Organisation

Schwarzes Brett: Geben Sie Informationen an Kollegen weiter

Regeln für das Schwarze Brett

Ein Schwarzes Brett eignet sich wunderbar, um Informationen an die Kollegen und Kolleginnen weiterzureichen. Zum Jahreswechsel gibt es neue Vorschriften? In der Kantine gelten veränderte Öffnungszeiten? Wegen eines unternehmensweiten IT-Updates stehen an einem bestimmten Tag die Computer nicht zur Verfügung? Durch einen Aushang am Schwarzen Brett sorgen Sie dafür, dass alle auf dem neuesten Stand sind.

Was gehört an ein Schwarzes Brett?

Ein Schwarzes Brett ist der Klassiker für die Informationsweitergabe in Unternehmen — und nach wie vor ist es in fast allen Unternehmen zu finden. An einer zentralen Stelle im Betriebsgebäude oder auch jeweils in den Abteilungen hängt ein großes Board, das von der Geschäftsführung genutzt wird, um dort Mitteilungen an die Belegschaft zu verbreiten. Ans Schwarze Brett gehören vor allem Informationen, die dauerhaft gültig sind:

  • Notfalltelefonnummern
  • Ansprechpartner für spezielle Fragen
  • Öffnungszeiten von unternehmenseigenen Einrichtungen, etwa Sprechstunden des Betriebsarztes beziehungsweise der Betriebsärztin, der Kantine etc.

Aber auch Aktuelles sollten Sie dort unterbringen. Kündigen Sie die Betriebsversammlung oder den Termin für die Weihnachtsfeier dort ebenso an wie per E-Mail an. Denken Sie daran, dass möglicherweise nicht alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Ihres Unternehmens einen E-Mail-Zugang haben, etwa die Reinigungskräfte oder Packkräfte in der Logistik. Auch diese Personen sollten über Neuerungen informiert werden. Schreiben Sie über diese aktuellen Meldungen groß „Aktuell“ oder Ähnliches und den eigentlichen Inhalt der Information „Aktuell: Termin für die Weihnachtsfeier 20XX steht fest“ und drucken Sie sie auf andersfarbigem Papier aus, um Aufmerksamkeit zu erregen.

Nutzen Sie parallel auch andere Möglichkeiten der Informationsweitergabe, verschicken Sie also eine E-Mail und aktualisieren Sie zeitnah das Intranet. Damit stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter mehrfach auf die Nachricht aufmerksam gemacht wird, und steigern so die Wahrscheinlichkeit, dass die Information auch wirklich beim Empfänger ankommt.

Manche rechtliche Hinweise gehören ans Schwarze Brett

Oft sind an den Schwarzen Brettern auch die sogenannten Aushangpflichtigen Gesetze untergebracht — und das ist auch ein guter Platz dafür. Denn der Gesetzgeber schreibt vor, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin die Möglichkeit haben muss, in diesen Gesetzestexten nachzulesen. Das ist durch einen Aushang an zentraler Stelle, wie es das Schwarze Brett darstellt, am ehesten gewährleistet. Übrigens sollten Sie sich eine aktuelle Ausgabe der Aushangpflichtigen Gesetze besorgen. Um der gesetzlichen Verpflichtung gerecht zu werden, müssen alle Änderungen im Aushang enthalten sein. Das lässt sich am besten erreichen, indem Sie sich einmal im Jahr eine neue Ausgabe beschaffen.

Wie Sie ein Schwarzes Brett in Ordnung halten

Oft werden die Schwarzen Bretter von den Kollegen und Kolleginnen auch genutzt, um Urlaubskarten, Fotos von Betriebausflügen, lustige Sprüche etc. aufzuhängen. Das ist auch grundsätzlich in Ordnung — allerdings nur solange, wie die wichtigen Informationen darin nicht untergehen und wie das Ganze nicht zu chaotisch und unordentlich wirkt.

Eine gute Gegenmaßnahme bei zu viel Unordnung ist, Ihr Schwarzes Brett zu teilen: In einem Bereich dürfen nur Sie die Nachrichten der Geschäftsführung unterbringen, in einem zweiten Bereich darf auch die Belegschaft etwas aufhängen. Beschriften Sie die Bereiche deutlich und teilen Sie den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Regelung mit. Seien Sie in der Folge sehr konsequent: Was ohne Ihre Zustimmung im Bereich der offiziellen Mitteilungen angepinnt wird, wird ohne weitere Rücksprache entfernt. Sonst sind Sie irgendwann nur noch damit beschäftigt, Ihr Schwarzes Brett aufzuräumen.

Entmisten“ Sie Ihr Schwarzes Brett zudem regelmäßig. Kündigen Sie ein paar Tage vorher per E-Mail an, an welchem Tag Sie alles, was noch am frei verfügbaren Board hängt, entfernen wird. So können die Kollegen und Kolleginnen jene Aushänge retten, an denen ihnen etwas liegt, und die Karten, Fotos, Sprüche etc. anderweitig aufbewahren. Aber alles, was am Stichtag noch am Schwarzen Brett hängt, wird weggeworfen.

Nutzen Sie die Gelegenheit auch gleich, um den „Geschäftsführungsbereich“ zu kontrollieren. Sind alle Informationen noch aktuell und relevant? Sind vielleicht einige Ausdrucke schon sehr vergilbt und wellig? Dann wird es Zeit, sie auszutauschen — vor allem, wenn Ihr Schwarzes Brett im Blickfeld von Gästen hängt. Alles andere hinterlässt einen sehr schlechten Eindruck.

Was auf keinen Fall ans Schwarze Brett gehört

Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, aber natürlich gehören keine diffamierenden, verspottenden oder ansonsten irgendwie verletzenden Aushänge an Ihr Schwarzes Brett. Schließlich ist alles, was hier hängt, für jede und jede sichtbar. Ein Foto, auf dem der Kollege nun wirklich sehr unvorteilhaft getroffen ist, oder den hämischen Kommentar über ein schlechtes Prüfungsergebnis Ihrer Azubine sollten Sie abnehmen. Generell gilt: Sobald sich jemand durch einen Aushang verletzt fühlt, entfernen Sie ihn (und sprechen Sie mit dem verantwortlichen Kollegen oder der verantwortlichen Kollegin darüber, damit ein solches Verhalten künftig unterbleibt).

Auch abwertende Sprüche über Kunden und Kundinnen — gleich ob auf spezielle Personen oder auf Kunden im Allgemeinen gemünzt — sollten Sie unterbinden, insbesondere, wenn Besucher und Besucherinnen das Board einsehen können. Solche Aushänge untergraben auf Dauer die Moral und das Zusammengehörigkeitsgefühl.

Abb.: Inga-AdobeStock

0 Kommentare zu “Schwarzes Brett: Geben Sie Informationen an Kollegen weiter

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert