Papierloses Büro: Lassen Sie scannen

Träumen Sie auch vom papierlosen Büro? Davon, dass alle Unterlagen digital vorliegen und Sie sämtliche Akten elektronisch führen? Von einer eindeutigen Verschlagwortung der Inhalte und einem Zugriff von überall auf der Welt? Und das alles mit möglichst geringem Aufwand?

Papierloses Büro? Die Realität sieht meist anders aus

Die Realität sieht in den meisten Unternehmen allerdings anders aus, ein papierloses Büro ist oft meilenweit entfernt. Rechnungen auf Papier und elektronische Rechnungen bestehen nebeneinander, Ausdrucke selbst von E-Mails sind an der Tagesordnung und Mitarbeiter müssen lange suchen, bis sie die gewünschten Informationen finden, weil nicht klar ist, ob diese im Aktenschrank oder im Dateiverzeichnis liegen.

Eines der Probleme: der immense Aufwand, der mit der Erfassung der Daten verbunden ist. Selbst wenn die Postabteilung schon das Einscannen der Eingangspost übernimmt, entstehen an anderen Stellen im Unternehmen immer wieder analoge Unterlagen, die dann erst mühselig digitalisiert werden müssen. Werfen Sie beispielsweise mal einen Blick in Ihre Personalakten, in denen meist Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Bestätigungen und Beurteilungen digital und analog munter durcheinander liegen. Zudem gibt es in jedem Unternehmen Berge alter Dokumente, die aber nach wie vor in Projekten benötigt werden. Oft geht es um ganze Archive, die nachträglich ins Computerzeitalter transportiert werden müssen. Ob die einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dann konsequent am Projekt „Papierloses Büro“ mitarbeiten, alles digitalisieren und verschlagworten, ist zumindest fraglich. Allerdings hat hier mit der Coronapandemie bei vielen ein Umdenken eingesetzt. Die Arbeit aus dem Homeoffice heraus war nur möglich, wenn die erforderlichen Daten digital vorlagen. Diese Einsicht hat in vielen Unternehmen für einen echten Schub in Richtung papierloses Büro gesorgt.

Scandienstleister ermöglichen das papierlose Büro

In solchen Situationen schlägt die Stunde von professionellen Scandienstleistern. Auf dem Weg zum papierlosen Büro können diese ein paar der dicken Brocken aus dem Weg räumen, etwa:

• Digitalisierung des Posteingangs. Das Prinzip: Sie richten für Ihr Unternehmen ein Postfach beim Dienstleister ein und lassen Ihre Post ab sofort dorthin schicken. Der Dienstleister öffnet Ihre Post mindestens einmal am Werktag, scannt sie ein und schickt sie Ihnen online zu. Hier sind auch weitere Dienstleistungen möglich, etwa das komplette Rechnungsmanagement der Eingangsrechnungen.
• Erfassung Ihres Archivs. Besonders bei umfangreichen Projekten, an denen viele Mitarbeiter beteiligt sind, die möglicherweise auch noch an unterschiedlichen Standorten sitzen, sind digitale Unterlagen Gold wert. Lassen Sie Ihre Projektakten abholen, einscannen und stellen Sie sie so allen auf elektronischem Wege zur Verfügung.
• Aufbewahrung und Vernichtung Ihrer Akten. Sind die Papierberge erst einmal aus Ihrem Archiv verschwunden und digitalisiert, werden Sie sie vermutlich gar nicht wiederhaben wollen. Bei vielen Dienstleistern können Sie Unterlagen daher auch gleich sicher vernichten lassen, unter Berücksichtigung des Datenschutzes und der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Ein papierloses Büro hat auch Nachteile

Die Vorteile des papierlosen Büros liegen auf der Hand: Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können jederzeit und von überall aus auf die Daten zugreifen, die Papierberge schrumpfen, es wird weniger Platz für das Archiv benötigt usw. Und wenn das System funktioniert und rundläuft, können Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen deutlich verschlanken und beschleunigen.

In der Begeisterung wird aber oft übersehen, dass es auch Nachteile gibt. Der Aufwand ist nur ein Punkt.

• Damit Sie alles jederzeit wiederfinden, braucht ein papierloses Büro eine klare Systematik und Verschlagwortung aller Daten. Die Digitalisierung ist damit ein umfangreiches strategisches Projekt, an dem alle Abteilungen und vor allem auch die Geschäftsführung aktiv mitarbeiten müssen. Das lässt sich nicht mal nebenbei anstoßen und umsetzen.
• Sie müssen mit Widerständen in der Belegschaft rechnen. Nicht alle kommen mit digitalen Daten ebenso gut zurecht wie mit Papiernotizen. Planen Sie gegebenenfalls Schulungsrunden ein, damit alle mit dem neuen Vorgehen gut arbeiten können.
• Viele Unternehmen scheuen davor zurück, analoge Akten außer Haus zu geben und digitale Daten online zu stellen, um allen den Zugriff zu ermöglichen. Ein Restrisiko bleibt immer (allerdings auch dann, wenn Sie alles intern und in Papierform lagern. Schon so manches Archiv wurde beispielsweise durch einen Wasserschaden vernichtet). Sehen Sie sich genau an, wen Sie mit der Digitalisierung beauftragen, um hier keine bösen Überraschungen zu erleben.
• Geben Sie Akten laufender Projekte zur Digitalisierung an einen Dienstleister, stehen diese während des Prozesses nicht für die Einsicht und Bearbeitung zur Verfügung. Diese Dauer sollten Sie natürlich so kurz wie möglich halten. Sprechen Sie dieses Problem unbedingt an.
• Es fallen Kosten an. Zwar sparen Sie auf der einen Seite bei den Druckkosten, brauchen aber andererseits viel Speicherkapazität und müssen gegebenenfalls den Dienstleister bezahlen.

Abb.: Tiko-AdobeStock