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Mit einem Ablageplan den Überblick behalten

der Ablageplan

Sorgen Sie mit einem Ablageplan dafür, dass Unterlagen jederzeit von jedermann wiedergefunden werden können. Denn darum geht es ja bei der Ablage: Es ist nicht wichtig, dass die Unterlagen irgendwie verstaut werden und der Schreibtisch wieder frei ist. Entscheidend ist, dass man jederzeit einen Zugriff auf die Dokumente hat, wenn man sie braucht. Mit einem sinnvollen Ablageplan stellen Sie genau das sicher.

Erstellen Sie in fünf Schritten Ihre eigenen Aktenplan, der genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen damit arbeiten können.

Wozu dient ein Ablageplan?

In einem Ablageplan halten Sie schriftlich fest, wo welche Unterlagen lagern. Je größer das Aufkommen an Dokumenten in Ihrem Unternehmen ist, desto sinnvoller ist es, eine passende Struktur zu entwickeln und umzusetzen. Ein guter Ablageplan ist:

  • eindeutig: Jedes Dokument hat einen fest definierten Platz, es darf keinen Zweifel geben, wo es hingehört.
  • umfassend: Allen Dokumenten, die in Ihrem Haus anfallen, wird damit ein fester Platz zugewiesen.
  • flexibel: Taucht eine neue Dokumentenart auf, die im Ablageplan noch nicht aufgeführt ist, ist es kein Problem, einen entsprechenden Platz zu schaffen und den Plan zu ergänzen.
  • allgemein zugänglich: Die Ablagestruktur in einem Unternehmen muss einheitlich sein. Deshalb ist es wichtig, dass der Ablageplan von allen Mitarbeitern eingesehen werden kann und sich alle daran halten.
  • komplex genug, um alle Unterlagen sinnvoll zu sortieren, und einfach genug, um damit im Alltag umgehen zu können.

Um diese Vorgaben erfüllen zu können, ist ein systematisches Vorgehen notwendig.

1. Schritt zum Ablageplan: Listen Sie alle anfallenden Unterlagen auf

Zunächst einmal geht es darum, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Unterlagen im Unternehmen überhaupt anfallen und aufbewahrt werden. Dazu gehören interne Meldungen, externe Geschäftsbriefe, Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Mitarbeiterberurteilungen, Steuerbescheide, Protokolle, Projektberichte … Sie werden schnell merken, dass da eine ganze Menge Material zusammenkommt. Auch wenn Sie versuchen sollten, sich ein möglichst vollständiges Bild zu machen, wird es später immer wieder vorkommen, dass eine bestimmte Dokumententyp neu hinzukommt.

Dies kann sehr aufwendig sein. In sehr großen Unternehmen kann es sogar notwendig werden, eine eigene Projektgruppe mit Mitarbeitern aus allen Abteilungen zu gründen, um tatsächlich alle Dokumente zu erfassen.

Tipp: Es gibt auch Musteraktenpläne verschiedener Branchen, in denen schon alle möglichen Dokumententypen aufgelistet sind. Überprüfen Sie, ob Sie eventuell einen solchen Musteraktenplan auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.

2. Schritt zum Ablageplan: Legen Sie Hauptgruppen fest

Hauptgruppen sind beispielsweise:

  • Geschäftsführung
  • Finanzen/Steuern
  • Marketing/Vertrieb
  • Einkauf/Logistik
  • Personal
  • Kunden

und so weiter. Welche Hauptgruppen Sie brauchen und ob Sie einige zusammenlegen können oder sie lieber als eigene Hauptgruppe weiterbestehen lassen wollen, ist von Ihrem Unternehmen und seiner Struktur abhängig.

Haben Sie die Hauptgruppen festgelegt, nummerieren Sie sie durch. Klassischerweise beginnt die Nummerierung mit 0 und reicht bis 9. Mehr als zehn Gruppen gelten als unübersichtlich.

0 Geschäftsführung

1 Finanzen/Steuern

2 Marketing/Vertrieb

3 Einkauf/Logistik

4 Personal

5 Kunden/Interessenten

Tipp: Sie kommen auf keinen Fall mit zehn Ziffern für die Hauptgruppen hin? Ihr Chef will mehr Hauptgruppen schaffen, auch wenn das auf Kosten der Übersicht geht? Nutzen Sie Buchstaben, um die Hauptgruppen zu kennzeichnen.

3. Schritt zum Ablageplan: Verfeinern Sie die Gruppen

Damit haben Sie die erste Grundstruktur geschaffen, die Sie im nächsten Schritt weiter unterteilen. Dafür nutzen Sie jeweils die Nummern 00 bis 99.

So können Sie die Hauptgruppe Personal beispielsweise gliedern in:

41 Angestellte

42 Auszubildende

43 Aushilfen

44 Sozialversicherungen/Krankenkassen & Co.

45 Einkommensteuer

46 Betriebsrat

47 Fortbildungen etc.

Noch eine Ebene darunter vergeben Sie die Nummer 000 bis 999, etwa 4-44-002: Meldungen an die Unfallkasse. Damit ist Ihr Ablageplan bereits sehr fein unterteilt und Sie sollten damit in der Lage sein, allen Dokumenten einen eindeutigen Platz zuzuordnen.

4. Schritt zum Ablageplan: Bestimmen Sie den Standort

Nicht alle Aktenordner werden Sie bei sich im Büro lagern. Im Gegenteil: Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Lagerorte gibt es naturgemäß. Manche Dokumente müssen auch unter Verschluss gehalten werden und werden im Tresor aufbewahrt. Die Information, an welcher Stelle im Unternehmen die Dokumente jeweils stehen, gehört daher zwingend in einen Ablageplan.

Halten Sie diese Information unbedingt aktuell. Es passiert schnell, dass ein Mitarbeiter das Büro wechselt und dabei Ordner mitnimmt. Schon ist Ihr Ablageplan veraltert und früher oder später beginnt die Suche nach Dokumenten.

5. Schritt zum Ablageplan: Halten Sie die Ordnung schriftlich fest

Haben Sie alle Informationen zusammengetragen, fassen Sie Ihren Aktenplan schriftlich zusammen. Führen Sie in einer Liste alle vergebenen Nummern mit den zugehörigen Gruppen, Untergruppen und Dokumenten auf, ergänzen Sie den Standort des Ordners und fügen Sie gegebenenfalls weitere Informationen hinzu. Dabei kann es sich beispielsweise um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten handeln oder auch um die Farbe, die der Ordner trägt, sofern Sie mit einer Farbsystematik arbeiten.

Drucken Sie den Aktenplan in der jeweils aktuellen Fassung aus und hängen Sie ihn an „neuralgischen Punkten“ gut sichtbar auf: also überall dort, wo viele Akten gelagert werden. Daneben sollten Sie den Plan elektronisch auf dem Server an einem Speicherort ablegen, der für jedermann zugänglich ist. Weisen Sie in einer Rundmail an alle Kollegen auf dieses Instrument hin und fordern Sie sie auf, es aktiv zu nutzen. Bitten Sie auch darum, dass man Sie informiert, wenn bestimmte Dokumente sich nicht sofort zuordnen lassen. So können Sie zentral gesteuert neue Untergruppen aufbauen und verhindern, dass der Plan in den Abteilungen selbst durch „Wildwuchs“ verwässert wird.

Dienstag ist Orga-Tag! An dieser Stelle wird es ein Jahr lang jeden Dienstag einen Tipp für bessere Organisation und mehr Ordnung im Büro geben.

 

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