Klarer Auftrag: Mit diesen Fragen kommen Sie weiter

Nur ein klarer Auftrag ist ein guter Auftrag. Wissen Sie, was Ihr Vorgesetzter von Ihnen will, wenn er eine Aufgabe an Sie weiterreicht? Oder stellen Sie früher oder später fest, dass Ihnen Informationen fehlen und Sie nicht weiterarbeiten können? Mein Tipp: Fragen Sie! Und zwar solange, bis Sie genau wissen, was von Ihnen erwartet wird.

Nutzen Sie W-Fragen für einen klaren Auftrag

„Also, das habe ich mir ganz anders vorgestellt!“ – wenn Sie das Ergebnis präsentieren und dies die Reaktion Ihres Chefs ist, steht fest: Es war nicht klar, worum es bei dem bearbeiteten Auftrag eigentlich ging. Das ist gleich in mehrfacher Hinsicht ärgerlich:

• Sie haben vergebens Zeit und Mühe investiert.
• Sie müssen vermutlich mit einer nun präziseren Auftragsbeschreibung nochmal von vorn anfangen. Das kostet wieder Zeit und möglicherweise leiden andere Aufgaben unter Ihrer Zeitnot.
• Ihr Chef ist verärgert, weil er nicht das Ergebnis bekommen hat, das er erwartete.
• Im schlimmsten Fall hängt am Ergebnis ein Termin, der nun zu scheitern droht, weil die Vorbereitung unzureichend ist.
• Ihr Ansehen kann leiden, wenn so etwas häufiger vorkommt. Das gilt es natürlich unbedingt zu vermeiden.

Bleiben Sie also hartnäckig und fragen Sie bei Ihrem Chef nach, was er von Ihnen genau haben will. Und zwar bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

Nutzen Sie dafür die W-Fragen, um zu einem klaren Auftrag zu kommen. Die heißen so, weil die Fragewörter mit W beginnen. Der große Vorteil dabei: Mit Ihnen entlocken Sie Ihrem Gegenüber echte Informationen!

Was? Klären Sie, worum es im Auftrag genau geht

Die zentrale Frage ist natürlich: Worum geht es überhaupt? Wenn Ihr Vorgesetzter von Ihnen fordert, eine Recherche zu einem bestimmten Thema, beispielsweise zu Marktchancen in Spanien, zu betreiben, sollten Sie jetzt nachfragen: Sollen Sie dabei ganz Spanien betrachten oder nur bestimmte Regionen? Geht es um alle Produkte oder um einen bestimmten Artikel aus Ihrem Sortiment? Sollen Sie alle möglichen Kundengruppen betrachten oder hat Ihr Chef eine bestimmte Zielgruppe vor Augen?

Fragen Sie auch nach, wie detailliert die Informationen sein müssen. Bei einer ersten Recherche wird es vermutlich ausreichen, auf bereits vorhandene Informationen, statistische Angaben von Außenwirtschaftskammern und Verbänden etc. zurückzugreifen. Reicht das Ihrem Chef oder will er einzelne Punkte schon genauer erfahren? Müssen Sie gegebenenfalls sogar schon Dienstleister beauftragen? Mit dieser Frage verhindern Sie, dass Sie zu viel Zeit in die Suche nach Angaben stecken, die (jetzt noch) nicht interessieren. Oder zu wenige Informationen zu wesentlichen Details haben …

Je genauer Sie wissen, worum es eigentlich geht und welchem Zweck der Auftrag dienen soll, desto zielgerichteter können Sie arbeiten.

Wann? Klären Sie, bis zu welchem Zeitpunkt der Auftrag erledigt sein soll

Zu einem klaren Auftrag gehört ein Endtermin. Bitten Sie Ihren Chef darum, Ihnen ein präzises Datum zu nennen, bis wann der Auftrag erledigt sein soll. Bei umfangreichen Aufgaben kann es zudem sinnvoll sein, Zwischentermine zu vereinbaren.

Daran können Sie dann auch gleich erkennen, wie wichtig der Auftrag ist. Wenn Sie ihn am besten bis gestern bearbeitet haben sollen, spricht das für eine große Dringlichkeit, dann legen Sie sofort los. Braucht Ihr Chef das Ergebnis erst übernächste Woche, können Sie sich je nach Aufgabe noch etwas Zeit lassen.

Tipp: Lassen Sie sich nicht mit der Terminangabe „Irgendwann einmal …“ abspeisen. Sonst kann es Ihnen schnell passieren, dass Ihr Chef Sie mit einer Nachfrage „Sie sollten doch mal das und das machen. Kann ich da mal die Ergebnisse sehen?“ überrascht. Ihr Chef hat nämlich durchaus ein ungefähres Enddatum im Kopf, auch wenn er es nicht unbedingt sofort präzisieren kann. Ringen Sie ihm zumindest eine Angabe wie „nächsten Monat“ ab.

Mit dieser Information wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Zeit sinnvoll und entsprechend einzuteilen.

Wie? Fragen Sie nach, in welcher Form Ihr Chef die Ergebnisse präsentiert haben möchte

Sehr oft wird es ausreichend sein, wenn Sie Ihre Ergebnisse in einem kurzen Memo zusammenschreiben und dies an Ihren Vorgesetzten übermitteln. Es kann aber auch sein, dass Ihre Ergebnisse in einem „offizielleren“ Rahmen benötigt werden, etwa für eine Präsentation vor Kunden oder vor Entscheidungsträgern. Dann werden Sie Zeit benötigen, um ansprechende Charts zu entwickeln, Präsentationen zu erstellen und alles vor Abgabe noch einmal gründlich zu kontrollieren.

Die Frage, wie der Auftrag zu erledigen ist, hat also großen Einfluss auf Ihre weitere Zeitplanung. Diese Frage sollten Sie daher unbedingt bereits im ersten Gespräch klären.

Wer? Fragen Sie nach, ob andere Personen einbezogen werden sollen

„Haben Sie darüber mit Herrn Meyer gesprochen? Der sitzt schon länger an dieser Frage.“ Leider ist es gar nicht so selten, dass solche wesentlichen Informationen viel zu spät bei Ihnen landen. Auch wenn Sie als Sekretärin einen sehr guten Überblick haben, welcher Kollege woran arbeitet, kennen Sie natürlich nicht alle Details. Ihrem Chef ist dies nicht immer bewusst. Fragen Sie nach!

• Gibt es schon vergleichbare Projekte oder Aufgaben in Ihrem Unternehmen?
• Welche Kollegen sind damit befasst?
• Bei wem können Sie Informationen erhalten?
• Mit wem sollten Sie sich nach Ansicht Ihres Chefs in jedem Fall austauschen?

Diese Frage kann Ihnen die Arbeit sehr erleichtern!

Auch wenn es vielleicht anfangs ungewohnt ist und Ihr Chef vielleicht nicht begeistert reagiert: Wenn Sie mit präzisen Fragen Ihren Auftrag eindeutig klären, gewinnen alle. Seien Sie also hartnäckig und entlocken Sie Ihrem Vorgesetzten alle Informationen, die Sie zur Erledigung benötigen.