Weihnachtsfeier – die Auswahl der Location

In welcher Location soll die Weihnachtsfeier starten? Welche Voraussetzungen müssen das Restaurant oder die Eventlocation erfüllen? Lesen Sie, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten. 

Fragen, die für die Auswahl der Location wichtig sind

Bevor Sie sich auf die Suche nach einem Restaurant machen, überlegen Sie, welche Voraussetzungen dieses erfüllen muss, damit alle Gäste zufrieden nach Hause gehen.

• Wie viele Teilnehmer und Teilnehmerinnen kommen insgesamt? Mit anderen Worten: Wie viel Platz muss das Restaurant bieten? Je größer Ihre Gruppe ist, desto begrenzter ist naturgemäß die Auswahl an geeigneten Locations. Nicht jedes Restaurant hat einen gesonderten Saal, in dem bis zu 100 Gäste und mehr untergebracht werden können.
• Brauchen Sie in der Location eventuell eine besondere Ausstattung? Das kann eine Bühne mit Technik sein, wenn Sie ein Rahmenprogramm planen, ein separater Raum für Kinder, wenn Sie hier eine Betreuung einrichten, oder auch eine behindertengerechte Ausstattung, wenn unter den Gästen auch Rollstuhlfahrer sein werden.
• Wo sollte das Restaurant im Idealfall liegen? Bei größeren Gruppen kann es vorkommen, dass sich die Gäste gegenseitig die Parkplätze streitig machen, wenn das Restaurant in der Innenstadt liegt. Achten Sie in diesen Fällen darauf, ob die Location einen eigenen Parkplatz anbietet. Liegt das Restaurant außerhalb, stellt sich die Frage, wie Mitarbeiter ohne Auto dorthin kommen. Gibt es einen Anschluss an den öffentlichen Nahverkehr? Wie häufig fahren Busse etc.? Und wann fährt der letzte Bus wieder zurück in die Stadt?
• Was wollen Sie essen? Bietet das Restaurant auch für größere Gruppen eine Bestellung à la carte an oder ist dann eine Vorabbestellung bzw. eine Auswahl aus bestimmten Gerichten notwendig? Ist es möglich, mit dem Restaurant ein Buffet zu vereinbaren? Können in dem Restaurant alle speziellen Ernährungsgewohnheiten berücksichtigt werden, sind also auch beispielsweise vegane Speisen im Angebot oder lässt sich die Küche zumindest darauf ein, für diesen Abend auch vegan zu kochen?

Wie nachhaltig ist das Restaurant?

Immer wichtiger wird bei der Suche nach einer passenden Location für die Weihnachtsfeier die Frage der Nachhaltigkeit. Dabei geht es vor allem um die Frage, woher die Lebensmittel stammen, die auf dem Teller landen. Wenn Ihnen Nachhaltigkeit wichtig ist, achten Sie auf Bio-Lebensmittel und auf Waren aus der Region. Viele Restaurants gehen aber noch weiter und legen großen Wert darauf, möglichst alle Teile vom Tier zu verwenden (oder gleich ganz auf tierische Produkte zu verzichten), sie beziehen Energie aus regenerativen Quellen, haben Konzepte zum Wassersparen entwickelt und vieles mehr. Überlegen Sie, welche dieser Punkte für Sie bei der Auswahl der Location wichtig sind.

Wer hat einen Vorschlag für die Location der Weihnachtsfeier?

Im Idealfall haben Sie bereits einige Ideen, wo Sie feiern wollen. Womöglich haben Sie in der Vergangenheit in Ihrer Wunsch-Location keinen Platz mehr bekommen und wollen es dieses Jahr noch einmal probieren. Oder Ihr Chef hat sich ein besonderes Lokal in den Kopf gesetzt. Oft erzählen auch Kollegen und Kolleginnen, wo sie gut gegessen haben, und erwähnen dabei beiläufig, dass das doch auch eine gute Idee für die gemeinsame Weihnachtsfeier sei. Wenn Sie sich im Laufe des Jahres solche Anmerkungen notieren, erleichtern Sie sich zur Weihnachtszeit die Recherche. Klären Sie mithilfe der oben genannten Fragen im Internet, welche der Restaurants auf Ihrer Liste generell infrage kommen. Hier finden Sie meist Angaben, wie viele Plätze maximal zur Verfügung stehen, wie die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr ist, ob das Lokal behindertengerecht ist etc. Streichen Sie Restaurants, die Ihren Anforderungen nicht entsprechen, sofort von Ihrer Liste.

Mit der Übersicht über die restlichen Lokale gehen Sie zu Ihrem Chef und bitten ihn darum, zu entscheiden, wo Sie sich um einen Termin bemühen sollen. Viele Vorgesetzte wollen mit solchen Fragen auch gar nicht belästigt werden, sodass Sie selbst die Auswahl treffen.

Passt der Termin?

Im nächsten Schritt nehmen Sie Kontakt zur gewählten Location auf. Fragen Sie nach, welche Termine rund um Weihnachten noch frei sind.

Bei sehr gefragten Restaurants können die Termine tatsächlich schon knapp werden, dann erkundigen Sie sich, bis wann Sie sich festlegen müssen. Geben Sie dann bei den internen Abstimmungsprozessen Gas, um doch noch einen Platz zu ergattern. Das hat auch den Vorteil, dass Sie sich die Arbeit der Recherche nicht noch einmal machen müssen, wenn die Buchung durch ist.

In anderen Restaurants blockieren Sie schon einmal Tag und Uhrzeit, das Menü oder das Buffet können Sie auch noch zu einem späteren Zeitpunkt absprechen. Erkundigen Sie sich aber auch hier, bis wann diese Informationen vorliegen müssen. Vielleicht wollen Sie sich auch im Vorfeld erst einmal die Räume genauer ansehen, bevor Sie sich endgültig entscheiden. Aber auch dann ist es sinnvoll, den Termin schon einmal zu blockieren.

Lassen Sie sich den Termin unbedingt schriftlich bestätigen, um keine unliebsamen Überraschungen zu erleben.

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Abb.: sushytska-AdobeStock