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Welches Tool nutze ich wofür? 7 Helferlein für mehr Effizienz

welches Tool nutze ich wofür?

Die Zeiten, in denen als Tool für die Arbeit gerade einmal das MS-Office-Paket zum Einsatz kam, sind lange vorbei. Mittlerweile nutzt wohl nahezu jeder von uns eine ganze Vielzahl unterschiedlicher Programme und Apps. Und das ist in vielen Fällen auch sinnvoll. Die Programme sind meist auf eine einzelne Aufgabe hin optimiert und damit schneller und flexibler als die Dickschiffe von früher. Welches Tool tatsächlich genutzt wird, ist allerdings sehr von den eigenen Vorlieben abhängig. Hier kommen meine sieben Favoriten, die ich fast alle täglich einsetze, um die Effizienz in meinem Büro zu steigern.

Tool #1: Evernote

Die Notizenverwaltung Evernote ist mittlerweile unverzichtbar für meine tägliche Arbeit und die Organisation meines Alltags. Ich gestehe, dass ich mehrere Anläufe gebraucht habe, um wirklich mit der App warm zu werden, aber mittlerweile würde ich auf sie nicht mehr verzichten wollen – zumindest nicht, ohne einen adäquaten Ersatz einzurichten.

Evernote ist für mich ein Sammelbecken für alles Mögliche. Ich nutze es für Gesprächsnotizen und als Ideenpool. Ich merke mir Websites, die ich mir später noch einmal genauer ansehen möchte. Mit Evernote habe ich meinen Einkaufszettel, Wunschzettel und meine To-do-Liste immer dabei. Aber auch die Nummer meines Staubsaugerbeutels, die Gebrauchsanleitung für meinen Thermostaten etc. Alles, was früher auf Ausdrucken, Notizzetteln und in Notizbüchern verteilt war, sammele ich mittlerweile in Evernote. Ich habe die App auf meinem Smartphone, auf meinem Desktop im Büro sowie auf meinem Laptop zu Hause und damit wirklich immer parat.

Artikelverwaltung in Evernote

Ein gut gefüller Themenspeicher in Evernote

Wirklich Gold wert ist die App für meine Blogbeiträge. Ich habe ein riesiges, stets wachsendes Sammelbecken an Artikelideen, aus dem ich jederzeit eine Idee herausfischen und für den nächsten Artikel angehen kann. Angst, dass mir die Themen ausgehen, habe ich wahrlich nicht. Und auch wenn es alles andere als bequem ist, am Smartphone zu schreiben, die Möglichkeit dazu habe ich. So kann ich jederzeit an meinen Texten weiterarbeiten, selbst unterwegs, etwa wenn die Wartezeit beim Arzt doch länger dauert oder ich mal wieder in einem verspäteten Zug sitze (und Züge, in denen ich sitze, haben fast immer Verspätung) und ich keine Lust habe, den Laptop rauszuräumen.

Die größten Vorteile von Evernote ist meiner Meinung nach seine Flexibilität und die tolle Suchfunktion, mit der ich jede Notiz wiederfinden kann, egal wie gut oder schlecht sie verschlagwortet ist. Nachteile hat die App natürlich auch. Der aus meiner Sicht größte ist, dass der Server in den USA steht und ich dort garantiert keine vertraulichen Dokumente lagern werde. Allerdings arbeite ich ohnehin mit einer NAS, sodass ich auf diesen Service nicht angewiesen bin. Evernote gibt es in einer kostenlosen und einer kostenpflichtigen Variante – ich bin mittlerweile bei der kostenpflichtigen gelandet und bin damit sehr zufrieden.

Tool #2: Scannable

Passend zu Evernote nutze ich Scannable. Damit kann ich mit dem Smartphone Scans machen, die dann automatisch in eine Evernote-Notiz umgewandelt werden. Das nutze ich zum Beispiel, um Produktideen, die ich mal auf dem Blog vorstellen möchte, festzuhalten. Oder um Plakate mit Veranstaltungshinweisen zu fotografieren und – mit einem Termin versehen – mich rechtzeitig daran erinnern zu lassen. Manchmal fotografiere ich so auch Rezepte oder Anleitungen aus einer Zeitschrift, die ich im Anschluss wegwerfe. Gleich nach dem Scan kann ich einen Namen vergeben und das Notizbuch festlegen – oder auch erst einmal alles auf die Schnelle in die Evernote-Inbox werfen. Die sichte ich ohnehin regelmäßig.

Das Tolle daran: Der Text auf den Scans wird von Evernote bei der Suche mit eingebunden!

Tool #3: Trello

Trello ist ein sehr einfaches, übersichtliches Tool, um Projekte zu managen. Pro Projekt kann ich mehrere sogenannte Boards anlegen, auf denen ich dann Aufgaben mit Arbeitsschritten festlege. Diese Aufgaben kann ich dann in unterschiedliche Listen verschieben: „Todo“, wenn ich noch nicht begonnen habe, „in Arbeit“, wenn ich dran bin, oder auch „Warten“, wenn ich noch auf eine Information oder Ähnliches warte. Im Grunde funktioniert das wie ein virtuelles Kanban-Board. Die Aufgaben kann ich auch anderen Nutzern zuweisen, etwa meiner Aushilfe. Sie sieht dann sofort, welche Aufgaben noch anstehen. Und ich sehe, wie weit sie mit den jeweiligen Tätigkeiten ist, wir können Kommentare zufügen oder Termine vergeben. Das erspart uns jede Menge Absprachen per Telefon oder E-Mail, wenn sie von zu Hause aus arbeitet.

In einem großen Projekt nutze ich Trello auch gemeinsam mit meinem Kunden und ein paar Freelancer-Kollegen. Das hat unsere Abläufe unglaublich beschleunigt, denn wir können alle immer jederzeit sehen, wer an welchen Punkten gerade arbeitet, und was demnächst ansteht. Unsere regelmäßig Telefonkonferenz ist seitdem nicht nur kürzer, insgesamt ist die Zusammenarbeit sehr viel effizienter geworden.

Tipp: Wir haben ein Board angelegt, auf dem jeder mitteilt, wann er aufgrund von Urlaub, Fortbildung oder Ähnlichem nicht erreichbar sein wird. Das erleichtert die Planung immens.

Übrigens beschreibt Carina von um180Grad.de hier einen Weg, Trello für die Tagesplanung zu nutzen. Das finde ich sehr interessant und werde ich bei Gelegenheit einmal ausprobieren.

Tool #4: Canva

Für die Artikel auf meinen Blogs, auf Facebook und vor allem für Pinterest benötige ich laufend Abbildungen. Das war lange Zeit ein echtes Problem. Selbst Fotos machen und zu bearbeiten, ist bei dem Thema von arbeiten-im-sekretariat.de viel zu aufwendig. Deshalb habe ich zunächst Abbildungen für meinen Blog auf fotolia gekauft, aber das wurde mit der Zeit zu teuer, mal abgesehen davon, dass die fotolia-Fotos mit der Zeit ganz schön langweilig werden. Dann bin ich auf eine kostenlose Bilddatenbank umgestiegen. Da war allerdings die Qualität der Fotos oft sehr schlecht, von einer einheitlichen Bildsprache konnte keine Rede sein und irgendwann bekam ich doch Zweifel, ob das juristisch alles so seine Rechtmäßigkeit hatte. Diese Bilder habe ich mittlerweile komplett von meinen Seiten gelöscht. Damit stand ich ohne Abbildungen da – was sowohl für meine Leser als auch für die Suchmaschinenoptimierung nicht besonders gut ist.

Die Lösung brachte mir Canva, ein kostenloses, webbasiertes Designprogramm, mit dem ich Grafiken selbst erstellen kann. Damit mache ich mittlerweile alles: die Blogabbildungen, meine Pinterestbilder, Infografiken für Schritt-für-Schritt-Anleitungen … Das geht schnell, sorgt über alle Medien hinweg für eine einheitliche, sehr reduzierte Optik und reicht für meine Zwecke – auch in der kostenlosen Version – vollkommen aus.

Tool #5: Boardbooster

Ich bin ja mit arbeiten-im-sekretariat.de auf Pinterest vertreten. Bei diesem Dienst ist es wichtig, regelmäßig und viel zu pinnen, um wirklich einen Effekt zu spüren. Ich hätte in meinem vollen und manchmal doch etwas hektischen Alltag keine Chance, das von Hand zu schaffen, deshalb setze ich hier auf den (kostenpflichtigen) Dienst Boardbooster. Mit dem kann ich meine Pins vorab am Stück anlegen und in sogenannten geheimen Boards abspeichern. Zu einem späteren Zeitpunkt werden sie dann automatisch auf die öffentlichen Boards gesetzt. So liefere ich dort mit überschaubarem Aufwand immer neuen Content. Einen ähnlichen Service bietet der ebenfalls kostenpflichtige Dienst Tailwind. Den nutze ich zwar aktuell nicht, werde aber eventuell demnächst einmal wechseln, um einen Vergleich zwischen beiden Diensten anzustellen.

Tool #6 und 7: MS-Office: Word und Outlook

Bei all den neuen Apps und Online-Tools gerät schnell in Vergessenheit, dass wir einige der wichtigsten Tools bereits seit Ewigkeiten an unseren Computern nutzen. Für mich sind MS-Word und MS-Outlook nach wie vor unverzichtbar. Zum einen, weil ich alle meine Texte für Kunden in Word schreibe und abgebe und meine Autoren in der Regel in Word schreiben und ich Korrekturen im „Änderungen-nachverfolgen“-Modus eintrage, zum anderen aber auch weil ich das Programm mittlerweile so gut kenne wie kein anderes. Seit Jahren lege ich darin nicht nur einfache Texte an, sondern arbeite mit Dateien, die über mehrere Hundert Seiten lang sind, die Inhalts- und Bildverzeichnisse haben. Mit Word schreibe ich E-Books und Artikel. Ich erstelle Indizes und Formulare, habe die Schnellbausteine in Word optimiert sowie Dokument- und Formatvorlagen auf genau meine Bedürfnisse hin ausgerichtet. Die verschiedenen Funktionen in Word sind damit für mich ein echter Effizienzturbo – vieles, sehr vieles funktioniert auf Knopfdruck.

Ähnliches gilt für Outlook. Hier habe ich über verschiedene Konten und Regeln viele Abläufe automatisiert und mir das System weitgehend so eingerichtet, dass es meinen Workflow unterstützt. Und: Ich habe nach der Sichtung tatsächlich eine leere Inbox – auch wenn das ein weiter Weg war! Allerdings ist Outlook für mich in vielen Bereichen noch nicht wirklich optimal, hier stoße ich oft an organisatorische Grenzen. Den Kalender finde ich derzeit tatsächlich unpraktisch, zumal die Synchronisierung nicht so läuft, wie ich mir das wünsche.

Notiz an mich selbst: Hier endlich eine praktikable Lösung mit Outlook finden oder auf einen anderen Kalender umsteigen …

Und sonst so?

Die Liste der Tools könnte ich noch fortsetzen. So kommen bei mir noch der Scrivener und das kleine, MindMap-ähnliche Tool Scapple zum Einsatz. Ich arbeite mit der Dragon Spracherkennung und erstelle gerade eine Textbaustein-Datenbank in Deluxe. Regelmäßig sind bei mir eine Passwortverwaltung und ein Dateimanager in Gebrauch. Und nicht zuletzt sammele ich alle meine Daten auf meiner NAS, meiner eigenen kleinen Mini-Cloud.

All das ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn ich auf meinen Streifzügen durch das Web oder bei der Lektüre der vielen Effizienz-Ratgeber auf einen richtig guten Tipp stoße, probiere ich den gern aus. Und wenn er sich bewährt, kann es durchaus vorkommen, dass ich ein altes Tool rauswerfe und durch ein neues ersetze. Bei Apps wie Evernote ist mir deshalb auch immer wichtig, dass ich die Daten exportieren und damit in einem anderen System nutzen kann.

Insgesamt bastele ich ständig daran, meine Abläufe zu verbessern und meine Effizienz zu steigern. Zum einen, weil mir das sehr viel Spaß macht. Zum anderen aber, damit ich mehr Zeit übrig habe, die mir noch mehr Spaß machen: für meine Hobbys, meine Familie und meine Freunde.

2 Kommentare

  1. Danke für die Tipps, einige davon kenne und nutze ich zwar schon, aber es waren auch ein paar neue dabei. Evernote werde ich jetzt nochmal genau unter die Lupe nehmen und mir auch auf Desktop-PC und MacBook ziehen. Und die App Scannable werde ich auch mal ausprobieren. Gut finde ich auch die Idee, Artikelideen (ich habe auch einen Blog) in ein Evernote-Dokument zu legen.
    Viele Grüße
    Claudia

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    • Hallo, Claudia,
      gerade für solche Ideensammlungen finde ich Evernote wirklich ideal. So sind alle Ideen immer an einer Stelle versammelt und ich muss nicht überlegen, ob ich dazu eine Notiz in einem Notizbuch gemacht hatte oder den passenden Prospekt aufgehoben hatte oder mir die Idee vielleicht von jemand Dritten als E-Mail geliefert wurde oder … Alles digitalisieren und an einer Stelle zu speichern, schafft mit der Zeit einen riesigen Fundus. Ich weiß nicht, wie viele Ideen ich zuvor verloren habe, obwohl ich gleichzeitig immer auf der Suche nach neuen Artikelthemen war/bin. Das ist zum Glück vorbei.
      Gruß Cordula

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