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Mit der ALPEN-Formel gut durch den Tag

Mit der ALPEN-Formel gut durch den Tag

Die ALPEN-Methode von Lothar J. Seiwert ist eine der einfachsten und bekanntesten Zeitmanagement-Methoden. Mit ihr können Sie Ihren Tag in fünf überschaubaren Schritten in sehr kurzer Zeit planen. Schreiben Sie sich die einzelnen Punkte unbedingt auf, so verhindern Sie, etwas zu vergessen.

ALPEN steht für folgende Tätigkeiten:

A = Aufgaben, geplante Aktivitäten und anstehende Termine schriftlich festhalten
L = Länge der einzelnen Aktivitäten einschätzen
P = Pufferzeiten einplanen
E = Entscheidungen treffen, was in welcher Reihenfolge erledigt wird
N = Nachkontrolle, prüfen, ob alles erledigt ist

1. Aufgaben notieren

Im ersten Schritt geht es darum, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was überhaupt alles ansteht. Dafür schreiben Sie sich alles auf, was voraussichtlich an diesem Tag an Aufgaben auf Sie zukommen wird. Einiges steht an Beginn des Tages bereits fest: feste Termine wie Besprechungen, Telefonkonferenzen etc. Anderes haben Sie sich selbst vielleicht für diesen Arbeitstag vorgenommen: Sie wollen mit der PowerPoint-Präsentation weiterkommen, müssen sich um die Geschäftsreise Ihres Chefs kümmern oder wollen einen Stapel Geschäftsbriefe und-E-Mails fertigstellen und abschicken.

Tipp: Diese Liste können Sie bereits am Vorabend vorbereiten.

2. Länge einschätzen

Anschließend geht es darum, die Dauer der geplanten Tätigkeiten einzuschätzen. Bei vielen Aufgaben wissen Sie sicherlich, wie lange Sie dafür normalerweise brauchen. Bei anderen ist das nicht so klar. Besprechungstermine ufern oft aus, Gesprächspartner am Telefon finden kein Ende oder Sie selbst verzetteln sich bei einer Aufgabe und brauchen viel länger, als Sie zuvor gedacht hatten. Die Herausforderung an dieser Stelle besteht also darin, realistisch zu sein. Sehen Sie im Zweifelsfall für eine Aufgabe lieber zu viel Zeit vor als zu wenig. So verhindern Sie, dass zu viele und zu eng gesetzte Termine Ihren Tag hektisch machen.

Zu diesem Schritt gehört auch, sich ein zeitliches Limit für jede Aufgabe zu setzen. Dieses Limit werden Sie nur einhalten können, wenn Sie realistisch planen.

Verteilen Sie im Anschluss die Aufgaben anschließend über den Tag. Nehmen Sie dabei Rücksicht auf Ihren persönlichen Biorhythmus.Wenn Sie sinnvoll planen, haben Sie am Ende nicht nur einen Überblick darüber, welche Aufgaben anstehen, sondern auch, wie lange Sie dafür in der Summe brauchen werden und wann ungefähr welche Tätigkeit ansteht.

3. Pufferzeiten einplanen

Verplanen Sie auf gar keinen Fall Ihre gesamte Zeit. Bestimmt haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass jederzeit irgendetwas dazwischenkommen kann: Ihr Chef hat vergessen, Sie über einen wichtigen Termin zu informieren und braucht sofort Unterlagen, eine Kollegin fällt erkrankt aus und Sie müssen ihre Aufgaben mit übernehmen oder Sie benötigen viel Zeit, um einen Computerfehler zu beheben. Um flexibel auf solche Situationen reagieren zu können und dabei nicht in Stress zu geraten, ist es sinnvoll, Pufferzeiten einzuplanen.

Als Faustregel gilt: Verplanen Sie maximal 60 % Ihrer Zeit. Die restlichen 40 % reservieren Sie für Unvorhergesehenes. Keine Sorge: Sollte es sich um einen der seltenen, sehr ruhigen Tage handeln, an denen nichts Unvorhergesehenes geschieht, werden Sie meist keine Schwierigkeiten haben, auch die restlichen 40 % Ihrer Zeit sinnvoll zu füllen.

4. Entscheidungen treffen

Entscheiden Sie, welche Aktivitäten wie wichtig sind. Nur in den seltensten Fällen werden die anstehenden Aufgaben, die dafür vorgesehene Zeit und die notwendigen Pufferzeiten exakt einen Arbeitstag füllen. In der Regel wird es notwendig sein, dass Sie Prioritäten setzen und einige Tätigkeiten schieben.

Welche Aufgabe müssen Sie am Ende des Tages erledigt haben? Was ist eher „nice to have“? Erarbeiten Sie also eine Prioritätenliste, zum Beispiel mithilfe des Eisenhower-Prinzips.

5. Nachkontrolle

Wie gut funktioniert der Plan? Um diese Frage geht es bei der Nachkontrolle. Unternehmen Sie diesen Schritt nicht nur rückblickend am Ende des Tages, sondern werfen Sie auch zwischendurch immer wieder einen Blick auf Ihren Plan, auf die Uhr und vergleichen Sie: Ist es realistisch, alle vorgesehenen Aufgaben noch in der restlichen Zeit zu schaffen? Gegebenenfalls müssen Sie bereits während des Tages nachjustieren.

Grundsätzlich geht es an dieser Stelle darum, für die Zukunft zu lernen. Haben Sie die zeitliche Dauer für jede Tätigkeit richtig eingeschätzt oder war Ihre Planung zu sportlich? Haben Sie ausreichend Pufferzeiten eingeplant? Waren die Prioritäten richtig gesetzt? Jede einzelne dieser Fragen hilft Ihnen, Ihre Tagesplanung zu verfeinern.

Planen Sie mithilfe der ALPEN-Formel Ihren Tag? Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Ich freue mich auf Kommentare, Tipps und Erfahrungsberichte.

 

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