Cloudbasierte Videokonferenzen organisieren

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Die Vorteile, die Videokonferenzen Ihrem Unternehmen bieten, liegen auf der Hand. Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und sogar in unterschiedlichen Zeitzonen können an Meetings teilnehmen, Informationen austauschen, an Entscheidungen mitwirken. Und anders als bei Telefonkonferenzen werden auch nonverbale Signale in die Kommunikation einbezogen – gerade bei schwierigen Themen ein großes Plus. Auch regelmäßige Besprechungen mit mehreren Teilnehmern aus unterschiedlichen Teilen der Welt lassen sich so leicht bewerkstelligen, ohne dass hohe Reisekosten anfallen.

Cloudbasierte Videokonferenzen begrenzen die Kosten

In der Vergangenheit standen dem Nutzen der Videokonferenzen allerdings sehr hohe Kosten gegenüber, die notwendigen Investitionen in die technische Ausstattung waren erheblich. Oft kamen stattdessen Telefonkonferenzen zum Einsatz, ein nur schwacher Ersatz. Schließlich entfällt bei diesem Medium die gesamte nonverbale Kommunikation, es ist für die Teilnehmer viel schwieriger, den Debatten zu folgen und die anderen Sprecher auseinanderzuhalten.

Mit cloudbasierten Videokonferenzen entfallen diese Argumente.  Vor allem die Kosten lassen sich damit deutlich begrenzen, wie der Voice-over-IP-Anbieter toplink betont. Technische Voraussetzungen sind dabei nur ein schneller Internetzugang und eine Webkamera bei allen Teilnehmern. Die sonstige Infrastruktur stellt gegen eine Gebühr der Dienstleister. Er kümmert sich auch um Wartung und Pflege der Anlagen, um Updates und Aktualisierungen, ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Welche Kosten konkret pro Konferenz anfallen, ist von Anbieter zu Anbieter und auch von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich. Analysieren Sie gründlich Ihren Bedarf, um die Angebote vergleichen zu können.

Cloudbasierte Videokonferenzen gut vorbereiten

Die organisatorischen Voraussetzungen für eine cloudbasierte Videokonferenz sind dagegen nicht zu unterschätzen. Zum einen geht es für Sie als Sekretärin darum, ganz normal ein Meeting einzuberufen, also Einladungen und die abgestimmte Tagesordnung zu verschicken, vor allem einen Zeitpunkt abzuklären und dabei möglicherweise verschiedene Zeitzonen zu berücksichtigen. Zum anderen erfordern cloudbasierte Videokonferenzen weitere organisatorische Schritte.

• Am wichtigsten: Sie müssen kontrollieren, ob alle Teilnehmer die technischen Voraussetzungen erfüllen, also über das genannte schnelle Internet und eine gute Webkamera verfügen. In Ihrem eigenen Unternehmen ist das schnell überprüft, aber wenn Sie mit externen Mitarbeitern zusammenarbeiten, ist ein Testlauf vor dem eigentlichen Meetingtermin angebracht.
• Oft müssen Sie in Ihrem Haus noch einen eigenen Videokonferenzraum buchen, in dem sich die Teilnehmer, die vor Ort sind, treffen können. Testen Sie gegebenenfalls, ob hier die Technik mitspielt.
• Sie müssen rechtzeitig die Videokonferenz beim Dienstleister buchen, sämtliche Zugangsdaten verschicken und am Tag der Videokonferenz noch einmal nachhaken, ob alle Teilnehmer das Einwahlverfahren verstanden haben.
• Gegebenenfalls muss der Konferenzraum von Ihnen als einladender Stelle eröffnet werden. Das sollten Sie schon ein paar Minuten vor dem eigentlichen Start tun, damit Mitarbeiter, die etwas zu früh dran sind, keine Fehlermeldung erhalten.

Machen Sie sich eingehend mit den Funktionen und Möglichkeiten, die Ihnen die Videokonferenz bietet, vertraut. Gibt es die Möglichkeit, die Konferenz aufzuzeichnen und zu speichern? Wie können Dokumente eingereicht und gemeinsam bearbeitet werden? Wie machen Sie Zugangsdaten wieder ungültig, wenn Sie einen Teilnehmer wieder ausladen? Klären Sie solche Fragen rechtzeitig und werden Sie zur Fachfrau in diesem Gebiet. Damit können Sie sich einen echten Wissensvorsprung von anderen Kollegen erarbeiten.

— Werbung — Bei diesem Text handelt es sich um einen sponsored Post, also um einen Beitrag, den ich gegen Honorar geschrieben habe. Der Kunde hat dabei das Thema vorgegeben, nicht aber die Richtung des Textes.