Salamitaktik: Häppchenweise zum Erfolg

Mit der Salamitaktik bekommen Sie jede Aufgabe klein – und fertig. Ganz gleich ob es darum geht, einen Kongress vorzubereiten, eine Publikationsreihe zu planen oder eine umfangreiche Präsentation, das ist immer ein riesiger Berg Arbeit. Und der kann ganz schön einschüchtern und lähmen. Statt also die Zeit auszunutzen und gleich mit der Erledigung anzufangen, wird die Aufgabe erst einmal auf die lange Bank geschoben. Bis dann der Stress kommt. Beugen Sie vor: mit der Salamitaktik.

Das Vorgehen ist einfach. Die anstehende Aufgaben wird in möglichst viele kleine, überschaubare Teilschritte unterteilt. Jeder Teilschritt ist einfach zu erledigen und beansprucht nur eine überschaubare Zeit. Nach und nach werden dann alle Teilschritte abgearbeitet, sodass sich die große Aufgabe wie ein Puzzle zusammensetzt. So gehen Sie im Einzelnen vor:

Salamitaktik 1: Ziel festlegen

In einem ersten Schritt geht es darum, das eigene Ziel zu definieren. Was wollen und müssen Sie bis zu welchem Zeitpunkt erreicht haben? In welcher Qualität müssen Sie liefern? Woran erkennen Sie, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben? Dies wird Ihnen in der Regel vorgegeben, aber dennoch ergeben sich meist Spielräume bei der konkreten Ausarbeitung. Nutzen Sie diese, wenn die Zeitvorgabe knapp ist: Nicht immer ist ein perfektes Ergebnis erforderlich, oft reicht ein sehr gutes auch aus.

Salamitaktik 2: Teilschritte definieren

Steht das große Ziel mit seinem Zeitplan fest, können Sie sich daran machen, es in kleine Teilschritte zu unterteilen. Angenommen, Sie müssen eine umfangreiche Präsentation vorbereiten. Dann sind mögliche Teilziele:

• Briefing einfordern und sichten
• Gliederung erstellen und freigeben lassen
• Text recherchieren, erstellen
• Bildmaterial recherchieren und bearbeiten
• Statistiken aktualisieren
• Musterfolie überarbeiten/aktualisieren
• Folien erstellen
• Ausdrucke fertigstellen/Handouts binden lassen

Gehen Sie bei dieser Auflistung chronologisch vor, dann vergessen Sie nichts.

Salamitaktik 3: Zeitleiste erstellen

Ist erst einmal klar, was Sie alles in welcher Reihenfolge machen müssen, schätzen Sie die jeweilige Dauer der Aufgaben. Um die Gliederung der Präsentation zu erstellen, brauchen Sie vielleicht nur zwei Tage, aber die Freigabe kann länger dauern. Für das Binden der Handouts müssen Sie erfahrungsgemäß mindestens drei Tage einrechnen, dafür geht es meist sehr schnell, die Statistiken zu aktualisieren, und so weiter. Je länger Sie für einen Teilschritt brauchen oder auf seine Erledigung durch Dritte warten müssen, desto früher sollten Sie damit anfangen.

Verteilen Sie anschließend alle Teilschritte auf einer Zeitleiste. Wenn Sie vier Wochen für die gesamte Aufgabe Zeit haben, sollten Sie so planen, dass Sie ungefähr dreieinhalb Wochen vor Abgabetermin fertig sind.

Für unsere Präsentation bedeutet das: In der ersten Woche planen Sie, sich das Briefing zu besorgen, die Gliederung zu erstellen und sie zur Freigabe weiterzugeben. Am Ende der zweiten Woche wollen Sie sich um den Text kümmern, die Bilder und die Statistiken bearbeiten und in der dritten Woche fassen Sie alles in den Folien zusammen. Für die Ausdrucken und das Binden bleiben dann noch einige Tage.

Tipp: Planen Sie immer ausreichend Pufferzeiten ein, sonst ist Stress vorprogrammiert, sobald es an irgendeiner Stelle hakt.

Salamitaktik 4: Teilschritte weiter untergliedern

Für die Salamitaktik kommt jetzt der entscheidende Schritt: Brechen Sie die Arbeitsschritte noch weiter herunter, solange bis die Einzelaufgaben für Sie ihren Schrecken verlieren. Sie müssen insgesamt zehn Bilder raussuchen und bearbeiten? Nehmen Sie sich nicht alle zehn auf einmal vor, wenn Ihnen das viel zu viel Arbeit erscheint. Fangen Sie mit zwei am ersten Vormittag und zwei am ersten Nachmittag an. Schon sind vier von zehn Bildern bearbeitet. Das motiviert für die restlichen sechs. Oder beginnen Sie mit der Bildersuche in der ersten Wochenhälfte und schließen die Bildbearbeitung in der zweiten Wochenhälfte an. Entscheidend ist, dass Sie sich jeden Tag vornehmen, ein kleines, vorab definiertes Stückchen der Arbeit zu erledigen. Und am Ende der Woche ist auf einmal ein großer Schritt geschafft.

Salamitaktik 5: Anfangen

Wer nicht anfängt, wird auch nicht fertig. Allerdings sollte es Sie nach den vorherigen Schritten keine Überwindung mehr kosten, sich tatsächlich an die Arbeit zu machen. Wenn doch (und wenn es die Zeit zulässt): Kehren Sie zu Schritt 4 zurück und zerstückeln Sie die Aufgabe noch weiter.

Übrigens: Forscher haben herausgefunden, dass es gar nicht mehr so schlimm ist, an einer Aufgabe dranzubleiben, wenn man einmal angefangen hat. Im interessanten Buch „Machen, nicht denken“ ist dieses Phänomen gut beschrieben (mit Tipps, wie Sie es für den Alltag nutzen können).