Vorschau und Rückschau zum Jahresstart

Am Jahresende oder zu Beginn des neues Jahres mal wenig Vorschau und Rückschau zu halten, zu entrümpeln und etwas umzuorganisieren – das ist für mich seit einigen Jahren zum festen Ritual geworden. Macht das Regal leer, den Schreibtisch sauber und den Kopf frei. Hier meine Tipps, wie Sie das Jahr im Büro gut starten. Der erste Teil beschäftigt sich mit der Vorschau, der Rückschau und der groben Jahresplanung.

Hilfsmittel für diese ersten Schritte: Kalender, Übersicht über wichtige Ereignisse im Jahr, Zeit, um über meine Pläne nachzudenken.

Ergebnis von Vorschau und Rückschau: Ziele fürs neue Jahr

Den Aufgalopp zum großen Aufräumen zum Jahresstart bildet nicht etwa eine große Aktion, um das Archiv zu leeren, sondern er findet ganz unspektakulär am Schreibtisch bei einer Tasse Tee statt. Als Erstes beschäftige ich mich nämlich ausgiebig mit meinen Zielen für das neue Jahr, halte Vorschau und Rückschau. Denn immerhin gilt es zu diesem Zeitpunkt, die Weichen für das nächste Jahr zu stellen, es lohnt sich, darüber ein wenig länger nachzudenken.

Ein Teil meiner Jahresplanung steht zu diesem Zeitpunkt schon, nun wird sie ergänzt. Ganz grundsätzlich frage ich mich: Was will ich persönlich, unabhängig von anderen bis zum Ende des kommenden Jahres erreicht haben? Um diese Frage zu beantworten, ist es sinnvoll, die Bereiche, die ich im Text Jahresplanung: So bauen Sie Ihre Wünsche ein geschildert habe, jeweils gesondert zu betrachten:

Womit will ich meine Zeit verbringen?

Meine persönlichen Ziele betreffen vor allem die Aufteilung meiner Zeit – und sollten deshalb gut überlegt sein. Immerhin ist Zeit eine Ressource, die wir nur in sehr beschränktem Maße und vor allem nur einmalig zur Verfügung haben. Eine Stunde, die rum ist, kommt garantiert nicht wieder, da lohnt sich die Frage, ob wir sie lieber vorm Fernseher oder mit Freunden verbringen wollen.

• Will ich mehr Zeit für meine Familie und Freunde haben?
• Will ich mehr Sport machen oder in diesem Jahr ein großes Fest veranstalten?
• Welches Hobby will ich weiterführen und ausbauen?
• An welchen Veranstaltungen möchte ich teilnehmen?
• Brauche ich Zeit, um einen großen Urlaub in näherer Zukunft vorzubereiten?

Reservieren Sie sich an dieser Stelle unbedingt auch Zeit für Ihre gesundheitlichen Ziele, beispielsweise für Sport, Entspannungs- und Ernährungskurse.

Welche finanziellen Ziele habe ich?

Diese Frage kommt in den meisten Jahresplanungen viel zu kurz. Dabei spielt Zeit bei der finanziellen Planung eine immense Rolle, sie ist hier besonders wichtig. Denn nur Geld, das wir rechtzeitig zur Seite legen, kann für uns arbeiten. Je langfristiger wir hier denken, desto geringer wird die momentane finanzielle Anstrengung. Mal auf einen Schlag eine größere Summe auf den Tisch legen – das fällt den meisten von uns schwer. Jeden Monat einen kleineren Betrag zurücklegen, das ist viel einfacher. Nutzen Sie diesen Effekt und bereiten Sie sich mit kluger Planung auf größere Ausgaben vor.

• Welche langfristigen finanziellen Ziele habe ich? Dazu gehört vor allem die Altersvorsorge, aber auch Großprojekte wie ein Hausbau oder ein Sabbatical.
• Mit welchen Ausgaben muss ich realistischerweise in näherer Zukunft rechnen? Fahren Sie ein altes Auto, ist es sinnvoll, Rücklagen für Reparaturen und eine Neuanschaffung zu bilden. Gleiches gilt für Großgeräte wie eine Waschmaschine oder auch einen Computer, die früher oder später kaputt gehen werden, aber unverzichtbar sind.
• Will ich in Urlaub und brauche dafür eine gut gefüllte Urlaubskasse? Dann sollte ich jetzt anfangen zu sparen.
• In welchen Monaten wird das Geld voraussichtlich eher knapp sein, etwa weil viele Versicherungsbeiträge fällig werden oder weil die ganze Familie innerhalb von wenigen Wochen Geburtstag feiert? Wann stehe ich voraussichtlich finanziell besser da, zum Beispiel weil Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld ausbezahlt werden?

Ich empfehle dringend, am Anfang des Jahres einen privaten Finanzplan zu erstellen, um in Geldsachen möglichst keine Überraschungen zu erleben. Klar, man kann sich nicht auf alles vorbereiten. Aber auf das, was ich weiß oder mit gutem Grund annehmen kann, darauf sollte ich mich vorbereiten.

Zu diesem Thema habe ich übrigens mit meiner Kollegin Barbara Kettl-Römer einen Ratgeber geschrieben: Niemals pleite. Alles über die ersten eigenen Finanzen. Grundsätzlich wenden wir uns darin an junge Leute, wir sind aber davon überzeugt, dass unsere Tipps auch anderen Menschen weiterhelfen werden.

Welche beruflichen Ziele will ich erreichen?

Diese Frage ist für mich als Selbstständige wichtig. Hier geht es darum, welche Projekte schon feststehen und welche ich darüber hinaus angehen will, in welche Richtung ich also mein Unternehmen weiterentwickeln will.

• Mit welchen Kunden will ich weiter zusammenarbeiten, mit welchen die Zusammenarbeit beenden?
• Welche Angebote will ich beibehalten, welche ausbauen, welche künftig nicht mehr anbieten?
• Wie will ich mich am Markt positionieren? Welche Maßnahmen sind dafür notwendig?
• Welche Weiter- und Fortbildungen plane ich ein?

Solche Fragen können sich auch Angestellte stellen, und zwar bewusst mit dem Schwerpunkt auf die eigenen beruflichen Ziele, nicht auf den fremden, von außen vorgegebenen Zielen. Vielleicht will Ihr Chef ja, dass Sie sich im Bereich Controlling fortbilden, während Sie viel lieber eine ganz neue berufliche Richtung einschlagen wollen und mehr auf Social Media setzen wollen. Dann ist es sinnvoll, beides im Auge zu behalten und voranzutreiben – zumindest so lange, bis Sie sich möglicherweise von Ihrem Arbeitsplatz getrennt haben.

Was muss ich erreichen?

Das sind die Ziele, die mir von außen vorgegeben werden. Bei Angestellten werden sie im gemeinsamen Jahres- oder Zielvereinbarungsgespräch festgelegt, bei mir als Selbstständige kommen die Vorgaben von meinen Kunden. Diese Zieldefinition ist wichtig, um über das Jahr Schwerpunkte bei den Aufgaben und Projekten zu setzen.

Rückschau: Was habe ich gelernt?

Wenn ich mich mit den Zielen für das kommende Jahr beschäftige, spielt die Rückschau schon automatisch eine Rolle. Dennoch ist es sinnvoll, sie zu einem eigenen Punkt zu erklären und herauszufinden, was gut und was schlecht lief. Das neue Jahr soll ja nicht schlechter werden als das alte, da ist es naheliegend, das Positive beizubehalten und das Negative möglichst zu beseitigen.

Ich beschäftige mich also ganz bewusst mit meinen „lessons learned“ – vor allem bei den großen Fragen.

• War meine Planung am Beginn des letzten Jahres zu ambitioniert oder zu „lasch“?
• Wie sehr bin ich meinen langfristigen Zielen näher gekommen? Was hat dazu geführt? Stimmt die Richtung überhaupt?
• Was hat dazu geführt, dass ich bei dem einen Projekt dranblieb und das andere in der Mitte des Jahres aufgab?
• Welche äußeren Einflüsse haben mich daran gehindert, voranzukommen – oder dazu geführt, dass ich besser wurde? Wie groß ist mein eigener Einfluss, diese äußeren Faktoren auszuschalten oder zu befördern?

Das neue Jahr planen

Erst nach all diesen Vorüberlegungen geht es an den Kalender. Die Zeiten, zu denen ich mühsam am Jahresanfang Geburtstage und andere wichtige Ereignisse eingetragen habe, sind vorbei. Ich arbeite mit einem elektronischen Kalender, der diese Einträge einfach fortschreibt (zum Glück. Wer allerdings mit einem Papierkalender oder einem Bulletjournal arbeitet, sollte sich eine Jahresübersicht anlegen). Dennoch ist der Kalender ein wichtiges Hilfsmittel für mich: Hier trage ich nicht nur (von mir oder anderen) festgelegte Termine ein, sondern notiere möglichst auch, wann ich welche Schritte unternehmen will, um meine zuvor definierten Ziele zu erreichen. Diese Einträge erfolgen aber teilweise auch erst im Laufe der Zeit über die Monatspläne, Wochen- und Tagespläne.

Zunächst aber geht es bei der Jahresplanung darum, terminliche Schwerpunkte zu setzen.

• Welche Monate sind schon sehr voll? Welche ruhiger?
• In welchen Zeiträumen ist noch Zeit für eine Fortbildung oder für einen Kurzurlaub?
• Wann kann ich mich um meine eigenen Projekte kümmern, in welchen Monaten würden sie mehr Stress bedeuten?

Entsprechend breche ich meine Jahresziele auf mehr oder weniger umfangreiche Monatsziele herunter und verteile sie auf die einzelnen Monate. Die Ziele für den Januar verteile ich bei dieser Gelegenheit gleich noch auf Wochenziele und trage sie ein sie.

Bei den Finanzen ist es sinnvoll, die finanziellen Ziele möglichst früh und systematisch anzugehen. Mein Tipp: Legen Sie einen Dauerauftrag an und überweisen Sie jeden Monat einen Sockelbetrag für jedes finanzielle Vorhaben auf ein Festgeldkonto. In den Monaten, in denen es finanziell eher knapp ist, brauchen Sie dann nichts weiter zu unternehmen. Für die besseren Monate notieren Sie sich gleich in Ihrem Kalender den Betrag mit einem Überweisungsdatum. So geraten auch diese Ziele nicht aus den Augen.

Wichtig ist, dass ich mir nicht zu viel vornehme und nicht zu viel plane. Das Jahr ist lang und ständig ändert sich etwas. Früher oder später passiert etwas, das eine zu starre Planung über den Haufen wirft und dann für Frust sorgt. Zu wenig ambitioniert sollte die Planung aber auch nicht sein, denn sonst besteht die Gefahr, dass ich meine Ziele mangels Engagement nicht erreiche. Auch hier verhelfen mir Vorschau und Rückschau zu einer besseren Einschätzung.

Viel Erfolg bei Ihrer Jahresplanung!