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Alphabetische, numerische oder alphanumerische Ablage?

Ablage sortieren, alphabetisch, numerisch oder alphanumerisch?

Wie ist Ihre Ablage organisiert? Archivieren Sie Ihre Unterlagen alphabetisch, numerisch oder alphanumerisch? Nutzen Sie Kundennummern oder Firmenbezeichnungen? Oder vielleicht eine Kombination aus beiden? Jede dieser Möglichkeiten hat Vor- und Nachteile.

Sehen wir uns einmal die verschiedenen Alternativen der Ablage mit ihren Vor- und Nachteilen an.

Die numerische Ablage

Die numerische Ablage, also die nach Nummern, eignet sich immer dann, wenn Sie es mit einer sehr großen Zahl an Kunden zu tun haben, bzw. wenn Sie viel mit Bestell- oder Vorgangsnummern arbeiten, etwa in einem Versandhandel. Der Vorteil einer numerischen Ablage ist, dass sich jeder Kunde, jeder Vorgang und jede Bestellung über die zugeordneten Nummer einwandfrei identifizieren lassen. Da diese Nummern in der Regel computergeneriert sind, sind über sie auch problemlos Querverbindungen zu Bestellungen, Rechnungen, Mahnungen etc. herzustellen. In einem papierlosen Büro ist die numerische Ablage unschlagbar praktisch.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Ablagenorganisation selbst völlig eindeutig ist. Sie entscheiden einmal, ob Sie die Zahlen aufsteigend oder absteigend verwenden. Danach ist jederzeit klar, wohin beispielsweise ein Aktenordner gehört. Hinzu kommt, dass Sie in den Zahlen weitere Informationen unterbringen können, etwa das Jahr, in dem das Dokument entstanden, ist oder eine Artikelnummer.

Der Nachteil ist allerdings, dass Sie immer eine Querreferenz benötigen. Ruft ein Kunde bei Ihnen an, um zu einer Bestellung oder einer Rechnung eine Frage zu stellen, und hat er die entsprechende Nummer nicht sofort zur Hand, müssen Sie zwingend eine Möglichkeit haben, eine Verbindung zwischen diesen Kunden und der entsprechenden Nummer herstellen zu können. Das ist in der Regel kein Problem, die Suchfunktion Ihrer Software erledigt das. Fällt diese allerdings aus, können Sie dem Kunden im Zweifelsfall in diesem Moment nicht weiterhelfen.

Und noch einen Nachteil hat die numerische Ablage: Eine Zahlenkolonne ist für das Auge schwieriger zu erfassen als Buchstaben. Wenn Sie in einem ungeordneten Stapel ein bestimmtes Dokument suchen, werden Sie dafür länger brauchen, wenn Sie sich ausschließlich an Zahlen orientieren können.

Die alphabetische Ablage

Die alphabetische Ablage ist vermutlich die am häufigsten verwendete. Bei ihr richtet sich der Ablageort eines Dokuments oder eines Vorgangs in der Regel nach einem Namen, z. B. nach dem des Kunden. Das ist dann möglich, wenn die Anzahl der Kunden überschaubar ist. Allerdings hat die alphabetische Ablage ein paar Nachteile.

Bei sehr häufigen Namen reicht es oft nicht aus, nur den Nachnamen zu verwenden. Es kann sogar sein, dass nicht einmal das Anfügen des Vornamens für Eindeutigkeit sorgt. Ein typisches Beispiel ist „Müller, Thomas“. In diesen Fällen werden weitere Informationen, z. B. das Geburtsdatum, benötigt, um die Unterlagen jeweils eindeutig einem Kunden zuordnen zu können.

Ein weiteres Problem ist, dass die alphabetische Ablage weniger eindeutig ist, als sie zunächst erscheint. Problematisch sind vor allem die deutschen Umlaute. Wie gehen Sie mit den verschiedenen Schreibweisen von „Müller“ um? Und wie behandeln Sie das „ß“? Und gibt es Regeln, wie Sie mit Tilden und Akzenten umgehen?

Tipp: Hier gibt es einen eigenen Text zu diesem Thema

Die alphanumerische Ablage

Mit der alphanumerischen Ablage, also einer Kombination aus Zahlen und Buchstaben, können Sie die Vorteile beider Formen verbinden. Nutzen Sie Kundennummern, um Dokumente eindeutig bestimmten Vorgängen zuordnen zu können, und ergänzen Sie Teile des Namens, um dem Auge eine schnelle Orientierung zu ermöglichen. So entstehen beispielsweise Kundennummern wie „1789-2015-MUE“.

Nach welchen Prinzipien legen Sie Ihre Dokumente ab? Schreiben Sie mir und den anderen Lesern, ich freue mich über Kommentare.

 

3 Kommentare

  1. Pingback: Pultordner effektiv einsetzen | Arbeiten im Sekretariat

  2. wie muss ein IBAN ausschauen wenn man ihn alphanumerisch eingibt.
    ich hoffe sie können mir helfen.
    MfG A. Schlereth

    Antworten

    • Die IBAN besteht ja immer aus einem Ländecode und den Kennzahlen der Banken, ist also immer alphanumerisch. Ihre Schreibweise ist in der DIN 5008 geregelt. In diesem Text – klick – finden Sie weitere Informationen. Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Beste Grüße Cordula Natusch

      Antworten

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