Bestimmt kennen Sie das: Aufgaben, die eigentlich verteilt wurden, landen doch wieder bei Ihnen. Mit ein paar einfachen Maßnahmen können Sie solche Rückdelegationen vermeiden. Überlegen Sie, mit welchen Argumenten die Tätigkeiten an Sie zurückdelegiert werden, und denken Sie sich passende Gegenstrategien aus.
Es geht in den folgenden Fällen nicht etwa darum, einem Kollegen in Not die Hilfe zu versagen. Natürlich springen Sie jemandem, der vor lauter Arbeit nicht mehr weiß, wohin, zur Seite. Wenn Sie aber feststellen, dass jemand nur versucht, Ihre Gutmütigkeit auszunutzen, sollten Sie einschreiten. Was nicht zu Ihrer Jobbeschreibung gehört, sondern zu der eines anderen, sollten Sie auch nicht bearbeiten müssen. Vermeiden Sie Rückdelegationen, damit Ihre eigene Arbeit nicht leidet.
Rückdelegationen vermeiden I: „Du kannst das viel besser als ich!“
Hier gilt es abzuwägen, ob dieses Kompliment echt oder falsch ist.
Vielleicht ist der Kollege ja wirklich der Meinung, dass die Aufgabe bei Ihnen besser aufgehoben wäre. Das berechtigt aber nicht dazu, sie einfach bei Ihnen abzuladen. Bieten Sie stattdessen Hilfe zur Selbsthilfe. Fragen Sie nach,
- an welchen Stellen Ihr Kollege Schwierigkeiten hat,
- woran seiner Meinung nach die Probleme liegen,
- wie er plant, diese zu überwinden,
- was seine nächsten Schritte wären etc.
Dann können Sie ihm konkrete Hinweise und Tipps geben. Bieten Sie auch gern an, später noch einmal für Fragen zur Verfügung zu stehen. Aber übernehmen Sie die Aufgaben nicht selbst. Sonst wird es der Kollege nie lernen.
Achtung: Insbesondere wenn Ihr Chef die Aufgabenzuordnung vorgenommen hat, sollten Sie nicht einfach untereinander umverteilen. Sie können nicht wissen, ob Ihr Chef die Tätigkeiten nicht aus besonderen Gründen so und nicht anders verteilt hat. Vielleicht geht es ihm darum, einen Kollegen insbesondere in einem Bereich zu schulen.
Manchmal handelt es sich bei oben genanntem Lob auch um ein vergiftetes Kompliment. Dann geht es dem Kollegen nicht darum, Ihre Arbeit anzuerkennen, sondern darum, seine Aufgabe auf Sie abzuwälzen. Stellen Sie fest, dass ein solches Verhalten oft vorkommt, oder wissen Sie, dass der Kollege die Aufgabe sehr wohl selbst sehr gut erledigen kann, gehen Sie auf seinen Spruch nicht ein. Kontern Sie entsprechend: „Sieh es als Möglichkeit zu lernen.“
Rückdelegationen vermeiden II: „Das ist so kompliziert, ich vergesse immer, wie das geht!“
In jedem Unternehmen gibt es Vorgänge, die tatsächlich sehr kompliziert sind. Oder die so selten auszuführen sind, dass die einzelnen Arbeitsschritte in der Zwischenzeit in Vergessenheit geraten. Das kann von „Papier nachlegen“ im Faxgerät oder „Farbpatrone wechseln“ beim Drucker bis hin zu komplexen Bestellvorgängen in Ihrer Software reichen. Solche Aufgaben landen dann schnell bei Ihnen.
In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu schreiben und direkt neben das Gerät zu hängen. Überlegen Sie auch, ob Sie eventuell Fotos machen und beifügen. Damit haben Ihre Kollegen eine Ausrede weniger, warum sie mit dem Gerät nicht zurechtkommen.
Geht es um Probleme mit einer besonderen Software, sprechen Sie mit Ihrem Chef, ob eine Schulung Ihrer Kollegen sinnvoll ist. Sorgen Sie dann dafür, dass allen Schulungsteilnehmern umfangreiches Material zur Verfügung gestellt wird.
Können Sie die Schulung bei Ihrem Chef nicht durchsetzen und ist auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung keine Lösung, versuchen Sie, die Situation als Chance zu sehen. Werden Sie zur Expertin für diese Software. Arbeiten Sie sich tiefer ein als alle anderen und stellen Sie sicher, dass Sie alle Fragen beantworten können. Damit werden Sie unverzichtbar.
Rückdelegationen vermeiden III: „Also, ich mach’s nicht!“
Oft liegt das Problem auch darin, dass nicht klar ist, wer nun für die Aufgabe oder das Problem konkret zuständig ist. Hier ist Ihr Chef gefragt. Er muss festlegen, welcher Kollege welche Tätigkeiten durchzuführen hat. Achten Sie aber sorgfältig darauf, dass er nicht aus reiner Bequemlichkeit alles Ihnen zuteilt. Machen Sie ihm gegebenenfalls klar, dass Sie andere wichtigere Arbeiten für ihn nicht erledigen können, wenn Sie sich den ganzen Tag um Kleinkram kümmern müssen.
Auch eine Teambesprechung kann helfen. Listen Sie alle Arbeiten auf, die regelmäßig unerledigt bleiben, weil niemand sich dafür zuständig fühlt. Verteilen Sie sie anschließend gemeinsam. Wenn die ganze Gruppe zusammensitzt, ist klar, dass jeder seinen Teil übernehmen muss. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Dann reicht Ihnen ein Blick in die Liste, um ratlose Kollegen an den richtigen, das heißt in diesem Falle zuständigen Kollegen zu verweisen. Auch so lassen sich Rückdelegationen vermeiden.
Ja, das kenn ich – von meinen Kindern 🙂