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Effektive Meetings vorbereiten

gute Vorbereitung sichert effektive Meetings

Effektive Meetings? Fehlanzeige! 32 Prozent der deutschen Arbeitnehmer sind der Meinung, dass berufliche Meetings in der Regel zu lang und unproduktiv sind. Das ergab eine Studie der Personalberatung Rochus Mummert. Befragt wurden dafür Führungskräfte aus dem Personalbereich sowie 1000 Arbeitnehmer.

Gute Vorbereitung sichert den Meetingerfolg

Gute Vorbereitung sichert den Meetingerfolg
© Photographee.eu

Den Unternehmen sind der Studie zufolge die Probleme durchaus bewusst. „Wie unsere Befragung zeigt, wissen die Unternehmen sehr genau, dass viele Meetings weder gut vor- noch nachbereitet werden“, sagt Studienleiter Dr. Hans Schlipat. Wie aber sieht eine gute Vorbereitung eines Meetings aus? 

Effektive Meetings: Gute Vorbereitung ist alles

Auch wenn es radikal klingt, eine gute Vorbereitung beginnt damit, alles an einem Meeting zu hinterfragen. Viele Besprechungstermine stehen schon seit Jahren in den Kalendern der Beteiligten mit den immer gleichen Teilnehmern und Themen, am gleichen Ort und zur gleichen Zeit. Kein Wunder, dass sie dann schnell zur langweiligen Routine werden. Das aber schadet der Effizienz.

in 5 Schritten zu effektiven MeetingsFragen Sie also gerade bei regelmäßigen Besprechungen von Zeit zu Zeit nach:

  • Ist das Meeting überhaupt noch sinnvoll oder lassen sich die Informationen, um die es darin geht, einfacher und effektiver auf anderen Wegen übermitteln?
  • Kann die Tagesordnung des Meetings vielleicht entschlackt werden? Womöglich gibt es darin Punkte, die gestrichen oder zumindest verkürzt werden können? Vielleicht können einzelne Punkte auch in größeren zeitlichen Abständen behandelt werden?
  • Müssen tatsächlich alle Teilnehmer immer dabei sein? Und auch die gesamte Zeit? Oftmals reicht es, die Reihenfolge der besprochenen Themen zu verändern und ein Teil der Teilnehmer kann früher gehen oder später kommen. Diese gewinnen damit echte Arbeitszeit.
  • Passen Ort und Zeit? Wenn Teilnehmer immer wieder darüber klagen, dass sie in Zeitnot gerade, dann kann eine Verlegung auf einen anderen Termin dafür sorgen, dass sie entspannter und besser vorbereitet in das Meeting kommen.
    Übrigens: Eines der wirksamsten Mittel, um eine Besprechung effektiv und schnell zu machen, ist, sie im Stehen an Stehtischen abzuhalten.

Erstellen Sie sinnvolle Agenden für effektive Meetings

Ob eine Besprechung effektiv ist oder nicht, hängt entscheidend von der Tagesordnung ab. In vielen Unternehmen wird für ein anstehendes Meeting einfach nur die Agenda der vorhergehenden Besprechung übernommen, ohne auch nur Anpassungen vorzunehmen. Ob die aufgeführten Punkte aktuell und sinnvoll sind, spielt dabei keine Rolle.

Eine gute Agenda wird immer individuell für das jeweilige Meeting erstellt. Nichts spricht dagegen, häufig wiederkehrende Tagesordnungspunkte als Textbausteine zu hinterlegen und in die Agenda einzufügen. Überlegen Sie allerdings vorher, ob dieses Thema derzeit so wichtig und relevant ist, um besprochen zu werden. Jedes Meeting muss für sich geplant und vorbereitet werden!

Tipp: Fragen Sie per E-Mail oder Online-Planungstool bei allen Themen im Vorfeld die Themen und den jeweiligen Zeitbedarf ab.

Je genauer die Agenda die Themen benennt, desto einfach fällt es den Teilnehmern, sich darauf vorzubereiten. Erkundigen Sie sich, was sich hinter einem Tagesordnungspunkt „Nachbereitung XY-Messe“ genau verbirgt. Schreiben Sie also gegebenenfalls „Herr Meyer berichtet von der Präsentation des A-Produkts auf der XY-Messe“. Dann weiß Herr Meyer, was von ihm bei dieser Besprechung erwartet wird, und alle Teilnehmer wissen, worum es eigentlich geht, und können Fragen, Anmerkungen und Ergänzungen vorbereiten.

Definieren Sie auch von vornherein, wie viel Zeit für jeden Punkt zur Verfügung steht. Dann kann der Besprechungsleiter Diskussionen mit Verweis auf die verstreichenden Minuten  straffen, er wird Ihnen dankbar sein.

Problematisch ist ein Tagesordnungspunkt „Sonstiges“. Er lädt zu unsystematischen und ineffizienten Debatten geradezu ein. Wenn Sie die Themen zeitnah im Vorfeld abfragen, gibt es letztlich keinen Grund, diesen Punkt aufzunehmen. Sollte es tatsächlich an einer Stelle kurzfristig „brennen“, kommt das garantiert auch ohne Ankündigung zur Sprache.

Gute Mitschriften sichern den Meetingerfolg

Wenn Sie selbst als Protokollantin im Meeting dabei sind, können Sie viel für den Erfolg tun. Auch hier ist eine gute Vorbereitung wichtig. Insbesondere wenn die Besprechung in einer Fremdsprache abgehalten wird oder es um ein spezielles Fachthema geht, können Sie sich mit einsprechender Lektüre und Vokabellisten gut präparieren. Aber auch bei „ganz normalen“ Besprechungen lohnt sich eine gute Vorbereitung in jedem Fall – sowohl die organisatorische als auch die persönliche. Im Ratgeber Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit Checklisten, Praxistipps, Mustern und Vorlagen* finden Sie viele ganz praxisnahe Tipps für die Protokollführung von der Vor- bis zur Nachbereitung.

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