Papierstapel bewältigen mit der Winston-Technik

Mit der Winston-Technik geht es auch dem höchsten Papierstapel an den Kragen: Auf Ihrem Schreibtisch türmt sich das Papier? Ein Posteingangskörbchen reicht schon lange nicht mehr aus und Sie sind beim dritten angelangt? Jeden Tag kommen neue Dokumente hinzu und Sie wissen nicht, wo welche Information liegt? Jetzt brauchen Sie ein geregeltes, sinnvolles Vorgehen, um dem Papierberg schnell den Garaus zu machen und Ordnung zu schaffen. Die vier Schritte der Winston-Technik helfen weiter.

Die vier Möglichkeiten nach der Winston-Technik

Gemäß Winston-Technik haben Sie vier Möglichkeiten, was Sie mit einem Stück Papier machen, das Sie in die Hand nehmen. Bei jedem Stück Papier stehen Sie vor der Wahl:

• wegwerfen
• delegieren
• bearbeiten
• ablegen

Entscheiden Sie bei jedem Dokument, das Sie in die Hand nehmen, was damit geschehen soll.

Um Ihre Unterlagen nach der Winston-Technik in den Griff zu bekommen, brauchen Sie einen großen Papierkorb, Ihren Terminplan, Mappen, um gleichartige Aufgaben zu sammeln, und einen Tisch, um die Papiere für mehr Überblick erst einmal ausbreiten zu können.

Was Sie sofort wegwerfen können

Dieser Schritt klingt am einfachsten, ist aber häufig am schwierigsten. Befördern Sie alles in den Papierkorb, was doppelt vorhanden ist, was Sie problemlos ersetzen können, was weder Sie noch Ihren Chef betrifft, was veraltet ist etc.

Was Sie delegieren sollten

Auch dieser Arbeitsschritt gemäß Winston-Technik fällt vielen Sekretärinnen schwer: Arbeit auf einen anderen Schreibtisch legen. Normalerweise geht der Weg immer in die eine Richtung: Ihre Chefin oder auch Kollegen und Kolleginnen, wenn Sie als Teamassistentin tätig sind, geben Ihnen Aufgaben zur Bearbeitung. Nichtsdestotrotz sollten auch Sie sich überlegen, ob alles, was bei Ihnen landet, auch tatsächlich Ihre eigene Arbeit ist oder nicht eigentlich von jemand anderem erledigt werden müsste. Delegieren Sie alles, was nicht in Ihren Aufgabenbereich gehört. Dabei geht es natürlich nicht darum, einem Kollegen in Not nicht zu helfen. Wenn Sie aber den Eindruck haben, dass Ihre Hilfsbereitschaft ausgenutzt wird, eine Kollegin eine ungeliebte Aufgabe dauerhaft an Sie abschieben will oder etwas, das eigentlich vom gesamten Team erledigt werden soll, ausschließlich bei Ihnen liegt, sollten Sie klare Grenzen ziehen und Nein sagen. Legen Sie die entsprechenden Dokumente mit einer freundlichen Bemerkung „Das ist anscheinend ein Irrläufer, das gehört ja in Ihren Bereich…“ der betreffenden Person auf den Schreibtisch.

Möglicherweise bietet sich die Aufgabe auch für eine Delegation an einen Auszubildenden an. Azubis sind in Ihrer Abteilung, um alle Vorgänge kennenzulernen. Dazu gehören die interessanten Tätigkeiten, aber ebenso auch Routineaufgaben. Sorgen Sie für ein ausgewogenes Verhältnis, dann können Sie auch weniger spannende Tätigkeiten abgeben.

Wie Sie bei der Bearbeitung vorgehen

Wenn Sie feststellen, dass das eingehende Dokument Ihr Handeln erfordert, entscheiden Sie sich:

• Sie bearbeiten es sofort! Das ist immer dann sinnvoll, wenn die Bearbeitung nicht länger als zwei bis drei Minuten dauert. Der zeitliche Aufwand, diesen Vorgang zu terminieren und entsprechend abzulegen, ist fast ebenso lang – das lohnt sich also nicht.
• Sie beschließen, die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt vorzunehmen! Legen Sie in diesem Fall sofort einen Termin fest, zu dem Sie diesen Vorgang erledigen. Der Vorteil bei diesem Vorgehen ist, dass Sie so ähnliche Aufgaben sammeln und zusammenfassen können. Legen Sie zum Beispiel eine Sammelmappe an für alle Briefe, die Sie an diesem Tag noch schreiben wollen und müssen, oder für alle Abbildungen, die Sie noch bearbeiten wollen. Viele Arbeiten fallen dann nur einmal an, etwa das Öffnen des entsprechenden Programms, das Suchen einer Briefvorlage etc.

Wichtig sind zum einen Disziplin, damit Sie die vorab geplanten Aufgaben zum festgelegten Zeitpunkt auch wirklich erledigen, zum anderen brauchen Sie auch unbedingt einen Puffer in Ihrem Terminplan. Gerade im Sekretariat kommen schnell Aufgaben dazwischen, die unbedingt sofort erledigt werden müssen. Solche Vorkommnisse sollten nicht Ihre gesamte Planung über den Haufen werfen.

Welche Dokumente Sie ablegen

Bestimmt finden sich in den Stapeln auch Unterlagen, für die Sie nichts weiter veranlassen müssen, die Sie aber dennoch nicht einfach so wegwerfen können. Auch wenn Sie Ihre Ablage möglichst schlank halten sollten, gibt es Dokumente, die Sie aufheben und damit ablegen sollten. Alles, was einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegt, müssen Sie aufbewahren. Dazu gehören Geschäftsbriefe, Verträge, Rechnungen etc. Dokumente, die Einzelheiten eines laufenden Projekts beschreiben, etwa die Verantwortlichkeiten in Kundenunternehmen oder Terminverschiebungen, sollten Sie aufbewahren, bis das Projekt abgeschlossen und von Ihrem Kunden freigegeben ist. Unterlagen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch für eine Tätigkeit benötigen und nicht sofort wiederbeschaffen können, sollten Sie ebenfalls ablegen. Die vierte Kategorie laut Winston-Technik enthält also alle Unterlagen, die in der Ablage landen. Je nach Umfang kann es sinnvoll sein, sie sofort zu lochen und im betreffenden Ordner zu verstauen. Damit schaffen Sie unmittelbar Platz und verschaffen sich ein Erfolgserlebnis. Allerdings wissen wir alle, wie aufwendig die Ablage sein kann, vor allem, wenn es sich um viel verschiedene Dokumente handelt. Dann kann es sinnvoller sein, die Dokumente ein wenig vorzusortieren und an einem ruhigen Nachmittag mal wegzuarbeiten. Auch dafür sollten Sie sich aber einen Termin setzen, sonst droht hier ein neuer Papierstapel zu wachsen.

Seien Sie geizig mit dem Platz in Ihrer Ablage. Sonst besteht die Gefahr, dass diese zu einem Papiergrab wird.

Nehmen Sie sich jeden Papierstapel einzeln vor und arbeiten Sie ihn mittels der Winston-Technik ab. So schaffen Sie schnell wieder Ordnung in überquellenden Dokumentengräbern.

Welche Tipps haben Sie an die anderen Leserinnen für die Dokumentenbearbeitung? Ich freue mich über Kommentare.

Abb.: janvier-AdobeStock