. April 2015, wobei in diesem Fall eine einstellige Zahl beim Tag keine führende Null trägt.
  • Häufiger ist sicherlich die rein numerische Schreibweise. Laut DIN 5008 gilt hier die Reihenfolge: Jahr-Monat-Tag. Das Jahr ist vierstellig, Monat und Tag sind zweistellig zu schreiben. Dazwischen steht jeweils ein Mittestrich. Korrekt wäre also 2015-04-02. Es gibt wohl kaum eine Regelung in der DIN 5008, die so umstritten ist und so konsequent ignoriert wird wie diese. Als sie vor einigen Jahren eingeführt wurde, ging ein Aufschrei durch die deutschen Büros. Mittlerweile ist die herkömmliche Schreibung mit Tag, Monat und Jahr, also 02.04.2015, wieder zulässig, wenn es dadurch keine Missverständnisse gibt. Gut so, denn gerade für Privatkunden ist die andere Schreibweise sehr fremd und kaum zumutbar. Allerdings gilt: Tag und Monat sind zweistellig, das Jahr ist immer vierstellig zu schreiben.

Zahlen und Beträge richtig auflisten

Naturgemäß geht es in Rechnungen um Zahlen, vor allem natürlich um Beträge. Was kosten die einzelnen Produkte? Wie hoch ist der Gesamtbetrag? Welcher Nachlass wird gewährt usw. Viele der Vorgaben der DIN 5008 in diesem Bereich sind selbstverständlich.

  • Dezimalzahlen werden mit einem Komma abgetrennt: 123,45 Euro.
  • Bei Zahlen ohne Nachkommastellen können Sie diese auch weglassen: 123 Euro, das ist aber im geschäftlichen Bereich nicht üblich.
  • Geldbeträge, die mehr als drei Stellen haben, sollten Sie zu besseren Übersicht gliedern, und zwar in Dreierschritten ausgehend vom Komma. Zur Gliederung von Geldbeträgen setzten Sie bei den Gliederungsschritten jeweils einen Punkt.

1.234,56 €
12 345,67 Stück

  • Listen Sie mehrere Beträge und Zahlen untereinander auf, richten Sie diese nach dem Komma aus.
    Produkt A, 1 Stück 12,34 €
    Produkt B, 1 Stück 123,45 €
    Produkt C, 2 Stück 1.234,56 €
  • Nach der Aufstellung von Einzelposten folgt die Summe. Diese trennen Sie durch einen Abschlussstrich von der Aufstellung ab. Dafür können Sie laut DIN 5008 beispielsweise die Unterstreichung nutzen, die Ihnen Word anbietet.
    Produkt A, 1 Stück 12,34 €
    Produkt B, 1 Stück 123,45 €
    Produkt C, 1 Stück 1.234,56 €

    Summe


    1.370,35 €

Prozentzeichen in der DIN 5008

Wenn Sie einen Nachlass gewähren oder Ihre Kunden ein Skonto einräumen, geben Sie in der Regel einen festen Prozentsatz an. Dabei gilt: Vor und nach dem Prozentzeichen steht ein geschütztes Leerzeichen.

IBAN

Schließlich sollte Ihre Rechnung noch die Kontoverbindung Ihres Unternehmens enthalten. Das gilt zumindest dann, wenn Sie das Geld nicht bar erhalten, sondern Ihr Kunde oder Ihre Kundin den Betrag überweisen soll. Für Überweisungen geben Sie die IBAN, die Internationale Bankkontonummer an. Dazu habe ich einen eigenen Artikel verfasst: Lesen Sie mehr zu den Regelungen zur IBAN in der DIN 5008 (klick).

Abb.: Andrey Popov-AdobeStock

1 Kommentar zu “Rechnung nach DIN 5008: Wie ist es richtig?

  1. […] DIN 5008: Was gilt für Rechnungen? […]

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