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Welcher Ordner eignet sich wofür?

Welcher Ordner eignet sich wofür?

Ordner en masse! Produkte für die Ablage gibt es viele: Aktenordner und Aktendeckel, Hänge- und Fächermappen und noch viele mehr. Aber brauchen Sie auch so viele verschiedene? Oder tun die einfachen Aktenordner nicht genauso gut ihren Dienst?

Sinnvoll eingesetzt erfüllen die unterschiedlichen Ordner durchaus verschiedene Zwecke.

Eine wichtige Frage in diesem Zusammenhang ist, in welchem Stadium sich das entsprechende Projekt befindet. Mit anderen Worten: Benötigen Sie die Unterlagen noch für die laufende Arbeit oder geht es darum, sie endgültig abzulegen?

Unterlagen noch laufender Projekte

In diesem Fall brauchen Sie die Informationen aus den Protokollen, Mailings oder Aktennotizen, um das Projekt zu organisieren und voranzutreiben. Sie werden also häufiger darauf zugreifen, einzelne Blätter entnehmen oder neue Seiten hinzufügen. Flexibilität ist damit eine wichtige Voraussetzung, die Ihre Ablage erfüllen muss. Klassische Aktenordner sind jedoch eher unflexibel. Es ist umständlich, die einzelnen Blätter um zu wenden, den Bügel zu öffnen und die benötigte Seite zu entnehmen. Hinzu kommt, dass Sie nach getaner Arbeit den gleichen Weg wieder zurückgehen müssen, um das Dokument wieder an Ort und Stelle unterzubringen.

Für die flexible Ablage: Hängemappen. Abb.: Leitz/amazon*

Weitaus besser sind daher für laufende Arbeiten Hängemappen* geeignet. Sie bieten gleich mehrere Vorteile:

  • Unterlagen, die Sie hier unterbringen, müssen Sie nicht lochen oder anderweitig vorbereiten. Einfach reinwerfen, das war es grundsätzlich erst einmal.
  • Ebenso einfach ist natürlich der Zugriff.
  • Sie können Unterlagen in Hängemappen sehr schnell und unkompliziert umsortieren.
  • Über die Reiter, die Sie einfach oben anstecken, können Sie Ihre Unterlagen ganz einfach vorsortieren. Das erleichtert das Finden bestimmter Dokumente zusätzlich.
  • Die Hängemappen gibt es in vielen verschiedenen Farben, sodass Sie die Inhalte auch bestimmten Kunden oder Projekten zuordnen können, wenn Sie mit einem Farbsystem arbeiten.
  • Ebenso gibt es Hängemappen mit einem breiteren und stabileren Boden, damit auch eine größere Menge Papier darin untergebracht werden kann. Hängemappen mit Stegen verhindern, dass Unterlagen oder sonstiges Material aus ihnen herausrutschen kann.

Besonders praktisch ist es, wenn Sie für Ihren Schreibtisch eine Extrabox haben, in die Sie die gerade benötigten Hängemappen einstellen können.

Unterlagen für andere

Unterlagen an Dritte weiterreichen: Aktendeckel. Abb.: Elba/amazon*

Wenn es darum geht, Unterlagen an Kollegen weiterzureichen, sind sogenannte Aktendeckel* gut geeignet. Dabei handelt es sich im Grunde um nichts anderes als um eine Papphülle, in dem Sie das Papier einlegen und dann auf den Weg zum Kollegen bringen.

Sie haben einige Vorteile:

  • Zunächst einmal ist der Inhalt vor neugierigen Blicken geschützt. Zwar sind die Mappen nicht verschlossen und jeder kann sie aufblättern, aber dazu gehört schon Vorsatz.
  • Mit den Aktendeckeln können Sie mehrere Seiten transportieren, ohne diese in irgendeiner Form verbinden zu müssen. Ein Beispiel könnten etwa Zertifikate für Teilnehmer an einer Fortbildungsveranstaltung sein, die ja möglichst unbeschädigt, ohne Knicke und Druckstellen bei dem Adressaten ankommen sollen.
  • Mit Aktendeckel können Sie sich sogar ein Ablagesystem wie Mappei oder Classei nachbauen. Das ist zwar umständlich, aber grundsätzlich möglich.

Unterlagen für unterwegs

Ideal für unterwegs: Fächermappen. Abb.: FolderSys/amazon*

Wenn Sie oder Ihr Chef auf Geschäftsreise sind und dabei viele verschiedene Unterlagen transportieren, geht die Ordnung schnell verloren. Dies sind ideale Einsatzgelegenheiten für die Fächermappen*. Legen Sie die Seiten, die zu den unterschiedlichen Stationen der Geschäftsreise gehören, in verschiedene Fächer. Oder sortieren Sie die Blätter nach den jeweiligen Themen, die bei einer Besprechung auf den Tisch kommen werden. Über die Reiter verschaffen Sie sich einen Überblick, was sich in welchem Fach befindet. So lassen sich auch auf Reisen verschiedene Unterlagen gut sortiert und sicher mitführen. Fächermappen gibt es in vielen verschiedenen Ausstattungen: unterschiedliche Farben, mehr oder weniger Fächer, mit der Möglichkeit, weiteres Material wie Stifte etc. unterzubringen, oder ohne. Überlegen Sie, wie viele unterschiedliche Dokumente Ihr Chef oder Sie selbst jeweils mitführen, wenn Sie unterwegs sind, um wie viele Fächer Sie mindestens brauchen.

Unterlagen fürs Archiv

Irgendwann kommt der Moment, ab dem Unterlagen erst einmal für längere Zeit nicht mehr gebraucht werden. Oder zu dem Sie zumindest nicht mehr regelmäßig darin herumblättern. Dann ist es sinnvoll, sie in Aktenordner und gegebenenfalls im Archiv unterzubringen. Achten Sie auf eine eindeutige, gut lesbare Beschriftung und arbeiten Sie auch hier mit unterschiedlichen Farben. Aktenordner sind aber auch gut geeignet, um eine große Menge an Papier sicher zu verstauen. In einem klassischen Ordner können Sie sehr viel mehr Blätter unterbringen als beispielsweise in einer Hängemappe, bei der dann eine Durchsicht schnell zum Chaos führen kann.

Tipp: Füllen Sie die Ordner nur zu ca. 75 bis 80 Prozent. Ist der Ordner zu voll, lassen sich die einzelnen Seiten nur noch schwer umblättern und noch schwerer entnehmen.

Wie organisieren Sie Ihre Ablage? Nutzen Sie unterschiedliche Ordner oder differenzieren Sie an dieser Stelle nicht? Berichten Sie mir und den anderen Leserinnen in den Kommentaren.

* = Affiliatelink/Anzeige. Affiliatelink bedeutet, dass ich eine kleine Provision erhalte, wenn aus dem Klick auf diesen Link ein Geschäft, beispielsweise der Kauf eines Produkts, entsteht. Am Preis des Produkts für den Käufer ändert sich dadurch nichts.

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  1. Pingback: Pultordner effektiv einsetzen | Arbeiten im Sekretariat

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