Der Jahresurlaub – ein paar Wochen Auszeit, Zeit für die Familie, eventuell ein „Tapetenwechsel“ … solche Erholungsphasen sind wichtig.

Damit Sie entspannt fahren und nach der Auszeit gelassen wieder an den Schreibtisch zurückkehren können, ist eine gute Vorbereitung sinnvoll.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Zunächst einmal geht es darum, sich einen Überblick zu verschaffen, was eigentlich alles anliegt. Was müssen und wollen Sie selbst noch bis zum Urlaubsbeginn erledigen? Was können Sie schieben? Was wird während Ihrer Abwesenheit zu tun sein und wer kann das für Sie übernehmen? Blicken Sie auch über das Ende Ihres Urlaubs hinaus: Welche Termine stehen unmittelbar danach an? Können Sie hier vorab schon tätig werden oder etwas delegieren? So verhindern Sie, dass Sie gleich nach der Auszeit in Stress geraten.

Übergeben Sie Ihren Arbeitsplatz an Ihre Vertretung

Übernimmt eine Aushilfe Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit vollständig? Prima! Wenn Sie Ihrer Vertretung vertrauen und sie gründlich einarbeiten, können Sie beruhigt in den Urlaub fahren, die Arbeit wird trotzdem erledigt. Wichtig ist, dass Sie die Aushilfe gut in Ihren Aufgabenbereich einführen.

Vereinbaren Sie rechtzeitig einen oder mehrere Termine, an denen Sie besprechen, was während Ihres Urlaubs voraussichtlich anfallen wird, welche Projekte weitergeführt werden müssen, wann Ihr Chef auf Geschäftsreise ist etc. Erstellen Sie am besten vorab bei der laufenden Arbeit eine Checkliste, dann vergessen Sie beim Gespräch nichts.

Tipp: Oft werden in Unternehmen die Auszubildenden im letzten Lehrjahr als Urlaubsvertretungen eingesetzt. Das hat Vor- und Nachteile. Vermutlich saß der Lehrling während der Ausbildung schon einmal bei Ihnen und hat dabei Ihre Aufgaben in groben Zügen erlernt. Außerdem kennt er das Unternehmen und die Ansprechpartner. Darauf können Sie aufbauen. Andererseits ist der Lehrling immer noch Lehrling, verlangen und erwarten Sie also nicht zu viel. Wenn Sie Bedenken haben, dass er nicht alle Aufgaben bewältigen kann, besprechen Sie ausführlich, welche Tätigkeit wie wichtig ist. Prioritäten richtig setzen ist gerade für Neulinge oft sehr schwierig.

Verteilen Sie Aufgaben an Kollegen

In vielen Unternehmen aber werden die Aufgaben einfach auf andere Kollegen verteilt, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist. Auch dann ist eine Liste sinnvoll, in der Sie zusammenfassen, wer welche Tätigkeit übernimmt. Stellen Sie dann rechtzeitig die entsprechenden Unterlagen zusammen, damit Ihr Kollege sich schnell und unkompliziert in den Vorgang einarbeiten und ihn erledigen kann. Wenn dabei externe Gesprächspartner involviert sind, teilen Sie diesen mit, wer während Ihrer Abwesenheit für Fragen und Absprachen zuständig ist.

Am besten eignet sich eine To-do-Liste, in die Sie die nächsten Schritte mit Terminen und Ansprechpartnern erstellen, die der Kollege sich nur auf Termin legen muss. Die bietet sich natürlich auch an, wenn Sie den ganzen Arbeitsplatz an eine Aushilfe übergeben können.

Bei dieser Lösung wird mehr Arbeit auf Sie warten, wenn Sie wieder aus dem Urlaub zurückkommen. Denn Ihre Aufgaben erledigen die Kollegen neben ihren eigenen zusätzlich, daher werden eher nur die absolut notwendigen Dinge weitergegeben. Um so wichtiger ist es, dass Sie selbst gut vorarbeiten, damit der Berg, der auf Ihrem Schreibtisch wartet, nicht zu groß wird.

Bereiten Sie Ihren Chef vor

Nicht zuletzt sollten Sie mit Ihrem Chef über Ihren Urlaub sprechen. Oft genug vergessen Vorgesetzte einfach, dass Sie für längere Zeit nicht da sind, und stoßen kurz vorher noch Prozesse an, die Sie unmöglich noch bewältigen können. Wenn Sie mit Ihrem Chef die Aufgaben der nächsten Zeit besprechen, fragen Sie also immer wieder nach: Muss das noch vor oder während Ihres Urlaubs erledigt werden? Oder reicht es auch, wenn Sie sich anschließend daran setzen? Damit schaffen Sie nicht nur Klarheit, sondern bringen Ihre Abwesenheit auch immer wieder in Erinnerung.