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Papierloses Büro: Lassen Sie scannen

Die eindeutige Archivierung ist Voraussetzung für ein papierloses Büro

Die eindeutige Archivierung ist Voraussetzung auch für ein papierloses Büro. Abb.: SAGA GmbH

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Träumen Sie auch vom papierlosen Büro? Davon, dass alle Unterlagen digital vorliegen und Sie sämtliche Akten elektronisch führen? Von einer eindeutigen Verschlagwortung der Inhalte und einem Zugriff von überall auf der Welt?

Papierloses Büro? Die Realität sieht meist anders aus

Die Realität sieht in den meisten Unternehmen allerdings anders aus, ein papierloses Büro ist oft meilenweit entfernt. Papier- und PDF-Rechnungen bestehen nebeneinander, Ausdrucke selbst von E-Mails sind an der Tagesordnung und Mitarbeiter müssen lange suchen, bis sie die gewünschten Informationen finden, weil nicht klar ist, ob diese im Aktenschrank oder im Dateiverzeichnis liegen.

Eines der Probleme: der immense Aufwand, der mit der Erfassung der Daten verbunden ist. Selbst wenn die Postabteilung schon das Einscannen der Eingangspost übernimmt, entstehen an anderen Stellen im Unternehmen immer wieder analoge Unterlagen, die dann erst mühselig digitalisiert werden müssen. Werfen Sie beispielsweise mal einen Blick in Ihre Personalakten, in denen meist Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Bestätigungen und Beurteilungen digital und analog munter durcheinanderliegen. Zudem gibt es in jedem Unternehmen Berge alter Dokumente, die aber nach wie vor in Projekten benötigt werden. Oft geht es um ganze Archive, die nachträglich ins Computerzeitalter transportiert werden müssen. Ob die einzelnen Mitarbeiter dann konsequent am Projekt „Papierloses Büro“ mitarbeiten, alles digitalisieren und verschlagworten, ist zumindest fraglich.

Scandienstleister ermöglichen das papierlose Büro

In solchen Situationen schlägt die Stunde von professionellen Scandienstleistern wie der SAGA GmbH. Auf dem Weg zum papierlosen Büro können diese ein paar der dicken Brocken aus dem Weg räumen, etwa:

  • Digitalisierung des Posteingangs. Das Prinzip: Sie richten für Ihr Unternehmen ein Postfach bei der SAGA ein und lassen Ihre Post ab sofort dorthin schicken. Der Dienstleister öffnet Ihre Post mindestens einmal am Werktag, scannt sie ein und schickt sie Ihnen online zu. Hier sind auch weitere Dienstleistungen möglich, etwa das komplette Rechnungsmanagement der Eingangsrechnungen.
  • Erfassung Ihres Archivs. Besonders bei umfangreichen Projekten, an denen viele Mitarbeiter beteiligt sind, die möglicherweise auch noch an unterschiedlichen Standorten sitzen, sind digitale Unterlagen Gold wert. Lassen Sie Ihre Projektakten abholen, einscannen und stellen Sie sie so allen auf elektronischem Wege zur Verfügung.
  • Aufbewahrung und Vernichtung Ihrer Akten. Sind die Papierberge erst einmal aus Ihrem Archiv verschwunden und digitalisiert, werden Sie sie vermutlich gar nicht wiederhaben wollen. Bei der SAGA können Sie Unterlagen daher auch gleich sicher vernichten lassen, unter Berücksichtigung des Datenschutzes und der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Ein papierloses Büro hat auch Nachteile

Die Vorteile des papierlosen Büros liegen auf der Hand: Alle Mitarbeiter können jederzeit und von überall aus auf die Daten zugreifen, die Papierberge schrumpfen, es wird weniger Platz für das Archiv benötigt usw. Und wenn das System funktioniert und rundläuft, können Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen deutlich verschlanken und beschleunigen.

In der Begeisterung wird aber oft übersehen, dass es auch Nachteile gibt. Der Aufwand ist nur ein Punkt.

  • Damit Sie alles jederzeit wiederfinden, braucht ein papierloses Büro eine klare Systematik und Verschlagwortung aller Daten. Die Digitalisierung ist damit ein umfangreiches strategisches Projekt, an dem alle Abteilungen und vor allem auch die Geschäftsführung aktiv mitarbeiten müssen. Das lässt sich nicht mal nebenbei anstoßen und umsetzen.
  • Sie müssen mit Widerständen in der Belegschaft rechnen. Nicht jeder kommt mit digitalen Daten ebenso gut zurecht wie mit Papiernotizen. Planen Sie gegebenenfalls Schulungsrunden ein, damit alle mit dem neuen Vorgehen gut arbeiten können.
  • Viele Unternehmen scheuen davor zurück, analoge Akten außer Haus zu geben und digitale Daten online zu stellen, um allen den Zugriff zu ermöglichen. Ein Restrisiko bleibt immer (allerdings auch dann, wenn Sie alles intern und in Papierform lagern. Schon so manches Archiv wurde beispielsweise durch einen Wasserschaden vernichtet). Sehen Sie sich genau an, wen Sie mit der Digitalisierung beauftragen, um hier keine bösen Überraschungen zu erleben.
  • Geben Sie Akten laufender Projekte zur Digitalisierung an einen Dienstleister, stehen diese während des Prozesses nicht für die Einsicht und Bearbeitung zur Verfügung. Diese Dauer sollten Sie natürlich so kurz wie möglich halten, nach Angaben der SAGA müssen Sie mit maximal einer Woche rechnen. Sprechen Sie dieses Problem unbedingt an.
  • Es fallen Kosten an. Zwar sparen Sie auf der einen Seite bei den Druckkosten, brauchen aber andererseits viel Speicherkapazität und müssen gegebenenfalls den Dienstleister bezahlen. Das Scannen eines breiten DIN-A4-Ordners kostet bei der SAGA 12,50 Euro.

Ist das papierlose Büro bei Ihnen im Haus ein Thema? Oder setzt Ihr Unternehmen vorläufig weiter auf Daten auf Papier? Berichten Sie mir und anderen Usern im Kommentarbereich.

— Werbung — Bei diesem Text handelt es sich um einen sponsored Post, also um einen Beitrag, den ich gegen Honorar geschrieben habe. Der Kunde hat dabei das Thema vorgegeben, nicht aber die Richtung des Textes.

1 Kommentar

  1. Das Papierlose Büro ist schon eine komfortable Sache, vor allem wenn viele Kollegen über mehrere Standorte hinweg auf die Daten zugreifen können. Natürlich ist die Archivierung zunächst einmal mit Arbeitsaufwand verbunden, doch bietet es langfristig Vorteile.
    Gruß
    Christian

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