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Schwarzes Brett: Geben Sie Informationen an Kollegen weiter

schwarzes brett

Ein Schwarzes Brett eignet sich wunderbar, um Informationen an die Kollegen weiterzureichen. Zum Jahreswechsel gibt es neue Vorschriften? In der Kantine gelten veränderte Öffnungszeiten? Wegen eines unternehmensweiten IT-Updates stehen an einem bestimmten Tag die Computer nicht zur Verfügung? Durch einen Aushang sorgen Sie dafür, dass alle auf dem neuesten Stand sind. 

Nutzen Sie parallel auch andere Möglichkeiten der Informationsweitergabe, verschicken Sie also eine E-Mail und aktualisieren Sie zeitnah das Intranet. Damit stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter mehrfach auf die Nachricht aufmerksam gemacht wird, und steigern so die Wahrscheinlichkeit, dass die Information auch wirklich beim Empfänger ankommt.

Was gehört an ein Schwarzes Brett?

Ein Schwarzes Brett ist der Klassiker für die Informationsweitergabe in Unternehmen – und nach wie vor ist es in fast allen Unternehmen zu finden. An einer zentralen Stelle im Betriebsgebäude oder auch jeweils in den Abteilungen hängt ein großes Board, das von der Geschäftsführung genutzt wird, um dort Mitteilungen an die Belegschaft zu verbreiten. Ans Schwarze Brett gehören vor allem Informationen, die dauerhaft gültig sind:

  • Notfalltelefonnummern
  • Ansprechpartner für spezielle Fragen
  • Öffnungszeiten von unternehmenseigenen Einrichtungen, etwa Sprechstunden des Betriebsarztes etc.

Aber auch Aktuelles sollten Sie dort unterbringen. Kündigen Sie die Betriebsversammlung oder die Weihnachtsfeier dort ebenso an wie per E-Mail. Denken Sie daran, dass möglicherweise nicht alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens einen E-Mail-Zugang haben, etwa die Reinigungskräfte oder Packkräfte in der Logistik. Auch sie sollten über Neuerungen informiert werden. Schreiben Sie über diese aktuellen Meldungen groß „Aktuell“ oder Ähnliches und den eigentlichen Inhalt der Information „Aktuell: Termin für die Weihnachtsfeier 20XX steht fest“ und drucken Sie sie auf andersfarbigem Papier aus, um Aufmerksamkeit zu erregen.

Halten Sie die aushangpflichtigen Gesetze am Schwarzen Brett aktuell

Halten Sie die aushangpflichtigen Gesetze am Schwarzen Brett aktuell. Abb.: Walhalla/amazon*

Tipp: Oft sind an den Schwarzen Brettern auch die Aushangpflichtigen Gesetze* untergebracht – und das ist auch ein guter Platz dafür. Denn der Gesetzgeber schreibt vor, dass jeder Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit haben muss, in diesen Gesetzestexten nachzulesen. Das ist durch einen Aushang an zentraler Stelle am ehesten gewährleistet. Übrigens sollten Sie sich eine aktuelle Ausgabe der aushangpflichtigen Gesetze besorgen. 2017 haben sich darin einige Änderungen ergeben, die eine Neuauflage notwendig machen.

Wie Sie ein Schwarzes Brett in Ordnung halten

Oft werden die Schwarzen Bretter von den Kollegen auch genutzt, um Urlaubskarten, Fotos von Betriebausflügen, lustige Sprüche etc. aufzuhängen. Das ist auch grundsätzlich in Ordnung. Allerdings nur solange, wie die wichtigen Informationen darin nicht untergehen und wie das Ganze nicht zu chaotisch und unordentlich wirkt.

Eine gute Gegenmaßnahme bei zu viel Unordnung ist, Ihr Schwarzes Brett zu teilen: In einem Bereich dürfen nur Sie die Nachrichten der Geschäftsführung unterbringen, in einem zweiten Bereich dürfen auch die Kollegen etwas aufhängen. Beschriften Sie die Bereiche deutlich und teilen Sie den Mitarbeitern die Regelung mit. Seien Sie in der Folge sehr konsequent: Was in Ihrem Bereich ohne Ihre Zustimmung angepinnt wird, wird ohne weitere Rücksprache entfernt. Sonst sind Sie irgendwann nur noch damit beschäftigt, hier aufzuräumen.

„Entmisten“ Sie Ihr Schwarzes Brett zudem regelmäßig. Kündigen Sie ein paar Tage vorher per E-Mail an, an welchem Tag Sie alles, was noch am frei verfügbaren Board hängt, entfernen werden. So können die Kollegen jene Aushänge retten, an denen ihnen etwas liegt, und die Karten, Fotos, Sprüche etc. anderweitig aufbewahren. Aber alles, was am Stichtag noch am Schwarzen Brett hängt, wird weggeworfen.

Nutzen Sie die Gelegenheit auch gleich, um den „Geschäftsführungsbereich“ zu kontrollieren. Sind alle Informationen noch aktuell und relevant? Sind vielleicht einige Ausdrucke schon sehr vergilbt und wellig? Dann wird es Zeit, sie auszutauschen – vor allem, wenn Ihr Schwarzes Brett im Blickfeld von Kunden hängt. Alles andere hinterlässt einen sehr schlechten Eindruck.

Was auf keinen Fall ans Schwarze Brett gehört

Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, aber natürlich gehören keine diffamierenden, verspottenden oder sonstwie verletzenden Aushänge an Ihr Schwarzes Brett. Schließlich ist alles, was hier hängt, für jedermann sichtbar. Ein Foto, auf dem der Kollege nun wirklich sehr unvorteilhaft getroffen ist, oder den hämischen Kommentar über ein schlechtes Prüfungsergebnis Ihrer Azubine sollten Sie abnehmen. Auch abwertende Sprüche über Kunden – gleich ob auf spezielle Personen oder auf Kunden im Allgemeinen gemünzt – sollten Sie unterbinden, insbesondere, wenn Besucher das Board einsehen können. Solche Aushänge untergraben auf Dauer die Moral und das Zusammengehörigkeitsgefühl.

Generell gilt: Sobald sich jemand durch einen Aushang verletzt fühlt, entfernen Sie ihn (und sprechen Sie mit dem verantwortlichen Kollegen darüber, damit ein solches Verhalten künftig unterbleibt).

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