Urlaubsvertretung – wer sorgt dafür, dass Ihr Job erledigt wird?

„Wer übernimmt meine Urlaubsvertretung?“ Allmählich nähern sich die großen Schulferien und damit für viele auch der Familienurlaub. Damit wird es Zeit, sich darum zu kümmern, wer Ihre Urlaubsvertretung übernimmt. Denn je nach Vertretungslösung sehen Ihre Vorbereitungen anders aus.

Urlaubsvertretung 1: die Kollegin nebenan

Das ist wohl der häufigste Fall in deutschen Unternehmen: Die Kollegen und Kolleginnen vertreten sich gegenseitig.

Vorteile einer internen Urlaubsvertretung

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Die Kollegin kennt das Unternehmen, die anderen Personen, Zuständigkeiten und Abläufe. Das erspart Ihnen beiden viele Absprachen und Erklärungen.
• Passwörter, Zugangskarten, Berechtigungen müssen eventuell erweitert, aber nicht komplett neu angelegt werden. Das senkt den organisatorischen Aufwand.
• Sie können aufgrund der räumlichen Nähe sehr früh mit dem Übergabeprozess beginnen und etwa bei der Projektplanung bereits jetzt auf Ihre jeweiligen Abwesenheiten Rücksicht nehmen.
• Die Kollegin ist ohnehin im Haus, damit fallen keine weiteren Kosten an. Das interessiert vor allem den Arbeitgeber.

Nachteile einer internen Lösung

Aber es gibt auch Nachteile:

• Heutzutage hat jeder in den Unternehmen viel zu tun. Ihren Bereich zusätzlich zu übernehmen, ist für die Kollegin eine große Belastung. Die Gefahr besteht, dass Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit nur halbherzig erledigt werden.
• Die gegenseitige Vertretung bedeutet natürlich, dass auch Sie einmal die Aufgaben Ihrer Kollegin übernehmen müssen. Dann liegt die große Arbeitsbelastung bei Ihnen und Sie müssen möglichst professionell zwei Arbeitsplätze stemmen.
• Nur weil Sie Kolleginnen sind, heißt das nicht, dass Sie sich auch gut verstehen. Vielleicht haben Sie Bedenken, bestimmte Aufgaben an die Kollegin zu geben, weil Sie sich in einer Konkurrenzsituation befinden oder weil Sie befürchten, dass Abläufe nachhaltig gestört oder verändert werden. Immerhin erhalten Sie so gegenseitig tiefe Einblicke in die Arbeitsweisen der jeweils anderen. Solche Bedenken können Ihre Erholung im Urlaub nachhaltig beeinträchtigen.

Urlaubsvertretung 2: die Auszubildende

Oft werden in den Unternehmen auch Auszubildende als Urlaubsvertretungen eingespannt. Das kann funktionieren, wenn die Voraussetzungen stimmen:

• Auch Auszubildende kennen das Unternehmen, die Abläufe und die Kollegen, wenn auch weit weniger intensiv als langjährige Kollegen. Eine gründliche Einarbeitung ist in jedem Fall notwendig. Oft wird das gelöst, indem die Auszubildende vor Ihrem Urlaub längere Zeit im Rahmen der Ausbildung in Ihrer Abteilung eingesetzt ist.
• Auszubildende sind ohnehin im Unternehmen, zusätzliche Kosten fallen also nicht an. Bedenken Sie aber, dass sie tage- oder auch wochenweise in der Berufsschule sind und dem Unternehmen nicht zur Verfügung stehen. Außerdem gelten strenge Regelungen zu Arbeits- und Pausenzeiten, vor allem, wenn es sich um Minderjährige handelt.
• Für clevere Auszubildende ist es eine schöne Herausforderung, einen Arbeitsplatz einmal allein zu betreuen. Allerdings darf dabei nie vergessen werden, dass es sich nicht um Arbeitskräfte handelt, die komplett eigenverantwortlich handeln können (und dürfen). Sie müssen sich in jedem Fall darum kümmern, dass ein fester Ansprechpartner benannt ist – und auch mit ihm über die wichtigsten offenen Punkte während Ihres Urlaubs absprechen. Für den Auszubildenden steht im Vordergrund, dass er etwas lernt!
• Nicht jeder Auszubildende ist schon so weit, eine Urlaubsvertretung übernehmen zu können. Im ersten Lehrjahr ist das allein kaum zu bewältigen, ab dem zweiten Lehrjahr schon eher. Überlegen Sie genau, wem Sie Ihre Aufgaben übertragen wollen.
• Eventuell ist es sinnvoll, komplexe Vorgänge für eine Übergangszeit an einen externen Dienstleister zu übertragen, um den Nachwuchs zu entlasten.

Urlaubsvertretung 3: die Aushilfe

Ähnliches gilt auch für Aushilfen, die schon in Ihrem Unternehmen arbeiten und die während Ihrer Abwesenheit Ihren Arbeitsplatz betreuen.

• Aushilfe ist nicht gleich Aushilfe. Manche helfen Ihnen nur bei einfachen Arbeiten, wie etwa dem Bestücken von Konferenzmappen. Anderen übergeben Sie ganz selbstverständlich auch anspruchsvolle Aufgaben, weil Sie wissen, dass diese zuverlässig erledigt werden. Nur Menschen, auf deren Gewissenhaftigkeit Sie sich verlassen können, werden Sie als Urlaubsvertretung haben wollen.
• Bei vielen Aushilfen handelt es sich um Studenten, bei vielen anderen um Mütter, die aus unterschiedlichen Gründen nicht vollständig in die Berufswelt zurückkehren wollen. Damit haben Aushilfen oft kein Interesse daran und auch keine Möglichkeit, mehr zu arbeiten, weil das mit dem Stundenplan an der Uni kollidiert oder zu Schwierigkeiten bei der Kinderbetreuung führt. Wenn Sie diese Lösung in Betracht ziehen, erkundigen Sie sich so früh wie möglich, ob die Option für die Aushilfe überhaupt infrage kommt.
• Oft stehen die bestehenden Arbeitsverträge einer Ausweitung der Stundenzahl im Weg. Erkundigen Sie sich bei der Personalabteilung, welche Möglichkeiten es gibt.
• Auch hier kann es sinnvoll sein, einen externen Dienstleister, z. B. eine virtuelle Sekretärin, für bestimmte Tätigkeiten hinzuzubuchen.

Urlaubsvertretung 4: eine externe Vertretung

Dies ist in vielen Fällen die Ideallösung: Ihr Unternehmen beschließt, für die Zeit Ihrer Abwesenheit eine externe Fachkraft einzustellen. Entweder, indem sie über eine Zeitarbeitsfirma gebucht oder eine Interimssekretärin beauftragt wird. Beides kostet Geld, aber in den meisten Fällen können Sie sicher sein, dass jemand kommt, der Ihren Arbeitsplatz ohne große Reibungsverluste weiterführt. Die Organisation Ihrer Abteilung und die Entlastung Ihres Chefs bleiben bestehen – vor allem in Zeiten, in denen Projekte in wichtige Umsetzungsphasen treten, ist das wichtig.

• Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef rechtzeitig fest, welche Qualifikationen Ihre Vertretung haben muss, und beauftragen Sie ggf. einen externen Dienstleister mit der Suche. Überlegen Sie auch, ob Sie in der Vergangenheit schon einmal Kontakt zu einer externen Sekretärin hatten, die Sie gern wieder buchen würden.
• Lassen Sie sich von allen infrage kommenden externen Sekretärinnen Referenzen vorlegen, aus denen hervorgeht, dass sie die Aufgaben zuverlässig bewältigen.
• Auch wenn ein Profi kommt: Ohne gründliche Übergabe geht es nicht. Ihre Vertretung sollte mindestens einen Tag, besser mehrere, gemeinsam mit Ihnen im Unternehmen sein, damit Sie sie in alles einweisen können. Ein Chefhandbuch ist eine gute Unterstützung, reicht allein aber nicht aus.
• Denken Sie daran, rechtzeitig alle Zugangsdaten und Zutrittsrechte anzulegen, damit Ihre Kollegin bei Arbeitsantritt gleich loslegen kann.

Urlaubsvertretung 5: es gibt keine …

Und das ist mit Sicherheit die schlechteste Lösung: Sie haben überhaupt keine Urlaubsvertretung. In diesem Fall bleibt während Ihrer Abwesenheit mehr oder weniger alles liegen, nur das absolut Notwendige wird von Kollegen und Kolleginnen herausgefischt und erledigt. Wenn Sie aus dem Urlaub wiederkommen, wartet ein Berg Arbeit auf Sie. Schlimmer noch: Da kein Ansprechpartner vor Ort ist, kommen Ihr Chef und Ihre Kollegen schnell mal auf die Idee, Sie im Urlaub anzurufen und Sie zu einem Problem zu befragen. Keine schönen Aussichten für Ihre Erholung. Versuchen Sie, rechtzeitig für einen anderen Weg für Ihre Urlaubsvertretung zu sorgen:

• Handeln Sie sofort. Sprechen Sie mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin und unterbreiten Sie ihm Lösungsvorschläge. Vielleicht ist es möglich, zumindest für einzelne Aufgaben eine externe Kraft zu beauftragen, etwas für die Buchhaltung, die Sie normalerweise erledigen. Dann wird der Berg Arbeit, der auf Sie wartet, zumindest etwas kleiner.
• Betrachten Sie ab sofort alle Ihre Aufgaben schon mit Blick auf Ihren Urlaub. Können Sie kleinere Projekte bis zu Ihrer Abwesenheit abschließen? Oder überschneiden sich Zeiträume? Richten Sie die Planung auf den Urlaub aus und kommunizieren Sie Terminkollisionen.
• Delegieren Sie Aufgaben – ab sofort. Und lernen Sie, Nein zu sagen. Was gar nicht erst auf Ihrem Schreibtisch landet, wartet dort auch nicht, wenn Sie aus dem Urlaub wiederkommen.
• Besprechen Sie, in welchen (Not-)fällen Sie auch im Urlaub erreichbar sind, und vereinbaren Sie dafür Zeiten, also etwa „Nur dienstags und donnerstags und nur zwischen 10 und 11 Uhr – Ortszeit am Urlaubsort“, auch wenn das bedeutet, dass Ihr Chef bis zum Donnerstagnachmittag auf eine Information warten muss. Stellen Sie zu anderen Zeiten Ihr Handy aus.

Ganz gleich, welche Lösung in Ihrem Unternehmen letztlich zum Einsatz kommt: Während Ihres Urlaubs sind die Probleme Ihrer Vorgesetzten sowie Ihrer Kollegen und Kolleginnen nicht Ihre Sache. Ihre Erholung hat dann Vorrang. Darauf haben Sie einen gesetzlichen Anspruch. Und eine Auszeit ist wichtig, damit Sie anschließend wieder mit voller Kraft durchstarten können.

Abb.: Peera-AdobeStock