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Platz da! – geben Sie dem Chaos keine Chance

Platz da - geben Sie dem Chaos keine Chance

Platz schaffen, das Chaos beseitigen – das bedeutet: endlich ein aufgeräumtes Büro. Freie Flächen. Ordnung und Übersicht! Raum für Neues! Wer weiß, wie oft in den Büros dieser Wunsch ausgesprochen wird. Die Wirklichkeit sieht aber meist anders aus.

Platz schaffen, denn Choas blockiert

In der einen Ecke liegen alte Zeitschriften herum, in der anderen haben sich Kabel gemütlich zusammengeringelt und auf Tischen und Stühlen stapeln sich Ordner, Prospekte und sonstige Unterlagen. Daneben: kaputte Geräte, die repariert werden sollen. Kommt Ihnen ein solches Chaosbekannt vor? Dann ist es Zeit einzuschreiten!

Zum einen behindert uns Chaos ganz praktisch, weil wir Unterlagen nicht finden und viel Zeit in die Suche investieren müssen. Weil wir uns im Raum nicht frei bewegen können, sondern sorgfältig die Stapel umgehen müssen, damit sie nicht umfallen. Weil wir Flächen nicht richtig nutzen können, uns zum Beispiel nicht auf Stühle setzen können, wenn sich dort schon Papier breitgemacht hat (unsere Kunden können sich übrigens dann auch nicht setzen).

Wenn Unterlagen im Chaos nicht nicht auffindbar sind ...

Wenn Unterlagen im Chaos nicht nicht auffindbar sind …
© Okssi – fotolia

Zum anderen aber blockiert Chaos auch innerlich. Denn die vielen Stapel um uns herum signalisieren: Hier wartet noch Arbeit auf dich! Ich will noch gelesen, repariert, bezahlt, beachtet werden. Das lenkt uns von der Aufgabe, die wir eigentlich gerade bearbeiten, ab und verursacht ein permanent schlechtes Gewissen. Und das auch oft noch völlig zu Unrecht. Müssen wir tatsächlich die Zeitschriften lesen, die seit einem Jahr unbeachtet in einer Ecke liegen? Lohnt es sich wirklich, den alten Bildschirm noch reparieren zu lassen?

Schaffen Sie Platz!

Oft ist das ganz wörtlich gemeint: Platz schaffen! Geben Sie dem Raum Raum zurück, damit Sie sich darin bewegen können. Machen Sie aus dem Sumpf an Unterlagen wieder einen Fluss, der Arbeit in Ihr Büro hinein-, vor allem aber auch wieder heraustransportiert.

Chaos beseitigen mit dem Vier-Kisten-Modell

Die Basismaßnahme für ein ordentliches Büro lautet: Ausmisten! Weg mit all den Dingen, die wir nicht mehr brauchen und die nur Platz und Energie rauben. Bestimmt kennen Sie das Vier-Kisten-Modell als Entrümplungshilfe. Dafür nehmen Sie vier große Kisten: „Behalten“, „Entsorgen“, „Reparieren/Verschenken“ und „Weiß nicht“. Nun geht es ans Aussortieren. Nehmen Sie jedes herumliegende Teil in die Hand und entscheiden Sie. Brauchen Sie es regelmäßig? Ist es gebrauchsfertig? Muss es repariert werden? Oder kann es einfach nur weg? Entsorgen können Sie alles, was defekt ist und was Sie garantiert nicht mehr brauchen werden. Um noch einmal den alten Bildschirm zu bemühen: Den werden Sie vermutlich nie wieder benötigen, eine Reparatur ist viel zu teuer und auch unwahrscheinlich, das Teil nimmt nur wertvollen Platz ein und jemand anderes will es auch nicht haben. Also: ab damit auf den Müll.

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie den Gegenstand nicht doch noch gebrauchen können? Dann kommt er in die Kiste „Weiß nicht“. Das ist sozusagen ein Mülleimer auf Probe. Notieren Sie, wann Sie diese Kiste gefüllt haben, und stellen Sie sie in das Archiv. So können Sie im Notfall auf den Inhalt zugreifen. War das aber innerhalb eines Jahres nicht notwendig, können Sie den Inhalt bedenkenlos (und ohne ihn erneut zu sichten) entsorgen.

Tipp: Seien Sie geizig mit dem Platz in dieser Kiste, sonst schaffen Sie nur an einer anderen Stelle einen neuen Gerümpelberg. In der Regel können Sie die meisten Dinge in die Kiste „Entsorgen“ werfen.

Wo fangen Sie an, Platz zu schaffen?

Es gibt Räume, da weiß man gar nicht, wo man mit dem Aufräumen und Entrümpeln anfangen soll. Etwa in einem Archiv, in das seit Jahren nur noch Sachen reingebracht werden, aber nichts mehr rausgeholt wird. Wenn Sie sich dann fragen, wo Sie denn mit dem Aufräumen anfangen sollen, stellen Sie sich vorab ein paar Fragen:

  • Gibt es einen Bereich, der Sie besonders ärgert? Das kann eine Ecke im Archiv sein, in die Sie gelegentlich gehen müssen, die Sie aber kaum erreichen können. Sparen Sie sich künftig den Ärger und fangen Sie da mit dem Entrümpeln an.
  • Welcher Bereich verspricht den schnellsten Erfolg? Wenn Sie auf Anhieb sagen können, welche Regalinhalte komplett entsorgt werden können, schaffen Sie ohne viel Nachdenken in kurzer Zeit Platz. Den Platz können Sie später eventuell gut gebrauchen, wenn Sie in anderen Bereichen vorsortieren. Das ist also ein guter Startpunkt.
  • Sie können Teile des Archivs oder Lagers noch zu Geld machen? Prima, das ist ein guter Ansporn. Übrigens bringen auch alte CDs, DVDs und Altpapier noch etwas Geld, wenn die Mengen nur groß genug sind.
  • Sie wissen überhaupt nicht, wo Sie anfangen sollen, weil das Chaos so groß ist? Dann ist die Antwort: Irgendwo. Jeder Schritt, der Ordnung schafft, ist in solchen Fällen ein Schritt in die richtige Richtung.

Tricks, wie Sie schneller ausmisten

  • Werfen Sie alte Zeitschriften, Kataloge und Prospekte, die Sie seit Ewigkeiten nicht mehr in der Hand hatten, im Stapel weg. Wenn Sie erst einmal anfangen, solche Unterlagen durchzuschauen, finden Sie kein Ende. Beachten Sie dabei aber die Aufbewahrungsfristen.
  • Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Geben Sie kaputte Geräte tatsächlich zeitnah in die Reparatur oder landet da nur eine Aufgabe mehr auf der langen Liste der Dinge, die noch zu erledigen sind? Im Zweifelsfall werfen Sie sie weg.
  • Wenn sie etwas verschenken wollen: Will der Beschenkte den Gegenstand ganz sicher haben? Oder wird das Gerümpel nur ein Zimmer weitergeschoben, wo es wieder auf unbestimmte Zeit lagert?
  • Bringen Sie alles, was in der Kiste „Entsorgen“ liegt, möglichst schnell aus dem Raum, auch schon zwischendurch während der Entrümplungsaktion. Wenn Sie richtig loslegen, wird das sowieso notwendig sein. Mit jedem Gang zum Mülleimer, Papiercontainer oder sonstigem verlässt irgendetwas das Zimmer endgültig, wächst der freie Platz! Das motiviert.
  • Sie haben keine Zeit für eine konzentrierte Ausmist-Aktion? Dann suchen Sie jetzt sofort schnell zehn Dinge zusammen, die Sie gleich wegwerfen können. Wiederholen Sie dies jeden Tag. Auch so schaffen Sie langfristig Platz.
  • Werten Sie die neuen freien Flächen auf! Wenn die Sitzfläche eines Stuhls zum ersten Mal seit Monaten wieder das Tageslicht sieht, machen Sie sie sauber, setzen Sie sich darauf und trinken Sie ganz bewusst eine Tasse Tee oder Kaffee. Gehen Sie den nun freien Weg durch das Archiv ganz bewusst ein paar Mal hin und her. Stellen Sie sich in die entrümpelte Ecke Ihres Büros und betrachten Sie Ihren Raum aus dieser ungewohnten Perspektive. Je intensiver Sie diesen Moment für sich feiern, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie gleich am nächsten Tag wieder etwas auf die Fläche legen.

Wichtig ist, dass Sie sich nicht übernehmen. Ein Chaos, das Jahre Zeit hatte, sich zu entwickeln, lässt sich in der Regel nicht in ein paar Stunden beseitigen. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und freuen Sie sich auch über kleine Erfolge. Wer jeden Tag ein bisschen was schafft, kann am Ende der Woche auf einen ganze Berg getaner Arbeit blicken.

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