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Rechnung nach DIN 5008: Wie ist es richtig?

Rechnung nach DIN 5008

Warum sollten Sie eine Rechnung nach DIN 5008 gestalten? Ganz einfach: Rechnungen gehören zu den wichtigsten Geschäftsbriefen in jedem Unternehmen. Deshalb sollten sie nicht nur juristisch korrekt, sondern auch richtig, ansprechend und gemäß der Briefnorm ausgestellt sein. Was sagt die DIN 5008 zu Rechnungen? Die Frage ist mir in der Vergangenheit immer wieder gestellt worden. Zeit, ihr einmal auf den Grund zu gehen. Um es gleich zu sagen: Es gibt in der DIN-Norm 5008 kein Kapitel und keinen Abschnitt speziell zu Rechnungen. Die Vorgaben der DIN hinsichtlich Anschriftenfeld, Informationsblock und Blattrand etc. gelten für alle Schreiben, ganz gleich, welchen Inhalt diese haben (mehr dazu lesen Sie im Beitrag „DIN 5008 — die vier häufigsten Irrtümer“). Nichtsdestotrotz gibt es einige Regeln, die für Rechnungen besonders interessant sind.

Die DIN 5008 bei Rechnungen? Brauche ich das?

Erstellen Sie eine Rechnung nach DIN 5008

Erstellen Sie eine Rechnung nach DIN 5008 © apops – fotolia

Bei Rechnungen der DIN 5008 zu folgen, ist keine Petitesse. Bei den Gestaltungsregeln geht darum, dass Ihr Schreiben schnell und wie gewünscht beim Empfänger ankommt, dass dieser alles gut lesen kann und dass er im Falle von Rechnungen sofort erkennt, welchen Betrag er nun bezahlen soll. Fristen sind damit eindeutig benannt und eine DIN-5008-gerechte Angabe der Kontoverbindung (IBAN und BIC) erleichtert die Überweisung. (Lesen Sie dazu den Text: DIN 5008: Wie werden IBAN und BIC geschrieben?)

Mit all dem bieten Sie Ihrem Kunden einen echten Service, auch wenn er den womöglich nur unbewusst wahrnimmt. Oder aber Ihr Kunde erhält gleichzeitig von einem anderen Unternehmen eine wirre Rechnung auf einem unstrukturierten Geschäftsbogen und kann so den direkten Vergleich ziehen. Dann können Sie mit dem besonderen Service gleich noch punkten.

Auch für Ihr Unternehmen hat die Rechnung nach DIN 5008 Vorteile. Sie kommen schneller an Ihr Geld, wenn es bei der Zusendung und Überweisung keine Schwierigkeiten gibt. Und Kundenfragen bleiben aus, wenn von vornherein alles klar und eindeutig ist. Das spart Zeit.

Was steht in der Rechnung nach DIN 5008?

Auch wenn im Grunde alle Vorgaben der DIN 5008 für Rechnungen gelten, ist es sinnvoll, einige Punkte noch einmal besonders im Auge zu behalten.

  • Besonders wichtig sind die Pflichtangaben, also die Information, wer die Rechnung ausstellt und an wen sie geht. Alle juristischen Vorgaben für Geschäftsbriefe, etwa zu den Gesellschaftsrechtliche Angaben bei Kapitalgesellschaften (Abschnitt 16.7), gelten selbstverständlich auch für eine Rechnung. Die Pflichtangaben stehen in der Fußzeile.
  • Explizit erwähnt werden die Rechnungen im Abschnitt 16.6 (Geschäftsangaben). Hier geht es darum, dass steuerrechtliche Angaben wie Ihre Steuernummer bzw. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Fußzeile des Briefbogens stehen sollen, sofern dieser auch als Vorlage für Rechnungen genutzt wird.
  • Den Rechnungsempfänger geben Sie in der Anschrift an, die in der DIN 5008 in den Abschnitten 17.7.2 (Inlandsanschriften) und 17.7.3 (Auslandsanschriften) geregelt ist. Diese Abschnitte sind sehr umfangreich, dazu werde ich einmal einen eigenen Artikel schreiben. Achten Sie besonders bei Kapitalgesellschaften darauf, dass Sie die Rechtsform des Empfängerunternehmens richtig übernehmen.
  • Die Rechnungsnummer steht in der Regel im Betreff (Abschnitt 17.9). Er steht zwei Zeilen unter dem Informationsblock oder der Bezugszeile, beginnt an der Fluchtlinie und wird optisch hervorgehoben, etwa durch einen Fettdruck. Nach dem Betreff folgen wieder zwei Leerzeilen, dann kommt die Anrede.

Rechnungsdatum, Lieferdatum und Zahlungsfristen in der DIN 5008

Wann wurde die Rechnung ausgestellt? Das Rechnungsdatum ist eine Pflichtangabe. Die Gliederung des Datums (Abschnitt 9.4) brauchen Sie noch z. B. bei der Angabe des Lieferdatums (hier reicht auch die Angabe des Monats) oder der Frist, bis wann der Betrag auf Ihrem Konto sein muss.

  • Das Datum können Sie alphanumerisch angeben: 2. April 2015, wobei in diesem Fall eine einstellige Zahl beim Tag keine führende Null trägt.
  • Häufiger ist sicherlich die rein numerische Schreibweise. Laut DIN 5008 gilt hier die Reihenfolge: Jahr-Monat-Tag. Das Jahr ist vierstellig, Monat und Tag sind zweistellig zu schreiben. Dazwischen steht jeweils ein Mittestrich.Korrekt wäre also 2015-04-02.Es gibt wohl kaum eine Regelung in der DIN 5008, die so umstritten ist und so konsequent ignoriert wird wie diese. Als sie vor einigen Jahren eingeführt wurde, ging ein Aufschrei durch die Sekretariate. Mittlerweile ist die herkömmliche Schreibung mit Tag, Monat und Jahr, also 02.04.2015, wieder zulässig, wenn es dadurch keine Missverständnisse gibt. Gut so, denn gerade für Privatkunden ist die andere Schreibweise sehr fremd und kaum zumutbar. Allerdings gilt: Tag und Monat sind zweistellig, das Jahr ist immer vierstellig zu schreiben.

Zahlen und Beträge richtig auflisten

Naturgemäß geht es in Rechnungen um Zahlen, vor allem natürlich um Beträge. Was kosten die einzelnen Produkte? Wie hoch ist der Gesamtbetrag? Welcher Nachlass wird gewährt usw. Viele der Vorgaben der DIN 5008 in diesem Bereich sind selbstverständlich.

  • Dezimalzahlen werden mit einem Komma abgetrennt: 123,45 Euro.
  • Bei Zahlen ohne Nachkommastellen können Sie diese auch weglassen: 123 Euro, das ist aber im geschäftlichen Bereich nicht üblich.
  • Zahlen, die mehr als drei Stellen haben, sollten Sie zu besseren Übersicht gliedern und zwar in Dreierschritten ausgehend vom Komma. Wenn es um Geldbeträge geht, setzen Sie zur Gliederung einen Punkt, ansonsten steht hier ein Leerschritt:

1.234,56 €
12 345,67 Stück

  • Listen Sie mehrere Beträge untereinander auf, richten Sie diese nach dem Komma aus.
    Produkt A, 1 Stück 12,34 €
    Produkt B, 1 Stück 123,45 €
    Produkt C, 2 Stück 1.234,56 €
  • Nach der Aufstellung von Einzelposten folgt die Summe. Diese trennen Sie durch einen Abschlussstrich von der Aufstellung ab. Dafür können Sie laut DIN 5008 beispielsweise die Unterstreichung nutzen, die Ihnen Word anbietet.
    Produkt A, 1 Stück 12,34 €
    Produkt B, 1 Stück 123,45 €
    Produkt C, 1 Stück 1.234,56 €

    Summe


    1.370,35 €

Prozentzeichen in der DIN 5008

Wenn Sie einen Nachlass gewähren oder Ihre Kunden ein Skonto einräumen, geben Sie in der Regel einen festen Prozentsatz an. Dabei gilt: Vor und nach dem Prozentzeichen steht ein Leerschritt.

DIN 5008 — die vier häufigsten Irrtümer

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