Chaos beseitigen – Schritt für Schritt

Platz schaffen, das Chaos beseitigen — das bedeutet: endlich ein aufgeräumtes Büro. Freie Flächen. Ordnung und Übersicht! Raum für Neues! Wer weiß, wie oft in den Büros dieser Wunsch ausgesprochen wird. Die Wirklichkeit sieht aber meist anders aus.

Platz schaffen, denn Chaos blockiert

In der einen Ecke liegen alte Zeitschriften herum, in der anderen haben sich Kabel gemütlich zusammengeringelt und auf Tischen und Stühlen stapeln sich Ordner, Prospekte und sonstige Unterlagen. Daneben: kaputte Geräte, die repariert werden sollen, alte USB-Sticks, die Sie noch sichten müssen, und jede Menge Werbekugelschreiber, die Sie immer von Messen mitnehmen. Kommt Ihnen ein solches Chaos bekannt vor? Dann ist es Zeit, einzuschreiten!

Chaos verursacht lange Suchzeiten

Zum einen behindert uns Chaos ganz praktisch, weil wir Unterlagen nicht finden und viel Zeit in die Suche investieren müssen. Weil wir uns im Raum nicht frei bewegen können, sondern sorgfältig die Stapel  umgehen müssen, damit sie nicht umfallen. Weil wir Flächen nicht richtig nutzen können, uns zum Beispiel nicht auf Stühle setzen können, wenn sich dort schon Papier breitgemacht hat (unsere Kunden und Kundinnen können sich übrigens dann auch nicht setzen).

Schätzungen zufolge werden bis zu 300 Arbeitsstunden pro Jahr in deutschen Büros für die Suche nach Dokumenten und Co. verplempert. Das ist viel Zeit, die uns dann für wichtige Projekte fehlt. Allein dafür lohnt es sich, regelmäßig Ordnung zu schaffen, selbst wenn das ein paar Tage in Anspruch nehmen sollte.

Fehlender Überblick demotiviert und lenkt ab

Zum anderen aber blockiert Chaos auch innerlich. Denn die vielen Stapel um uns herum signalisieren: „Hier wartet noch Arbeit auf dich! Ich will noch gelesen, repariert, bezahlt, beachtet werden.“ Das lenkt uns von der Aufgabe, die wir eigentlich gerade bearbeiten, ab und verursacht ein permanent schlechtes Gewissen. Und das auch oft noch völlig zu Unrecht. Müssen wir tatsächlich die Zeitschriften lesen, die seit einem Jahr unbeachtet in einer Ecke liegen? Lohnt es sich wirklich, den alten, defekten Bildschirm noch reparieren zu lassen? Solche Dinge sind nicht nur Platz-, sondern auch üble Energieräuber. Also weg damit!

Auch wenn es nicht möglich ist, alles, was herumliegt, endgültig zu entsorgen, tut es gut, regelmäßig auszumisten, für Klarheit zu sorgen und Vorgänge ad acta zu legen. „Aus den Augen, aus dem Sinn“ ist dann das gewünschte Ergebnis.

Chaos beseitigen mit der Vier-Kisten-Methode

Oft ist das ganz wörtlich gemeint: Platz schaffen! Geben Sie dem Raum Raum zurück, damit Sie sich darin bewegen können. Machen Sie aus dem Sumpf an Unterlagen wieder einen Fluss, der Arbeit in Ihr Büro hinein-, vor allem aber auch wieder heraustransportiert.

Die Basismaßnahme für ein ordentliches Büro lautet: Ausmisten! Weg mit all den Dingen, die wir nicht mehr brauchen und die nur Platz und Energie rauben. Bestimmt kennen Sie die Vier-Kisten-Methode als Entrümpelungshilfe. Dafür nehmen Sie vier große Kisten und beschriften Sie wie folgt:

• Behalten
• Entsorgen
• Reparieren/Verschenken
• Weiß nicht

Was kommt in welche Kiste?

Nun geht es ans Aussortieren. Nehmen Sie jedes herumliegende Teil in die Hand und entscheiden Sie. Brauchen Sie es regelmäßig? Ist es gebrauchsfertig? Muss es repariert werden? Oder kann es einfach nur weg? Müssen Sie das Dokument aufbewahren? Ist der Prospekt wichtig? Arbeiten Sie sich schnell durch die Stapel in Ihrem Büro durch und sortieren Sie alles in die betreffende Kiste ein:

• In die Behalten-Kiste legen Sie alle Dinge, die Sie benötigen und nicht entsorgen können: aufbewahrungspflichtige Dokumente, Gebrauchsanleitungen für Geräte, die tatsächlich im Gebrauch sind, USB-Sticks, die Sie tatsächlich noch sichten müssen, etc. Seien Sie aber ehrlich zu sich selbst. Eine zwei Jahre alte Zeitschrift werden Sie in der Regel entsorgen können.
• In die Entsorgen-Kiste gehört alles, was defekt ist und was Sie garantiert nicht mehr brauchen werden. Um noch einmal den alten, kaputten Bildschirm zu bemühen: Den werden Sie vermutlich nie wieder benötigen, eine Reparatur ist viel zu teuer und auch unwahrscheinlich. Jemand anderes will das Gerät auch nicht haben. Das Teil nimmt nur wertvollen Platz ein. Also: ab damit auf den Müll.
• Die Reparieren/Verkaufen/Verschenken-Kiste ist für alles gedacht, was Sie selbst zwar nicht mehr benötigen, was aber zum Wegwerfen zu schade ist. Der alte Bildschirm steht bei Ihnen ungenutzt herum, ist aber voll funktionsfähig? Dann überlegen Sie, ob es einen gemeinnützigen Verein gibt, der ihn an Bedürftige weiterreicht. Andere Geräte müssen vielleicht wirklich nur repariert werden, bevor Sie sie wieder regelmäßig benutzen. Vielleicht finden Sie auch echte Schätze im Lager, also Dinge, die Sie noch verkaufen können.
• In die Weiß-nicht-Kiste legen Sie alles, bei dem Sie sich nicht sicher sind, ob Sie es nicht doch noch gebrauchen können. Das ist sozusagen ein Mülleimer auf Probe. Seien Sie geizig mit dem Platz in dieser Kiste, sonst schaffen Sie nur an einer anderen Stelle einen neuen Gerümpelberg. In der Regel können Sie die meisten Dinge in die Kiste „Entsorgen“ werfen.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie mit dem ersten Schritt fertig sind, geht es darum, den Inhalt der jeweiligen Kisten weiterzuverarbeiten. Am schnellsten erledigen Sie das in dieser Reihenfolge:

• Alles, was aus der Entsorgen-Kiste in normale Müllcontainer oder in den gelben Sack darf, packen Sie in entsprechende Müllsäcke und werfen es weg. Alte Zeitschriften, aussortierte Prospekte und Messekataloge von Annodazumal gehören ins Altpapier. Dokumente, die potenziell vertrauliche Angaben enthalten, werfen Sie zur Sicherheit vorher in den Reißwolf. Elektrische Geräte können Sie der Wiederverwertung auf einem Recyclinghof zuführen. Möglicherweise hat Ihre Aufräumaktion auch ergeben, dass große und sperrige Gegenstände entsorgt werden sollen, beispielsweise ein wackeliges Regal. So etwas gehört auf den Sperrmüll. Hier ist Ihr Hausmeister der richtige Ansprechpartner.
• Ihre Weiß-nicht-Kiste lagern Sie für eine Weile ein. So können Sie im Notfall auf den Inhalt zugreifen. Listen Sie (sehr kurz) auf, was sich in den Kisten befindet. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Ihre Ausmistaktion mehrere davon ergeben hat. So können Sie Dinge schneller wiederfinden, sollten Sie sich wider Erwarten doch noch einmal benötigen. Anschließend schreiben Sie groß auf die Kiste, wann Sie sie gefüllt haben, und stellen Sie sie ins Archiv. Brauchen Sie die Dinge in den Kisten innerhalb bestimmten Zeitraums nicht, können Sie den Inhalt bedenkenlos (und ohne ihn erneut zu sichten) entsorgen. Empfohlen wird als Aufbewahrungszeitraum in der Regel ein Jahr. Aber das kann unter Umständen für einige Abläufe zu kurz sein, etwa, wenn Ihr Unternehmen nur alle zwei Jahre an bestimmten Veranstaltungen teilnimmt. Legen Sie den Wartezeitraum so fest, dass er für Ihre Anforderungen passt. Halten Sie sich aber daran, den Inhalt der Kisten nach Ablauf dieser Galgenfrist zu entsorgen.
• Den Inhalt der Reparieren/Verkaufen/Verschenken-Kiste leiten Sie entsprechend weiter. Geben Sie Reparaturen in Auftrag und schicken Sie die Geräte an die ausführenden Stellen. Bieten Sie anderen Personen und Organisationen die Dinge an, die Sie verschenken, spenden oder verkaufen wollen. Seien Sie aber kritisch. Ist der Gegenstand tatsächlich noch verschenkenswert? Lässt er sich mit einem angemessenen Aufwand verkaufen? Kann jemand anderes wirklich noch etwas mit anfangen? Oder scheuen Sie sich einfach nur davor, ihn selbst wegzuwerfen? Die Kleiderkammern beispielsweise stöhnen jedes Jahr über Berge an Kleidungsstücken, die einfach nicht mehr tragbar sind und aufwendig und oft kostspielig von den sozialen Organisationen entsorgt werden müssen. Verschieben Sie Ihren Müll nicht einfach nur in ein anderes Büro oder in ein anderes Lager. Übernehmen Sie gegebenenfalls Verantwortung und entsorgen Sie die Dinge selbst.
• Der Inhalt der Behalten-Kiste macht am meisten Arbeit. Jetzt müssen Sie Entscheidungen treffen und Aufgaben angehen, die Sie womöglich schon lange vor sich herschieben. Nehmen Sie jeden Gegenstand aus der Kiste und legen Sie sofort fest, was damit geschehen soll. Weisen Sie allen Dingen einen festen Platz zu: Aufbewahrungspflichtige Dokumente packen Sie in die entsprechenden Ordner im Archiv. Gebrauchsanleitungen bewahren Sie am besten in der Nähe der betreffenden Geräte auf oder sammeln alle Anleitungen in einen Ordner. Vielleicht gehören diese Unterlagen aber auch gar nicht zu Ihnen, sondern zum Hausmeister? Leiten Sie solche Unterlagen sofort weiter. Wenn Sie Dokumente, USB-Sticks etc. noch sichten oder einscannen müssen oder etwas anderes drumherum veranlassen müssen, reservieren Sie für diese Aufgabe einen Termin in Ihrem Kalender und legen Sie den Vorgang in die Wiedervorlagemappe. Am Ende dieses Arbeitsschritts ist die Kiste leer und Sie haben für jeden Gegenstand den nächsten Schritt festgelegt.

Wo fangen Sie an, um Platz zu schaffen?

Es gibt Räume, da weiß man gar nicht, wo man mit dem Aufräumen und Entrümpeln anfangen soll. Etwa in einem Archiv, in das seit Jahren nur noch Sachen hereingebracht werden, aber nichts mehr rausgeholt wird. Wenn Sie sich dann fragen, wo Sie denn mit dem Aufräumen anfangen sollen, stellen Sie sich vorab ein paar Fragen:

• Gibt es einen Bereich, der Sie besonders ärgert? Das kann eine Ecke im Archiv sein, in die Sie gelegentlich gehen müssen, die Sie aber kaum erreichen können. Sparen Sie sich künftig den Ärger und fangen Sie da mit dem Entrümpeln an.
• Welcher Bereich verspricht den schnellsten Erfolg? Wenn Sie auf Anhieb sagen können, welche Regalinhalte komplett entsorgt werden können, schaffen Sie ohne viel Nachdenken in kurzer Zeit Platz. Den können Sie später eventuell gut gebrauchen, wenn Sie in anderen Bereichen vorsortieren. Das ist also ein guter Startpunkt.
• Sie können Teile des Archivs oder Lagers noch zu Geld machen? Prima, das ist ein guter Ansporn. Übrigens bringen auch alte CDs, DVDs und Altpapier noch etwas Geld, wenn die Mengen nur groß genug sind.
• Sie wissen überhaupt nicht, wo Sie anfangen sollen, weil das Chaos so groß ist? Dann ist die Antwort: irgendwo. Jeder Schritt, der Ordnung schafft, ist in solchen Fällen ein Schritt in die richtige Richtung.

Tricks, wie Sie das Chaos noch schneller beseitigen

• Werfen Sie alte Zeitschriften, Kataloge und Prospekte, die Sie seit Ewigkeiten nicht mehr in der Hand hatten, im Stapel weg. Wenn Sie erst einmal anfangen, solche Unterlagen durchzuschauen, finden Sie kein Ende.
• Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Geben Sie kaputte Geräte tatsächlich zeitnah in die Reparatur oder landet da nur eine Aufgabe mehr auf der langen Liste der Dinge, die noch zu erledigen sind? Im Zweifelsfall werfen Sie sie weg.
• Wenn sie etwas verschenken wollen: Will der oder die Beschenkte den Gegenstand ganz sicher haben? Oder wird das Gerümpel nur ein Zimmer weitergeschoben, wo es wieder auf unbestimmte Zeit lagert?
• Bringen Sie alles, was in der Entsorgen-Kiste liegt, möglichst schnell aus dem Raum, auch schon zwischendurch während der Entrümplungsaktion. Wenn Sie richtig loslegen, wird das sowieso notwendig sein. Mit jedem Gang zum Mülleimer, Papiercontainer oder sonstigem verlässt irgendetwas das Zimmer endgültig, wächst der freie Platz! Das motiviert.
• Sie haben keine Zeit für eine konzentrierte Ausmist-Aktion? Dann suchen Sie jetzt sofort schnell zehn Dinge zusammen, die Sie gleich wegwerfen können. Wiederholen Sie dies jeden Tag. Auch so schaffen Sie langfristig Platz.
• Werten Sie die neuen freien Flächen auf! Wenn die Sitzfläche eines Stuhls zum ersten Mal seit Monaten wieder das Tageslicht sieht, machen Sie sie sauber, setzen Sie sich darauf und trinken Sie ganz bewusst eine Tasse Tee oder Kaffee. Gehen Sie den nun freien Weg durch das Archiv ganz bewusst ein paar Mal hin und her. Stellen Sie sich in die entrümpelte Ecke Ihres Büros und betrachten Sie Ihren Raum aus dieser ungewohnten Perspektive. Je intensiver Sie diesen Moment für sich feiern, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie gleich am nächsten Tag wieder etwas auf die Fläche legen.

Wichtig ist, dass Sie sich nicht übernehmen. Ein Chaos, das Jahre Zeit hatte, sich zu entwickeln, lässt sich in der Regel nicht in ein paar Stunden beseitigen. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und freuen Sie sich auch über kleine Erfolge. Wer jeden Tag ein bisschen was schafft, kann am Ende der Woche auf einen ganze Berg getaner Arbeit blicken.

Abb.: makasana photo-AdobeStock