Jahresendarbeiten

Für alle Jahresendarbeiten sind sie  – zumindest für mich – einfach ideal: die „Tage zwischen den Jahren“. Nach den turbulenten Wochen vor Weihnachten kehrt endlich Ruhe im Büro ein, auch weil viele meiner Kunden und Geschäftspartner gar nicht arbeiten und ich daher ein paar Projekte ruhen lassen muss. Prima, dann habe ich Zeit für all jene Aufgaben, die sonst eher etwas zu kurz kommen: fürs Ausmisten und Vorbereiten, fürs Sichten und Planen, fürs Umräumen und auch fürs Dekorieren. Alles ganz in Ruhe und ohne Stress. Damit kann ich dann mit neuem Schwung ins nächste Jahr starten.

Jahresendarbeiten 1: Ausmisten und Vorbereiten

Irgendwann rund um den Jahreswechsel ist es wieder so weit: Die alten Akten müssen raus, neue Ordner rein. Wer sein Lager und sein Archiv nicht regelmäßig ausmistet, ertrinkt bald in Papier – oder in Datenmüll. Schon seit einigen Jahren nutze ich mindestens einen Tag Ende Dezember dafür, gezielt meine Schränke und Schubladen, Aktenordner und Hängeregister zu durchwühlen und alles zu entsorgen, was endgültig weg kann. Dabei handelt es sich vor allem um:

• Unterlagen, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist,
• Material, das ich für Projekte gesammelt habe, die abgeschlossen sind,
• Briefe, Anfragen, Angebote etc. aus denen nichts geworden ist, die aber noch in der Wiedervorlage schlummern,
• Zeitschriften, Kataloge etc., die ich immer mal durchsehen wollte,
• Bücher, die ich ganz sicher nicht mehr brauche oder lesen werde.

Alles, was vertraulich ist, kommt natürlich zunächst in den Zerschredderer, also alle Geschäftsunterlagen, Projektmaterialien und Angebote. Kataloge und Zeitschriften werden so entsorgt, je nachdem, worum es sich handelt, blättere ich sie doch noch durch oder spare mir diesen Schritt. Alles, was ich noch brauche oder doch noch nicht entsorgen will, lege ich auf einen großen Stapel zur späteren Sichtung. Vor allem bei den Notizen, die ich mir zu den unterschiedlichsten Punkten gemacht habe, lohnt es sich, sie für einen genaueren Blick zurückzustellen.

edit: Mittlerweile mache ich meine Notizen alle elektronisch, damit entfällt der letzte Punkt.

Beim Ausmisten kommt jedes Jahr einiges an Papier zusammen – und das, obwohl ich regelmäßig wegwerfe. Zwischen den Jahren bin ich übrigens meist ziemlich allein in meiner Bürogemeinschaft, da sind nur wenige Kollegen ebenfalls vor Ort. Großer Vorteil: In der Papiertonne ist garantiert genug Platz!

Gebrauchte Bücher gebe ich an Kollegen, die daran Interesse haben, weiter oder spende sie beispielsweise an den Oxfam-Laden in meiner Nähe.

Anschließend habe ich immer deutlich mehr Platz im Schrank, den ich dann gleich wieder fülle, und zwar mit Ordnern für das nächste Jahr – für die Steuerunterlagen und die Kontoauszüge, für die Unterlagen, die bei regelmäßigen Projekten über das Jahr archiviert werden müssen. Wichtig: Ich achte immer darauf, dass alle Ordner von Anfang an korrekt beschriftet sind. So sehe ich, ob ich noch etwas vergessen habe. Und kann Material, dass ich aufhebe und im nächsten Jahr benötigen werde, gleich an der richtigen Stelle ablegen. Das gilt übrigens auch für elektronische Ordner, die ich bei dieser Gelegenheit auch gleich anlege.

Mit den Jahresendarbeiten 1 bin ich meist einen ganzen Tag beschäftigt, zumindest habe ich danach meist keine Lust mehr weiterzumachen. Weiter geht es also am nächsten Tag mit:

Jahresendarbeiten 2: Sichten und Planen

Alles, was gestern nicht gleich in die Mülltonne geflogen ist (und bei dem nicht ohnehin klar ist, dass ich es brauche), kommt heute auf den Prüfstand. Dazu gehören insbesondere die zahllosen Ideen und Projektchen, die mir in den zurückliegenden Monaten so ein- und aufgefallen sind. Will ich wirklich einen Text zum Thema X schreiben? Oder habe ich mittlerweile das Interesse daran verloren? Ist die Idee veraltet? Oder habe ich sie vielleicht schon in anderer Form umgesetzt? Je nachdem entscheide ich dann, ob ich die Idee, die Notiz oder das Material aufhebe oder nicht. Was ich umsetzen will, übertrage ich gleich in die entsprechenden Pläne. Artikelideen für mein Blögchen kommen in den Redaktionsplan – entweder gleich mit geplantem Erscheinungsdatum oder zumindest in die Liste der Themenideen. Notizen zu kommenden Veranstaltungen übertrage ich in den Kalender. Material, das ich wahrscheinlich für anstehende Projekte noch brauchen werde, erhält einen Ordner, den ich gleich entsprechend beschrifte.

Oft ist der schwierigste Schritt dabei, sich von Ideen, Plänen und Vorhaben zu verabschieden. Der Tag hat nur 24 Stunden, die wollen gut genutzt werden. Ich gehöre zu den Menschen, die Ideen am laufenden Band produzieren – ohne auch hier regelmäßig auszumisten, würde ich mich hoffnungslos verzetteln. Also: Idee gut, aber nicht gut genug, um sie wirklich umzusetzen? Dann muss ich mich von ihr trennen. Oft bedeutet das auch, dass ich kleine Päckchen für Kollegen und befreundete Blogger zurechtlege. Vielleicht haben die ja Lust und Zeit, mit meiner Idee etwas anzufangen? Dann schicke ich alles, was ich dazu gesammelt habe, ihnen gern zu – natürlich nur nach Rücksprache. Schließlich will ich ihnen ja kein Altpapier liefern.

Mit dem Sichten geht das Planen einher. Viele Arbeiten, die in meinem Redaktionsbüro anfallen, werden mir von außen vorgegeben, vor allem durch die Abgabetermine, die ich einhalten muss, aber auch durch Veranstaltungen wie Messen oder Seminare, an denen ich teilnehmen möchte. Mit diesen Terminen im Hinterkopf kann ich das Jahr oder zumindest einen großen Teil davon schon sehr gut planen und so erkennen, wann es eher stressig sein wird, wann ich Zeit haben werde, um eigene Ideen voranzutreiben, und wann ein günstiger Zeitpunkt für meinen Urlaub sein wird (wenn ich den nicht schon vorher geplant habe).

Vielleicht muss ich auch eine Veranstaltung wieder aus dem Kalender streichen, weil ich sie zeitlich einfach nicht unterbringe? Oder ich kann zwei Termine zusammenfassen, weil ich ohnehin gerade in Süddeutschland unterwegs bin und sie beide gut in einem Aufwasch erledigen kann? Um solche Fragen möglichst früh beantworten zu können, ist es notwendig, alle anstehenden Projekte und Aufträge als Ganzes zu betrachten und zu planen, bevor ich dann wieder in den alltäglichen Arbeiten versinke.

Am Ende der Jahresendarbeiten 2 habe ich einen Überblick über das neue Jahr, teilweise noch sehr grob, teilweise aber auch schon sehr detailliert. Das ist eine gute Basis für die Monatsplanungen, die ich immer am Ende des Vormonats erledige.

Jahresendarbeiten 3: Umräumen und Dekorieren

Die Pflicht ist erledigt, nun folgt die Kür. Ausmisten und Planen muss ich jedes Jahr machen, Umräumen und Dekorieren nicht. Zumindest nicht, wenn ich nicht will. Wenn ich aber in meinem Büro etwas ändern will, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür. Mein Schreibtisch soll an einer anderen Stelle im Raum stehen? Jetzt habe ich die Gelegenheit, ihn komplett abzuräumen, die Bildschirme in Sicherheit zu bringen und dann den Tisch zu verschieben. Das Regal mit den Bücher muss unbedingt neu sortiert werden? Auch das fällt unter das Umräumen. (Ganz nebenbei kann man bei solchen Gelegenheiten noch Ecken saubermachen, an die man sonst nicht denkt oder sie nicht erreicht …) Dabei gilt es, das Büro als Ganzes im Auge zu behalten. Wenn ich die Position des Schreibtischs im Raum verändere, werde ich vermutlich auch neue Standorte für meine wichtigsten Nachschlagewerke brauchen. Oder ich muss mein Whiteboard an einer anderen Stelle aufhängen müssen, um damit immer noch arbeiten zu können. Je nachdem, wie groß die Veränderung ist, die ich plane, dauert dieser Schritt ein paar Minuten oder auch den ganzen Tag.

Ist das Umräumen abgeschlossen, geht es zuletzt noch darum, eine Wohlfühl-Atmosphäre zu schaffen, also den Raum zu dekorieren. Damit lassen sich ganz prima neue Impulse für das nächste Jahr schaffen, etwa durch ein anderes Bild an der Wand. Oder aber die hässliche Pflanze, über die Sie sich immer ärgern, fliegt endlich raus.

Wenn ich dann Anfang Januar in ein so vorbereitetes Büro komme, ist der Jahreswechsel und der Neuanfang für mich immer besonders deutlich zu spüren. So fängt das neue Jahr gut und schwungvoll an.