Der Briefbogen: Abmessungen laut DIN 5008, Version 2020

Aufbau und Gestaltung eines Briefbogens sind wesentliche Bestandteile der DIN 5008, für die Arbeit im Sekretariat oft sogar die wichtigsten. Aber wie genau sieht nun ein DIN-gerechter Briefbogen laut aktueller Version der DIN 5008 (März 2020) aus? Was steht wo? Wie breit sind die Seitenränder und was ist mit Informationsblock und Anschriftfeld? Zeit, etwas Licht ins Dunkel zu bringen.

Was gilt derzeit für den Briefbogen in der DIN 5008?

Im Internet finden sich viele Vorlagen für einen Briefbogen nach DIN 5008. Allerdings ist hier Vorsicht angebracht, denn viele davon sind hoffnungslos veraltet. Gleiches gilt auch für viele der Anleitungsvideos, mit denen Sie eine Vorlage selbst erstellen können. Auch hier wird sehr häufig mit Werten und Informationen gearbeitet, die überholt sind.

Welche Version ist derzeit gültig?

Im März 2020 wurde die aktuelle Version der DIN 5008, die „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ vorgibt, veröffentlicht. Der offizielle Name ist DIN 5008:2020-03. Die Regeln, die den Aufbau und die Gestaltung des Briefbogens bestimmen, stehen in Kapitel 19.

Die DIN 676: Ein Blick in die Geschichte der DIN 5008

Ganz früher einmal gab es für diese Vorgaben für den Briefbogen eine eigene DIN, die DIN 676. Der technische Fortschritt, vor allem die Ablösung der Schreibmaschine durch den Computer, hat aber dazu geführt, dass der Briefbogen in die DIN 5008 aufgenommen wurde: War es früher sinnvoll, den Briefbogen und seine Beschriftung jeweils gesondert zu betrachten, werden heute beide Elemente in Textbearbeitungsprogrammen gemeinsam bearbeitet. Damit wurde das System der Abmessungen, das in der DIN 676 noch auf Gradzahlen beruhte, weitgehend abgelöst und durch Angaben in Zentimeter und Millimeter ersetzt. Die Gradzahlen waren ein Relikt aus der Zeit der Schreibmaschinen.

Diese Änderung hat vor allem Folgen für die Abstände der einzelnen Elemente vom linken Blattrand aus. Und sie ist ein guter Maßstab dafür, wie aktuell die Informationen sind, die Ihnen im Internet präsentiert werden. Wer hier mit alten, krummen, auf Gradzahlen beruhenden Werten arbeitet, hat schlicht und ergreifend die letzten DIN-Reformen verschlafen. Entsprechende Angaben sind wertlos.

Tschüss Bezugszeichenzeile

Mit der aktuellen DIN 5008 ist die Bezugszeichenzeile aus dem Briefbogen endgültig gestrichen worden. Sie wird ersetzt durch den Informationsblock. Hintergrund ist, dass Unternehmen den Empfängern und Empfängerinnen heute weit mehr Kontaktangaben mitgeben als früher: Neben den Klassikern wie Telefon und Fax werden auch E-Mail-Adresse oder Internetseiten kommuniziert. Diese passten in die Bezugszeichenzeile einfach nicht mehr hinein. Im Informationsblock wurde daher für solche Angaben Platz geschaffen.

Wenn Sie im Netz Vorlagen finden, die noch eine Bezugszeichenzeile tragen, können Sie diese ignorieren, sie entsprechen nicht dem aktuellen Stand der DIN 5008.

Abmessungen von der Blattkante aus

Wo also stehen die einzelnen Elemente vom jeweiligen Blattrand aus (Basis ist immer ein DIN-A4-Blatt)? Die wichtigste Abmessung, die Sie sich merken sollten, ist „25 mm von der linken Blattkante aus“. Das ist die Fluchtlinie auf dem Briefbogen nach DIN 5008, an der nahezu alle Texte ausgerichtet sind. Der Abstand von der rechten Blattkante beträgt mindestens 20 mm, beim Informationsblock mindestens 10 mm. Die Werte für die einzelne Felder und Elemente im Einzelnen sind:

Element	Abstand von oben	Abstand von linker Blattkante	Abstand von rechter Blattkante
Höhe Briefkopf Form A	27 mm von oberer Blattkante	–	–
Höhe Briefkopf Form B	45 mm von oberer Blattkante	–	–
Anschriftfeld	27 mm (Form A) 45 mm (Form B) jeweils von oberer Blattkante Größe: 40× 85 mm	20 mm, Beschriftung beginnt bei 25 mm	–
Informationsblock	32 mm (Form A) 50 mm (Form B) jeweils von oberer Blattkante Höhe ist variable, mind. 40 mm, max. Breite: 75 mm	125 mm	mind. 10 mm
Falzmarke/Faltmarke 1	87 mm (Form A) 105 mm (Form B) jeweils von oberer Blattkante	keine Vorgaben, die Falzmarken sollen aber im sogenannten Heftrand liegen, das sind die ersten 20 mm von der linken Blattkante aus	–
Falzmarke/Faltmarke 2	105 mm von der unteren Blattkante (Form A) 210 mm von oberer Blattkante (Form B)	keine Vorgaben, die Falzmarken sollen aber im sogenannten Heftrand liegen, das sind die ersten 20 mm von der linken Blattkante aus	–
Lochmarke	148,5 mm von oberer Blattkante	keine Vorgabe, die Lochmarke soll aber im sogenannten Heftrand liegen, das sind die ersten 20 mm von der linken Blattkante aus	–
Betreff	8,46 mm unterhalb des Informationsblocks (zwei Leerzeilen)	25 mm	20 mm
Anrede	zwei Leerzeilen nach der Betreffzeile	25 mm	–
Brieftext	eine Leerzeile nach der Anrede	25 mm	20 mm
Grußformel	eine Leerzeile nach dem Brieftext	25 mm	–
Verweis auf Folgeseite, Seitennummerierung	mindestens 4,23 mm unterhalb des Felds für den Brieftext (eine Leerzeile)	auch rechtsbündig möglich	20 mm
Unternehmens- und Behördenbezeichnung	eine Leerzeile nach Grußformel	25 mm	–
Wiederholung des Namens des Unterzeichnenden	kann innerbetrieblich einheitlich festgelegt werden	25 mm	–
Anlagen- und Verteilvermerk	mindestens drei Leerzeilen unter der Grußzeile oder der Firmenbezeichnung, bei Nennung eines Unterzeichnenden eine Leerzeile Abstand Die Vermerke können auch neben die Grußformel verschoben werden, wenn ansonsten kein Platz vorhanden ist. Dann gilt: eine Leerzeile vom Brieftext Abstand	25 mm bzw. 125 mm, sofern der Platz neben der Grußformel genutzt wird	20 mm

Haben Sie eine Frage zur aktuellen DIN 5008? Dann schreiben Sie mir eine E-Mail an hallo@arbeiten-im-sekretariat.de oder hinterlassen Sie einen Kommentar.

Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung: Sonderdruck von DIN 5008:2020 (Beuth Praxis) Beuth Verlag

Abb.: Suriyo-AdobeStock

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