Leerstand im Büro? Office Sharing hilft

Sie suchen für eine vorübergehende Zeit ein Büro in London? Oder einen Schreibtischplatz in Singapur? Oder haben vielleicht anders herum ein paar Büroräume leerstehen und wollen die Kosten dafür senken? Dann denken Sie doch einmal über Office Sharing nach. Über verschiedenen Plattformen können Sie einzelne Büros oders Schreibtische in anderen Unternehmen anmieten – oder sie selbst für Untermieter anbieten. Mit Vorteilen für alle Seiten.

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Leerstand mit Office Sharing vermeiden

Leerstand ist teuer, kann aber schnell passieren. Vielleicht hat bei Ihnen gerade eine wirtschaftliche Flaute eingesetzt und Ihr Chef musste einige Mitarbeiter entlassen. Oder umgekehrt: Der Boom hat bei Ihnen dazu geführt, dass ein Teil der Belegschaft in ein anderes Gebäude umgezogen ist, und die Schreibtische blieben dabei zurück. Es kann aber auch sein, dass bei Ihnen regelmäßig Plätze freiwerden, etwa weil Sie nur zu bestimmten Jahreszeiten zusätzliche Bürokräfte einsetzen. Die Arbeitsplätze und der zugehörigen Raum stehen dann den Rest des Jahres unbenutzt herum und verursachen nur Kosten.

Solche freien Flächen können Sie über Office Sharing einfach untervermieten und damit zu Geld machen. Mittlerweile gibt es verschiedene Plattformen, über die Sie Angebote einstellen oder sich bei Bedarf auch selbst auf die Suche nach einem freien Büro machen können.

Vorteile des Office Sharings

Die Vorteile liegen auf der Hand.

Als Vermieter können Unternehmen über das Office Sharing die Mietkosten für Büroräume, die sie selbst ganz oder vorübergehend nicht nutzen, wieder reinholen. Je nach Fläche und Lage des Büros können dabei durchaus vierstellige Beträge im Monat rauskommen. Oft lässt sich so ein aufwendiger Büroumzug aus Kostengründen vermeiden.
Wird der Untermieter geschickt ausgesucht, können sich interessante Kooperationseffekte ergeben. Sie arbeiten in einer Werbeagentur? Dann kann ein freiberuflicher Grafiker als Untermieter Ihnen bei Auftragsspitzen möglicherweise aushelfen. Davon profitieren beide: Ihre Agentur von kurzen Wegen und schnellen Absprachen, der Grafier von zusätzlichen Aufträgen.
Die Verträge können Sie ganz an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie wollen nur einen Schreibtisch vergeben? Kein Problem. Den Büroraum benötigen Sie selbst in fünf Monaten wieder? Dann wählen Sie ein kurze Vertragslaufzeit.
Als Untermieter profitieren Sie vor allem von der Flexibilität. Statt sich auf Mietverträge mit langandauernden Kündigungsfristen, wie sie im gewerblichen Bereich üblich sind, einzulassen, können Sie einen Vertrag ganz nach Ihrem Bedarf abschließen.
Auch als Untermieter können Sie Kooperationsmöglichkeiten nutzen – das ist aber keine Pflicht. Wenn Sie, Ihr Chef oder der Kollege es wünschen, geht es ausschließlich um konkrete Projekte, ohne den Blick nach links oder rechts vom Schreibtisch zu wenden.
In der Regel kann der Untermieter die Einrichtungen des Büros, also Küche, technische Einrichtungen und oft auch den Konferenzraum, mitbenutzen.

Tipps für die Zusammenarbeit bei Office Sharing

Eine eindeutige Vertragsgestaltung, gründliche Absprachen und eine gute Auswahl der jeweiligen Büropartners sind entscheidend für den Erfolg des Office Sharings. Überlegen Sie:

Was wollen Sie vermieten? Einen Schreibtisch oder einen ganzen Raum? Wenn Sie einen Raum anbieten, ist der dann möbliert oder nicht möbliert? Wie viele Personen haben in dem Raum maximal Platz?
Was darf der künftige Untermieter bei Ihnen alles mitbenutzen? Küche und Bad sind selbstverständlich, aber wie sieht es mit dem Konferenzraum aus? Wie viele Kopien an Ihrem Kopierer sind inklusive – wenn überhaupt? Was ist mit Internet und Telefon?
Welche Miete wollen Sie verlangen? Bedenken Sie dabei nicht nur die reinen Mietkosten, sondern auch gegebenenfalls die Abnutzung von Büromöbeln und Teppichen, Telefon- und Reinigungskosten etc. Kalkulieren Sie auch einen gewissen Leerstand mit ein, um sich Einzugs- und Auszugsphasen mit den entsprechenden Störungen bezahlen zu lassen.

Halten Sie schriftlich fest, welche Rechte und Pflichten Sie jeweils haben, beispielsweise, ob die Türen zu bestimmten Uhrzeiten verschlossen werden müssen oder ob Ihr Untermieter Kunden bei Ihnen empfangen darf. Und sehen Sie sich Ihre künftigen Untermieter gründlich an, schließlich wollen Sie einen zuverlässigen, ordentlichen Menschen in Ihr Unternehmen holen und niemanden, der nur Chaos und möglicherweise Kosten verursacht.

Auch intern sollten Sie ein paar Regelungen für Ihre Kollegen treffen, immerhin ist mit dem Untermieter ein Fremder in Ihren Räumen unterwegs. Geben Sie beispielsweise vor, dass Türen verschlossen werden müssen, damit er keine Einblicke in vertrauliche Unterlagen hat.

Aber wenn alles geklärt ist und Sie einen passenden Partner gefunden haben, kann sich aus dem Office Sharing eine wunderbare Zusammenarbeit ergeben.